Instrukcja dotycząca sposobu I trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w urzędzie miasta rybnika



Pobieranie 33.96 Kb.
Data02.05.2016
Rozmiar33.96 Kb.

Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 332/2015

z dnia 12 czerwca 2015 r.



Z-II.1410.1.2014

Dokument : 2015-45377

URZĄD MIASTA RYBNIKA

ZATWIERDZAM


PREZYDENT MIASTA RYBNIKA

Rybnik, dnia ……...………….



INSTRUKCJA

DOTYCZĄCA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „POUFNE”

W URZĘDZIE MIASTA RYBNIKA

Opracowano na podstawie: Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182 poz. 1228, art. 43 ust. 5 z zm.)

Opracował:

Janusz Abrahamowicz

Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych

Urzędu Miasta Rybnika



RYBNIK MAJ 2015 r.

WSTĘP

  1. Niniejsza instrukcja – zwana dalej „Instrukcją”- określa zasady i sposób postępowania
    z informacjami niejawnymi oznaczonymi klauzulą „poufne” oraz zasady ochrony tych informacji w Urzędzie Miasta Rybnika.

  2. Każdy pracownik Urzędu Miasta Rybnika, posiadający na zajmowanym stanowisku dostęp do informacji niejawnych oznaczonych co najmniej klauzulą „poufne” jest zobowiązany zapoznać się z niniejszą Instrukcją i stosować zawarte w niej przepisy.

  3. System obiegu dokumentów niejawnych o klauzuli „poufne” ma zapewnić informację, gdzie znajduje się dokument wytworzony lub przyjęty i kto zapoznał się
    z dokumentem.

ROZDZIAŁ I

ZASADY UDOSTĘPNIANIA I WARUNKI DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH

  1. Informacjami niejawnymi o klauzuli „poufne” są informacje, których objęcie tajemnicą
    o danej klauzuli jest wymagane przepisami prawa, wytycznymi szczebla nadrzędnego oraz dokumenty robocze, wyciągi, wypisy.




  1. Informacje niejawne o klauzuli „poufne” mogą być udostępnione wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo wykonywania czynności zleconych.




  1. Dopuszczenie do pracy lub pełnienia służby na stanowiskach albo zlecenie prac, związanych z dostępem danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli "poufne"
    w Urzędzie Miasta Rybnika może nastąpić na podstawie:

  1. poświadczenia bezpieczeństwa do klauzuli co najmniej „poufne”;

  2. aktualnego zaświadczenia o odbyciu przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.

  1. Informacjami niejawnymi o klauzuli „poufne” w Urzędzie Miasta Rybnika są informacje dotyczące , m.in.:

    1. spraw obronnych,

    2. spraw obrony cywilnej,

    3. inne wg decyzji osób uprawnionych do podpisania dokumentów „poufne”.



ROZDZIAŁ II

WYTWARZANIE, OBIEG I NISZCZENIE DOKUMENTÓW


  1. Wytwarzanie dokumentów




  1. Informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” w formie dokumentu pisanego, mogą być sporządzone odręcznie, na maszynie do pisania (bez pamięci) lub na komputerze - ASK (jeżeli posiada stosowną akredytację).

  2. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów w postaci elektronicznej oznaczonych klauzulą „poufne” jest dopuszczalnie wyłącznie na ASK (jeżeli posiada stosowną akredytację)..

  3. Szczegółowe zasady wytwarzania i przetwarzania dokumentów niejawnych, oznaczonych klauzulą „poufne” reguluje dokumentacja bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Rybnika.

  4. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” mogą być wytwarzane tylko i wyłącznie
    w Kancelarii Niejawnej oraz w pomieszczeniu ASK w sposób uniemożliwiający ich nieuprawnione ujawnienie.



    1. Obieg dokumentów




  1. W Urzędzie Miasta Rybnika zakłada się istnienie dwóch rodzajów materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne” tj.:

      1. oficjalne – są to materiały „poufne”, a w szczególności dokumenty, autoryzowane przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do wykonania tej czynności – pozostają w aktach lub/i przesyłane są pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, zawierają formalne stanowiska tych jednostek i mają skutek prawny – występują
        w formie dokumentów nieelektronicznych;

      2. robocze – są to materiały „poufne” a w szczególności dokumenty, zawierające informacje pozostające w fazie opracowywania, projekty, brudnopisy, nie posiadają podpisu osoby uprawnionej lub upoważnionej do ich akceptacji
        i służą wymianie, pomiędzy merytorycznymi pracownikami – występują w formie dokumentów nieelektronicznych;

  1. W związku z powyższym organizacja obiegu dokumentów w jednostce polega na przyjmowaniu, rejestrowaniu, przekazywaniu, udostępnianiu, przechowywaniu
    i wysyłaniu przez Kierownika Kancelarii Niejawnej lub inną upoważnioną osobę dokumentów i materiałów oznaczonych klauzulą „poufne”. Osoba ta winna legitymować się posiadanym ważnym „Poświadczeniem bezpieczeństwa” do klauzuli lub wyższym oraz aktualnym „Zaświadczeniem o odbyciu szkolenia z zakresu informacji niejawnych”.

  2. Wszystkie dokumenty (pisma) zawierające w swej treści informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” winny być rejestrowane w „Dzienniku Ewidencyjnym” (wzór - załącznik nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r.). Dotyczy to zarówno dokumentów wytworzonych w jednostce organizacyjnej jak też dokumentów otrzymanych z zewnątrz.

  3. Materiały niejawne o klauzuli „poufne” wpływające do Urzędu nie mogą być skanowane w systemach elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik kancelarii po otwarciu koperty zewnętrznej i stwierdzeniu, że jest to przesyłka
    o klauzuli tajności „poufne” nie otwiera koperty wewnętrznej, lecz zamkniętą przekazuje bezpośrednio osobie uprawnionej do rejestracji (Kierownikowi Kancelarii Niejawnej lub pracownikowi Referatu Ochrony Informacji Niejawnych).

  4. Wyznaczony pracownik (Referatu Ochrony Informacji Niejawnych) rejestruje dokument w odpowiednim dzienniku, a następnie jeżeli jest adresowany do Prezydenta (kierownika jednostki), przedstawia go Prezydentowi (kierownikowi jednostki) do dekretacji.
    Po dekretacji dokument jest przekazywany (przez Referat Ochrony Informacji Niejawnych) adresatowi za pokwitowaniem w odpowiednim dzienniku. Pozostałe dokumenty kierowane są bezpośrednio do adresatów za pokwitowaniem.

  5. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” wytworzone w komórce organizacyjnej, oraz otrzymane z innych jednostek organizacyjnych, po ich wykorzystaniu, podlegają:

  1. Skompletowaniu w teczki akt lub segregatory jeżeli posiadają wartość praktyczną dla jednostki organizacyjnej, na podstawie „Rzeczowego Wykazu Akt”.

  2. Zwrotowi do nadawcy jeżeli określił taki sposób postępowania z przesłanymi przez niego dokumentami lub materiałami.




  1. Niszczenie dokumentów




    1. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” niszczy się na podstawie protokołu.

  1. Komisyjnie – do komisji wyznacza się osoby mające poświadczenia bezpieczeństwa osobowego lub odpowiednie upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych, adekwatne do kontrolowanych materiałów,

  2. Można też dokonać przeglądu (ów) materiałów niejawnych, nie powołując komisji, gdy zmiany lub zniesienia klauzuli tajności dokonuje osoba, która ten dokument podpisała lub jej przełożony. Decyzję o zmianie lub zniesieniu klauzuli tajności dokonuje się tylko i wyłącznie w stosunku do dokumentów własnych wytworzonych w Urzędzie Miasta. Natomiast w stosunku do dokumentów wchodzących (otrzymanych), wszelkich zmian klauzul oraz nanoszenia informacji określającego czas ochrony dokonuje się na podstawie pisemnego powiadomienia od wytwórcy dokumentu.

  3. Zniszczenie dokumentów niejawnych dokumentuje się w „Protokóle zniszczenia” na podstawie, którego osoba uprawniona zdejmuje wyszczególnione w nim dokumenty z ewidencji poprzez naniesienie w rubryce „adnotacje o zniszczeniu” „Dziennika Ewidencyjnego” lub innego urządzenia kancelaryjnego, adnotację
    o treści „protokół zniszczenia Nr ...... z dnia ............ poz. …. Nr .... oraz uwierzytelnia wpisem daty, podpisem, czytelnie imię i nazwisko dokonującego wpisu.

  1. Bieżącemu niszczeniu podlegają dokumenty nieposiadające wartości użytkowej lub archiwalnej. Dotyczy głównie niejawnych dokumentów roboczych, notatników brudnopisów, projektów oraz nieaktualnych informatycznych nośników informacji.


ROZDZIAŁ III

SPOSÓB OZNACZANIA MATERIAŁÓW ORAZ UMIESZCZANIA NA NICH, OBNIŻANIA I ZNOSZENIA KLAUZUL TAJNOŚCI



  1. Sposób oznaczania materiałów niejawnych o klauzuli „poufne” oraz umieszczania na nich klauzuli tajności nie różni się niczym od oznaczania materiałów o klauzuli „zastrzeżone” – opisano w „Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” …”

  2. Zniesienie, zmiana klauzuli tajności:

    1. zniesienia klauzuli tajności dokonuje się następująco:

        1. skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej klauzuli tajności,

        2. nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się napis „Zniesiono klauzulę tajności” oraz datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności;

    1. zmiany klauzuli tajności dokonuje się następująco:

      1. skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzuli tajności,

      2. nad skreślonymi oznaczeniami klauzul tajności umieszcza się oznaczenie nowej klauzuli tajności,

      3. nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę dokonania czynności;

    2. skreśleń i adnotacji na dokumentach i w Dziennikach dokonuje Kierownik Kancelarii Niejawnej;

    3. skreśleń i adnotacji dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny.



ROZDZIAŁ IV

WYSYŁANIE I PRZYJMOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ „ZASTRZEŻONE”

  1. Szczegółowe zasady pakowania i oznaczania kopert i paczek, adresowania i przesyłania dokumentów „zastrzeżonych” określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne.

  2. Do materiałów gotowych do nadania, pracownik (Referatu Ochrony Informacji Niejawnych WZKiOL) sporządza wykaz przesyłek nadanych, który stanowi potwierdzenie nadania materiału niejawnego. Przekazanie do kancelarii ogólnej odbywa się w obecności nadawcy.

  3. Sposób opisywania i zabezpieczenia kopert z korespondencją o klauzuli „poufne” nie różni się od sposobu opisywania i zabezpieczenia kopert z korespondencją o klauzuli „zastrzeżone” przykład zawiera Załącznik nr 1 do „Instrukcji dotyczącej sposobu
    i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” …”.

  4. Dokumenty o klauzuli „poufne” mogą być przesyłane/odbierane przy wykorzystaniu „poczty specjalnej” za pośrednictwem Kancelarii Tajnej Komendy Miejskiej Policji.


ROZDZIAŁ V

ZAKRES I WARUNKI STOSOWANIA ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO DOKUMENTÓW O KLAUZULI „POUFNE”

  1. W Urzędzie Miasta w Kancelarii Niejawnej są przetwarzane informacje niejawne
    o klauzuli „poufne”.

  2. W Urzędzie Miasta stosuje się środki bezpieczeństwa fizycznego odpowiednie do poziomu zagrożeń w celu uniemożliwienia osobom nieuprawnionym dostępu do takich informacji.

  3. Sposób przechowywania dokumentów „poufnych” będzie okresowo podlegał kontroli przez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych;

  4. udostępniać posiadane dokumenty tylko w sytuacjach uzasadnionych ich opracowaniem
    i wyłącznie osobom posiadającym aktualne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego właściwe do ich klauzuli tajności wraz z zaświadczeniem o przeszkoleniu i tylko
    w zakresie wykonywanych obowiązków;

  5. przekazywać w sytuacjach uzasadnionych dokumenty wytworzone w Urzędzie do innych jednostek wyłącznie za pośrednictwem Referatu Ochrony Informacji Niejawnych WZKiOL (Kancelarii Niejawnej);

  6. ograniczyć liczbę wytwarzanych dokumentów oraz zakres dostępu poprzez wykorzystanie innych możliwości załatwienia sprawy;

  7. niezwłocznie zawiadomić przełożonego oraz Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych o stwierdzonej utracie dokumentu;

  8. w przypadku stwierdzenia przez służbę dyżurną faktu naruszenia plomb do pomieszczeń Kancelarii Niejawnej lub ASK, służba dyżurna zobowiązana jest do postępowania zgodnie z odpowiednimi procedurami;


ROZDZIAŁ VI

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKACH NARUSZENIA ZASAD OCHRONY LUB UJAWNIENIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „POUFNE”.

  1. Obowiązujące zasady wprowadzone w Urzędzie Miasta Rybnika:

    1. Prezydent Miasta określa stopień szkody, jaką ponosi społecznie uzasadniony interes lub stopień niebezpieczeństwa ujawnienia tajemnicy oraz decyduje
      o ewentualnym karaniu dyscyplinarnym osób winnych, a także podejmuje decyzje co do dokumentów zagubionych, jeżeli taka utrata miała miejsce.

    2. Każdy pracownik Urzędu Miasta Rybnika winny naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych ponosi odpowiedzialność karną lub dyscyplinarną.

    3. Naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych może nastąpić poprzez udostępnienie w jakikolwiek sposób informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone osobie nieuprawnionej, utratę dokumentu lub materiału niejawnego (zagubienie, kradzież) lub nieprzestrzeganie zasad udostępniania oraz obiegu materiałów niejawnych oznaczonych klauzula zastrzeżone.

    4. Pracownik stwierdzający, że nastąpiło naruszenie zasad niniejszej instrukcji, zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia tego naruszenia w formie pisemnej Prezydentowi i Pełnomocnikowi Ochrony.

    5. Pełnomocnik Ochrony podejmuje niezwłocznie działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego negatywnych skutków zawiadamiając o tym Prezydenta oraz właściwą Delegaturę Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

    6. W celu wyjaśnienia faktu naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, jeżeli sprawy nie bada inny upoważniony organ Prezydent powołuje komisję
      w składzie:

      1. Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych,

      2. Kierownik Kancelarii Niejawnej,

      3. Sekretarz Miasta.

  1. Komisja w ww. składzie ustala przyczynę naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, stopień szkodliwości, winnych naruszenia oraz zakres ich odpowiedzialności.

  2. Po zakończonym postępowaniu komisja sporządza protokół i przedstawia go Prezydentowi.

  3. Protokół powinien zawierać m.in.:

  1. dane osoby odpowiedzialnej naruszenia przepisów (Imię i nazwisko, stanowisko, zakres odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku, rodzaj informacji niejawnych do których została dopuszczona,

  2. zakres naruszenia (np. ujawnienie, nazwa i charakter dokumentu lub materiału niejawnego),

  3. przyczyny naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, skutki wynikające z tego naruszenia, propozycje sposobu dalszego postępowania, wnioski i propozycje postępowania z osobą winną naruszenia.

  1. Prezydent Miasta po zapoznaniu się z protokołem Komisji podejmuje decyzje o:

  1. poinformowaniu o zaistniałym naruszeniu Prokuratury;

  2. w przypadku stwierdzenia małej szkodliwości:

  • przeklasyfikowaniu dokumentu – w przypadku dokumentu własnego,

  • zwróceniu się do wykonawcy dokumentu z wnioskiem o jego przeklasyfikowanie,

  1. w przypadku braku dowodów działania umyślnego:

    • odstąpienie od ścigania karnego,

    • ukaranie winnego karą dyscyplinarną,

    • przedsięwzięcie innych środków zapobiegawczych.


ROZDZIAŁ VII

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA I DYSCYPLINARNA ZA NIEPRZESTRZEGANIE ZASAD OCHRONY INFORMACJI WRAŻLIWYCH PRZETWARZANYCH
W POSTACI DOKUMENTÓW „POUFNYCH” W URZĘDZIE MIASTA


  1. Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna na podstawie Kodeksu Karnego

  2. Odpowiedzialność wynikająca z przepisów Kodeksu Pracy

  3. Odpowiedzialność porządkowa pracowników wynikająca z regulaminu pracy:

  1. kara upomnienia;

  2. kara nagany;

  3. kara pieniężna.

NESOD: 2015-45377 /

Przyg.: Z-II/113




©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna