Instrukcja procedury audyt wewnętrzny zhp cel



Pobieranie 22.84 Kb.
Data28.04.2016
Rozmiar22.84 Kb.


INSTRUKCJA PROCEDURY - AUDYT WEWNĘTRZNY ZHP



  1. Cel

Celem działań opisanych procedurą jest określenie czy sposób zarządzania funkcjonujący
w jednostkach terenowych ZHP jest zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami państwowymi w Polsce, przepisami wewnętrznymi ZHP, w tym chorągwianymi oraz czy jest skutecznie wdrożony i utrzymywany (czy stanowi system zarządzania).

Pozytywna odpowiedź na powyższe pytanie stanowić będzie wyznacznik pełnej realizacji celu strategicznego ZHP wskazanego w pkt. K2 w zakresie Czytelna i prosta dokumentacja.



  1. Przedmiot i zakres stosowania procedury

  1. Przedmiotem procedury są audyty wewnętrzne planowane i pozaplanowe:

  1. przeprowadzane we wszystkich jednostkach terenowych ZHP,

  2. realizowane z częstotliwością uzależnioną od możliwych skutków działań wykonywanych w tych jednostkach i możliwości wystąpienia nieprawidłowości.

  1. Procedura rozpoczyna się od opracowania Harmonogramu audytów, a kończy przekazaniem Raportu z audytu wewnętrznego oraz decyzją o podjęciu działań korygujących (lub korekcyjnych), gdy zachodzi taka konieczność.

  2. W trakcie audytu ocenie poddana zostaje również skuteczność działań korygujących, podjętych w wyniku audytu wcześniej przeprowadzonego w tej jednostce.



  1. Odpowiedzialność i uprawnienia

  1. W ramach procedury uprawnionym i odpowiedzialnym jest:

  1. Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP - za nadzór nad realizacją postanowień zawartych w niniejszej procedurze;

  2. Audytor Wiodący - za przygotowanie audytu, organizację pracy zespołu audytowego, przeprowadzenie audytu, dokumentowanie niezgodności oraz opracowanie raportu.

  3. Komendant jednostki terenowej (Naczelnik ZHP) lub kierujący jednostką wyodrębnioną - za stworzenie warunków umożliwiających prawidłowe przeprowadzenie audytu oraz za realizację ustaleń poaudytowych.



  1. Opis postępowania

  1. Planowanie audytów wewnętrznych

  1. Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP opracowuje, w terminie do 31 października Harmonogram audytów wewnętrznych - na rok następny i przekazuje go kierującym chorągwiami oraz innymi jednostkami, które objęte zostaną audytem.

  2. Przy opracowywaniu Harmonogramu audytów należy brać pod uwagę, konieczność cyklicznego badania jednostek oraz wyniki wcześniejszych audytów. Poszczególne jednostki, ze szczególnym uwzględnieniem chorągwi, muszą być audytowane nie rzadziej niż raz podczas kadencji władz naczelnych ZHP.

  3. Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP dokonuje korekty Harmonogramu audytów gdy zachodzi taka konieczność.

  4. Koszty audytów planowanych ponosi Główna Kwatera ZHP lub jednostka, która zażąda audytu.

  1. Audyty pozaplanowe

  1. Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP podejmuje decyzje o przeprowadzeniu audytów pozaplanowych.

  2. Audyt pozaplanowy przeprowadzany jest w przypadku:

  1. wystąpienia w ZHP zmian w zarządzaniu oraz zmian organizacyjno-technicznych mających wpływ na zakres lub poziom świadomości lub odpowiedzialności osób kierujących jednostkami,

  2. wystąpienia domniemania, że w określonej jednostce wystąpić mogą odstępstwa.

  1. Koszty audytów pozaplanowych, w tych weryfikujących ponosi jednostka audytowana.

  1. Wyznaczenie zespołu audytorów

  1. Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP na dwa tygodnie przed terminem rozpoczęcia audytu wyznacza audytora wiodącego i jeśli jest to konieczne w uzgodnieniu
    z audytorem wiodącym powołuje – audytora(ów) towarzyszącego(cych).

Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP powiadamia audytorów pisemnie lub
za pomocą e-mail o terminie audytu, celu, zakresie i kryteriach audytu (dokumentach odniesienia). O fakcie uruchomienia audytu i powołaniu audytorów osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP powiadamia również odpowiednio: Komendanta lub osobę kierującą jednostką audytowaną oraz bezpośrednich przełożonych osób powołanych na audytorów. O prowadzonych audytach informowana jest Główna Kwatera ZHP oraz Centralna Komisja Rewizyjna ZHP.

Wszystkie uruchomione audyty są rejestrowane w Zestawieniu przeprowadzonych audytów, prowadzonym przez osobę wyznaczoną przez Naczelnika ZHP.



  1. Audytorem w ZHP może zostać osoba posiadająca stosowne przeszkolenie lub wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu badań jednostek ZHP. Zarówno audytor wiodący jak i audytorzy powinni zapewnić obiektywność oraz bezstronność procesu audytu
    i nie mogą audytować własnej jednostki.

  2. W przypadku organizacji audytu pozaplanowego nie obowiązuje dwutygodniowy termin wyznaczenia zespołu audytorów, a audytorzy do przeprowadzenia tego audytu - powoływani są na identycznych zasadach, o których mowa w punkcie 1).

  1. Przygotowanie audytu

  1. Audytor wiodący uzgadnia z Komendantem jednostki program audytu. Program audytu określa:

  1. czas trwania audytu (dzień, godz.)

  2. działania (procesy/obszary) objęte audytem,

  3. osoby uczestniczące w audycie wewnętrznym,

  4. sposób przekazywania wniosków, wyników i ustaleń z audytu oraz rozdzielnik raportu.

  1. Kierujący jednostką może wyznaczyć osoby towarzyszące audytorowi (audytorom).

  2. W sytuacji, gdy audyt obejmuje również badanie dokumentacji jednostki na jej aktualność względnie zgodność z obowiązującymi przepisami, audytor wiodący dokonuje badania dokumentacji w zakresie audytowanego obszaru, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, przedstawia opinię osobie wyznaczonej przez Naczelnika ZHP, która podejmuje decyzję odnośnie kontynuowania audytu.

O podjętej decyzji osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP powiadamia kierującego jednostką.

  1. Audytor wiodący (ew. we współpracy z zespołem audytorów) opracowuje Listę pytań audytowych.

  1. Przeprowadzenie audytu

  1. Rozpoczynając audyt – audytor wiodący organizuje spotkanie otwierające z udziałem zespołu audytorów (jeżeli został powołany) oraz kierującego jednostką audytowaną
    i osób przez niego wyznaczonych do udziału w audycie.

  2. Audytor Wiodący omawia program audytu, podaje cel, zakres i kryteria audytu, przedstawia sposób przeprowadzenia audytu, potwierdza daty i godziny spotkań,
    w tym termin spotkania zamykającego oraz wyjaśnia ewentualne wątpliwości.

  3. Audytor Wiodący (wraz z zespołem audytorów) zgodnie z programem audytu i listą pytań audytowych przeprowadza badanie praktyczne, wypełnia Listę pytań audytowych, notuje uwagi.

  4. Po zakończeniu badań, Audytor Wiodący wraz z zespołem audytorów dokonuje analizy zebranych materiałów, na spotkaniu zamykającym prezentuje wyniki audytu kierującemu jednostką oraz osobie wyznaczonej przez Naczelnika ZHP, a następnie opracowuje Raport z audytu wewnętrznego.

  5. Audytor Wiodący przekazuje Raport z audytu wraz z protokołami niezgodności i wypełnioną Listą pytań kontrolnych osobie wyznaczonej przez Naczelnika ZHP,
    a ta po zapoznaniu się z kompletem materiałów - kopię Raportu z audytu wraz
    z ewentualnymi kopiami protokołów niezgodności (jeśli wystąpiły) przekazuje kierującemu jednostką audytowaną.

  1. Działania poaudytowe

  1. Jeżeli zachodzi taka potrzeba – kierujący jednostką audytowaną przygotowuje i podejmuje działania korekcyjne lub korygujące, o wyniku których powiadamia niezwłocznie osobę wyznaczoną przez Naczelnika ZHP.

  2. Działania korygujące (gdy zostało to przewidziane w ustaleniach poaudytowych),
    w razie potrzeby są weryfikowane ponownym audytem. Decyzję o audycie weryfikującym (pozaplanowym) podejmuje osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP. Audyt weryfikujący (pozaplanowy) przeprowadza się zgodnie z niniejszą procedurą.

  1. Postanowienia końcowe

  1. Raport z audytu wraz z kompletem załączników opracowanych w trakcie prze-prowadzonego audytu przechowywany jest w Wydziale ds. Audytu.

  2. Osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP, w ramach audytu pozaplanowego lub
    w ramach następnego planowego audytu dokonuje weryfikacji skuteczności wykonanych działań korygujących.

  3. W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji skuteczności działań korygujących osoba wyznaczona przez Naczelnika ZHP wnioskuje o ponowne przeprowadzenie tych działań.



  1. Definicje i terminologia

Audyt - usystematyzowany, niezależny i udokumentowany proces uzyskania dowodu z audytu i obiektywnej oceny w celu określenia w jakim stopniu spełniono uzgodnione kryteria audytu.

Zakres audytu – wskazane obowiązujące przepisy państwowe i wewnętrzne ZHP.

Kryteria audytu - zestaw polityk, procedur lub wymagań określonych w dokumentach wewnętrznych i przepisach państwowych jako odniesienie.

Niezgodność - niespełnienie ustalonych wymagań.

  1. Wzory dokumentów związane z niniejszą procedurą:

  1. Harmonogram audytów wewnętrznych - załącznik nr 1,

  2. Plan audytu wewnętrznego – załącznik nr 2,

  3. Lista pytań audytowych – załącznik nr 3,

  4. Protokoły niezgodności – załącznik nr 4,

  5. Raport z audytu wewnętrznego – załącznik nr 5,

  6. Zestawienie przeprowadzonych audytów w …. Roku – załącznik nr 6.


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna