Komisja europejski urząd ds. Zwalczania nadużYĆ finansowych (olaf)



Pobieranie 276.06 Kb.
Strona5/8
Data07.05.2016
Rozmiar276.06 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8

3.1. Audyty operacji a zapobieganie nadużyciom finansowym

Rozporządzenie delegowane Komisji nr 480/2014 zawiera pewne wyjaśnienia na temat tego, jak należy przeprowadzać audyty operacji. W szczególności art. 27 ust. 5 zobowiązuje instytucje audytowe do rozszerzenia zakresu audytu w przypadku, gdy wydaje się, że wykryte problemy mają charakter systemowy i w związku z tym pociągają za sobą ryzyko dla innych operacji w ramach danego programu operacyjnego. W uzupełnieniu w art. 28 ust. 12 stwierdza się, że „W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub ryzyka wystąpienia nieprawidłowości instytucja audytowa decyduje na podstawie profesjonalnej oceny, czy należy przeprowadzić audyt uzupełniającej próby dodatkowych operacji lub części operacji, które nie zostały objęte audytem w próbie losowej, tak aby uwzględnić stwierdzone szczególne czynniki ryzyka”.


W związku z tym możliwość przeprowadzenia audytu uzupełniającej próby może umożliwić instytucji audytowej aktywny wkład w zapobieganie nadużyciom, jeżeli podejrzewa się działania stanowiące nadużycia finansowe.

3.1.1. Rola kontrolna

Ponadto przy przeprowadzaniu audytu operacji audytorzy:



  • stwierdzają i oceniają wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne rodzaje ryzyka i zagrożeń, które mogłyby mieć negatywny wpływ na kwalifikowalność wydatków lub prowadzić do nieprawidłowości lub nadużyć finansowych;

  • dokonują przeglądu otoczenia i kontekstu,w których funkcjonuje badany podmiot, skupiając się na dziedzinach o zwiększonym ryzyku nadużyć, w tym dokonują przeglądu informacji dotyczących innych zainteresowanych stron, dostawców, oraz wykorzystują narzędzia analizy ryzyka (np. Arachne) lub podobne narzędzia informatyczne;

  • stwierdzają zachowania potencjalnie stanowiące nadużycie finansowe oraz

  • w razie potrzeby wymieniają się informacjami z organami ścigania (np. policją, organami dochodzeniowymi, OLAF-em itp.), zgodnie z przepisami unijnymi, międzynarodowymi i krajowymi.

Pomaga to audytorom w podjęciu decyzji co do potencjalnych obszarów ryzyka, na których powinni skoncentrować się w trakcie przeprowadzania audytów. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości audytorzy powinni mieć dostęp do wszystkich dokumentów uzupełniających, aby być w stanie wyciągnąć wnioski na temat istnienia potencjalnego nadużycia finansowego. W razie konieczności audytorzy powinni zapewnić dalsze analizy, w tym dodatkowe audyty, w celu ustalenia skali problemu, muszą także wydać zalecenia dotyczące koniecznych działań naprawczych. Audytorzy powinni przeanalizować bieżącą sytuacją, tzn. w jaki sposób podjąć bezpośrednie i bezzwłoczne działania względem wykrytych nieprawidłowości. W miarę możliwości audytorzy powinni również rozważyć sytuację w przyszłości oraz określić, czy możliwe jest zaproponowanie i wdrożenie środków zapobiegawczych w celu uniknięcia nieprawidłowości w przyszłości.

Audytorzy mogą również wyciągnąć wnioski w odniesieniu do zapobiegania nadużyciom finansowym, nawet w sytuacjach, w których nie wykryto przypadków potencjalnych nadużyć finansowych. Może to mieć miejsce, jeżeli audyt operacji w oparciu o próbę wykazał pewne obszary ryzyka lub niedociągnięć.



3.1.2. Rola doradcza

Rola doradcza audytorów stanowi uzupełnienie ich roli kontrolnej. W przypadku gdy audytorzy podczas przeprowadzania audytów operacji określą dobre praktyki zapobiegania nadużyciom, powinni rozważyć możliwość ich zebrania i przekazania odpowiednim zainteresowanym stronom. Osoby wdrażające dobre praktyki w swojej codziennej pracy często nie widzą wysokiej jakości wykonanej przez nich pracy, dlatego rzadko dzielą się nimi z innymi osobami. Audytorzy mogą odegrać kluczową rolę w tej dziedzinie. Jako że przeprowadzają oni wiele audytów, mają szeroki przegląd dobrych praktyk, a zatem mogą pomagać w ich określaniu i upowszechnianiu.


Audytorzy powinni także zalecać działania naprawcze w przypadku wykrycia problemów. Dla zainteresowanych stron z pewnością przydatne byłoby zestawienie praktyk stanowiących nadużycia, wykrytych w danym kraju lub w odniesieniu do określonych funduszy, regionów lub przedsiębiorstw, a także ewentualnych działań lub środków naprawczych, które można by wdrożyć. Tego rodzaju zestawienie przyczyniłoby się do rozpowszechniania wspólnej wiedzy opartej na wcześniejszych audytach, w tym między organami śledczymi i podmiotami uczestniczącymi w postępowaniach sądowych.

Na Litwie Krajowy Urząd Kontroli, Specjalna Służba Dochodzeniowa (zajmująca się korupcją) i Służba Dochodzeniowa ds. Przestępczości Finansowej (zajmująca się nadużyciami finansowymi) podpisały porozumienia o współpracy. Służby te spotykają się i omawiają kwestie będące przedmiotem wspólnego zainteresowania oraz wymieniają się informacjami.
Audytorzy zawsze powinni korzystać ze swojego doświadczenia w celu zwiększania świadomości na temat nadużyć finansowych.

3.2. Audyty operacji a wykrywanie nadużyć finansowych

Audyt operacji polega na przetestowaniu i sprawdzeniu operacji w szczególności na dwóch poziomach: na poziomie beneficjenta i na poziomie instytucji zarządzającej / pośredniczącej. Są to zatem zazwyczaj audyty, w przypadku których audytorzy mogą zetknąć się z potencjalnymi nadużyciami finansowymi. Niemniej jednak audytorzy prowadzą postępowania administracyjne, a nie karne. Zakres ich kompetencji i uprawnień jest więc raczej ograniczony, jeżeli chodzi o wykrywanie konkretnych okoliczności podejrzewanych działań stanowiących nadużycia. Ponadto różne są zasadnicze cele postępowań karnych i procedur audytowych. Audyt operacji ma charakter administracyjny, a jego celem jest ocena legalności i prawidłowości wdrażania projektu, podczas gdy postępowanie karne zmierza do wykrycia lub zbadania operacji w celu zebrania dowodów zamiaru popełnienia oszustwa.

Innymi słowy, podejrzane przypadki, które budzą sygnały ostrzegawcze, muszą zostać wyjaśnione natychmiast (w znaczeniu tak szybko, jak to możliwe) poprzez porównanie dostępnych informacji i przeprowadzenie dalszych kontroli. Audytorzy na podstawie swojego osądu zawodowego podejmują decyzje, jakie dalsze działania należy podjąć. W związku z tym muszą oni ocenić wszystkie okoliczności sprawy. Audytorzy muszą zwracać szczególną uwagę na okoliczności związane z zamiarem, ponieważ zamiar jest tym, co odróżnia zwykłe nieprawidłowości od przypadków podejrzewanych nadużyć finansowych.

3.2.1. Rola kontrolna
Przy planowaniu audytu audytorzy mogą zdecydować się na przeprowadzenie ukierunkowanych audytów operacji na podstawie ryzyka wystąpienia nadużyć finansowych w celu usprawnienia wykrywania nadużyć finansowych.
W Zjednoczonym Królestwie Departament Zatrudnienia oraz Emerytur i Rent (DWP) wprowadził system informatyczny pozwalający na zautomatyzowanie interfejsu między tym departamentem a wykonawcami. Umożliwiło to automatyczne kontrole za pośrednictwem tego interfejsu, zatwierdzanie wniosków wykonawców przed dokonaniem płatności oraz ułatwiło dodatkowe ukierunkowane kontrole. System ten przyczynia się zatem do przechwytywania i unikania potencjalnie nieprawidłowych i nieuczciwych wniosków.

Wszelkie informacje zebrane po zakończeniu dochodzeń wewnętrznych prowadzonych przez DWP poddaje się analizie. To z kolei przyczynia się do opracowania ukierunkowanych kontroli audytowych. Te ukierunkowane kontrole audytowe są poddawane przeglądom w regularnych odstępach czasu z uwzględnieniem wszelkich nowych obszarów ryzyka i modus operandi ustalonych w wyniku dochodzeń.


Takie ukierunkowane kontrole i ukierunkowane ścieżki audytu można następnie uzupełnić o dane zewnętrzne w celu dalszego usprawnienia zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania.
To zautomatyzowane, ukierunkowane podejście zastąpiło ręczne kontrole wyrywkowe i znacznie poprawiło wskaźniki wykrywalności nadużyć. Audyty prób losowych rzadko pozwalają wykryć nadużycia.


        1. Przygotowanie audytu

Bardzo ważne jest przygotowanie każdego audytu operacji. Może ono obejmować następujące kroki:




  • konsultacje z innymi audytorami, którzy działają w tym samym obszarze;

  • sprawdzenie wszelkich stwierdzonych naruszeń obowiązujących środków kontroli i wykorzystanie wszelkich dostępnych narzędzi eksploracji danych;

  • przeprowadzenie kontroli zewnętrznych z wykorzystaniem internetu, departamentów rządowych i innych dostępnych źródeł danych (np. Arachne lub podobnych narzędzi informatycznych);

  • nawiązanie kontaktu z zespołami i podmiotami, które są zaangażowane w zarządzanie danym zamówieniem i jego monitorowanie;

  • zgromadzenie dostępnych sprawozdań, uwag i opinii innych zespołów lub podmiotów;

  • nawiązanie kontaktów z zespołami odpowiedzialnymi za wszystkie aspekty danego zamówienia i dochodzenia w zakresie nadużyć;

  • opracowywanie i odświeżanie wiedzy na temat tendencji w zakresie nadużyć, wyników dochodzeń lub wszelkich nowych wprowadzonych środków kontroli oraz wszelkich dowodów wskazujących na nadużycia;

  • sprawdzenie powiązań z innymi operacjami.

W zależności od krajowych przepisów i kontroli poprzedzających audyt, jeżeli pojawią się poważne problemy, audytorzy mogą rozważyć przeprowadzenie audytów niezapowiedzianych lub zapowiedzianych z bardzo niewielkim wyprzedzeniem. Mogą oni również omówić swoje plany z pracownikiem dochodzeniowo-śledczym przed wyznaczeniem audytu.


Etap przygotowawczy przyczynia się do poprawy jakości audytów, ponieważ pomaga audytorom, którzy często pracują pod dużą presją czasu, lepiej ukierunkować ich poszukiwania i skupić uwagę na głównych obszarach lub obszarach szczególnego ryzyka. Krajowe instytucje audytowe mogą pomóc w ukierunkowaniu audytorów, wspierając ich w podejmowanych działaniach.

Przykłady szczególnych obszarów zainteresowania audytorów w Irlandii

  • Podczas fizycznych operacji na miejscu przeprowadzenie audytów w celu sprawdzenia, czy nie doszło do sprzeniewierzenia aktywów.

  • Dokładniejsze zbadanie operacji przynoszących dochód, zwłaszcza jeżeli jest to dochód w gotówce.

  • Zachowanie czujności względem wszelkich sygnałów wskazujących na zmowę lub konflikt interesów w procedurze udzielania zamówień publicznych.

  • Sprawdzenie, czy wystąpiły przypadki protekcji lub konfliktu interesów w trakcie oceny oferentów.

  • Zachowanie czujności względem fałszywych wniosków o pracach wykonanych w ramach danego projektu i ogólniej względem sfałszowanych dokumentów.

  • Przeprowadzenie kontroli krzyżowych pod kątem potencjalnych przypadków podwójnego finansowania UE.




        1. Narzędzia

Następujące dokumenty opracowane przez Komisję (w tym OLAF) i państwa członkowskie mogą być przydatne w codziennej pracy audytora:




  • COCOF 09/0003/00 z dnia 18 lutego 2009 r. – nota informacyjna dotycząca wskaźników nadużyć finansowych dla EFRR, EFS i FS;

  • kompendium zanonimizowanych przypadków – działania strukturalne;

  • praktyczny przewodnik dotyczący konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego;

  • praktyczny przewodnik w zakresie wykrywania fałszywych dokumentów.

Dokumenty te opisują sygnały ostrzegawcze, schematy nadużyć finansowych i środki zwalczania nadużyć finansowych, które mogą być bardzo pomocne podczas przeprowadzania audytów operacji.


Na Słowacji organy krajowe sporządziły listy kontrolne dla audytorów, aby pomóc im w podejmowaniu decyzji.
Również narzędzia informatyczne mogą być niezwykle pomocne przy przygotowywaniu i przeprowadzaniu audytów operacji. Z zastrzeżeniem krajowych ograniczeń prawnych dotyczących ochrony danych, na tym etapie możliwe jest wykorzystanie analiz danych w celu wzbogacenia procesu oceny ryzyka, przeprowadzenia kontroli krzyżowych danych z innymi organizacjami sektora publicznego lub prywatnego oraz w celu wykrycia potencjalnych sytuacji wysokiego ryzyka. Komisja oferuje również specjalne narzędzie eksploracji danych zwane Arachne, które można stosować do wykrywania ryzykownych działań i projektów. To narzędzie punktowej oceny ryzyka może okazać się również przydatne dla instytucji audytowych.
Państwa członkowskie również mogą dysponować opracowanymi we własnym zakresie narzędziami informatycznymi dostosowanymi do ich konkretnych potrzeb lub mogą korzystać ze specjalnych baz danych.
W Estonii wykorzystuje się różne bazy danych (np. rejestr pomocy strukturalnej, rejestr zamówień publicznych, elektroniczny rejestr przedsiębiorstw itp.) do gromadzenia informacji potwierdzających podczas przeprowadzania audytów. Można na przykład przeprowadzić kontrole za pomocą rejestru pomocy strukturalnej w celu wykrycia, czy nie doszło do podwójnego finansowania tej samej faktury.



        1. Kroki, jakie należy podjąć w przypadku podejrzewanego nadużycia finansowego

Audytorzy muszą zawsze działać w ramach odnośnego prawodawstwa i przyjętych międzynarodowych standardów i instrukcji. Powinni oni pamiętać o granicach ich uprawnień i obowiązkach wobec badanego podmiotu, szczególnie w odniesieniu do praw tego podmiotu. Audytor powinien być w stanie wyznaczyć linię demarkacyjną między audytem a dochodzeniem i jasno określić moment, w którym podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego zostaje stanowczo stwierdzone. W tym momencie sprawa musi zostać przekazana za pośrednictwem odpowiednich kanałów właściwym organom krajowym, zgodnie z krajowymi przepisami i procedurami. Należy również poinformować Komisję, zgodnie z rozporządzeniami sektorowymi dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości.

Rola audytora w zakresie wykrywania potencjalnych przypadków nadużyć finansowych ogranicza się do wykrywania i rejestrowania podejrzanych okoliczności na podstawie faktów ustalonych podczas audytu, w tym na podstawie kontroli na miejscu. W niektórych państwach członkowskich funkcjonują specjalne zespoły, które są odpowiedzialne za dalsze prowadzenie dochodzeń w takich sprawach. Audytorzy muszą zgłaszać tym zespołom podejrzane okoliczności, a personel tych zespołów posiada odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia dochodzeń w sprawie nadużyć finansowych. Etap ten stanowi okazję do przeprowadzenia bardziej szczegółowych kontroli lub dodatkowych kontroli na miejscu lub w razie konieczności do włączenia innych organów do dochodzenia. Pod koniec tego procesu audytorzy powinni być w stanie podjąć w pełni uzasadnioną decyzję co do tego, czy doszło do nieprawidłowości, i jeżeli doszło, podjąć decyzję co do finansowych środków naprawczych, które należy zastosować. Powinni również mieć możliwość podjęcia decyzji, czy daną sprawę należy zgłosić organom sądowym i czy należy powiadomić Komisję za pośrednictwem systemu zarządzania nieprawidłowościami (IMS).
Na Malcie Departament ds. Audytu Wewnętrznego i Dochodzeń jest odpowiedzialny za audyty oraz dochodzenia finansowe i administracyjne dotyczące funduszy UE. Te dwa rodzaje procedur prowadzą dwie różne jednostki organizacyjne. W przypadku wykrycia nadużycia jednostka ds. audytu przekazuje odpowiednie informacje jednostce ds. dochodzeń finansowych w celu przeprowadzenia dalszych kontroli i dochodzeń.
Po przeprowadzeniu niezbędnych kontroli jednostka ds. dochodzeń finansowych sporządza sprawozdanie z dochodzenia finansowego. Sprawozdanie to przesyła się do stałego sekretarza we właściwym ministerstwie, jeżeli wynik dochodzenia finansowego wymaga zastosowania środków administracyjnych, i do Urzędu Prokuratora Generalnego, jeżeli wynik dochodzenia finansowego wskazuje, że popełniono przestępstwo. Urząd Prokuratora Generalnego dokonuje następnie oceny sprawozdania i, jeżeli prokurator generalny zgadza się z wnioskami sprawozdania, przekazuje to sprawozdanie maltańskiej policji, aby ta wszczęła postępowanie karne.

W Zjednoczonym Królestwie w Departamencie Zatrudnienia oraz Emerytur i Rent (DWP) funkcjonuje Departament Audytu i Dochodzeń. Istnieją dwa odrębne zespoły, zespół ds. audytu wewnętrznego i zespół ds. dochodzeń wewnętrznych, które współpracują ze sobą.
• Zespół ds. audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za poświadczenie wobec DWP oraz Komisji skuteczności funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli w odniesieniu do programu operacyjnego EFS.

• Zespół ds. dochodzeń wewnętrznych jest odpowiedzialny za prowadzenie dochodzeń w przypadkach poważnych finansowych nadużyć wewnętrznych i dotyczących wykonawców oraz innego rodzaju nadużyć dotyczących personelu i umów, we wszystkich dziedzinach działalności DWP.


Audytorzy muszą zachować szczególną ostrożność, tak aby przedstawiać w sposób obiektywny fakty dotyczące danego przypadku nadużycia finansowego. W sprawozdaniu nigdy nie należy wyrażać poglądów. Powinno ono zawierać jedynie istotne fakty, które można poprzeć dowodami.

      1. Rola doradcza

W wyniku audytów operacji audytorzy uzyskują szeroką wiedzę i know-how na temat środowiska, warunków i sytuacji, w których mogą wystąpić nadużycia finansowe. Bardzo ważne jest, aby dzielili się tą wiedzą. W tym celu audytorzy mogą działać na różnych szczeblach.




  1. Audytorzy mogą ostrzegać prawodawców, jeżeli przypadki nadużyć finansowych pojawiają się regularnie z powodu luk w przepisach.




  1. Audytorzy mogą doradzać w sprawie opracowywania lub wzbogacania podręczników, wytycznych i dokumentów, które mogą być wykorzystywane przez zainteresowane strony, w tym instytucje zarządzające i certyfikujące, instytucje audytowe, jednostki dochodzeniowe, policję i organy sądowe.



  1. Audytorzy mogą pomagać w opracowaniu odpowiedniej polityki szkoleń i odpowiednich modułów szkoleniowych. (Zob. rozdział 4)

Na przykład Komisja opublikowała szereg dokumentów, które zapewniają wsparcie przy wykrywaniu nadużyć finansowych; dokumenty te wymieniono w pkt 3.2.1 lit. b) niniejszego dokumentu. Zawierają one ogólne wytyczne i zalecenia oraz odzwierciedlają najlepsze praktyki państw członkowskich i Komisji. Dokumenty te można dostosować, tak aby lepiej pasowały do kontekstu krajowego i procedur krajowych. Audytorzy mogą wnieść cenny wkład w ten proces dostosowania, biorąc pod uwagę ich doświadczenie w tej dziedzinie. Treść tych dokumentów krajowych mogłaby następnie zostać szeroko rozpowszechniona wśród wszystkich pracowników, którzy mogą być zaangażowani w wykrywanie nadużyć finansowych.


Ogólnie rzecz biorąc, doświadczenia z audytów powinny być uwzględniane podczas opracowywania wytycznych proceduralnych, planowania działań audytowych lub szkolenia pracowników przeprowadzających audyty.
Zebranie w jednym podręczniku praktyk stanowiących nadużycia, wykrytych przez krajowe instytucje audytowe, mogłoby być bardzo użyteczne dla wszystkich zainteresowanych stron. Efektywne wykrywanie nadużyć finansowych będzie łatwiejsze dzięki wymianie objaśnień, w jaki sposób przetwarzane są informacje dotyczące przypadków objętych dochodzeniem. Etapy tego przetwarzania mogą obejmować przetwarzanie wstępnych informacji, ustalanie sygnałów ostrzegawczych, ustalanie potencjalnie nieuczciwych zachowań, środki podjęte przez audytorów/pracowników dochodzeniowo-śledczych, wyniki postępowania w danej sprawie oraz wszelkie zastosowane sankcje. Wymiana takich informacji mogłoby również przyczynić się do poprawy spójności decyzji zawodowych podejmowanych przez audytorów w ich codziennej pracy.
Wydajność tego systemu można by zwiększyć poprzez ustanowienie zorganizowanych platform umożliwiających wymianę pomysłów, informacji, doświadczeń i wiedzy między wszystkimi zainteresowanymi stronami. Takie spotkania ekspertów mogłyby stanowić okazję do regularnego przetwarzania doświadczeń z przeprowadzonych audytów i dzielenia się nimi.
4. Specjalne szkolenia w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania
Szkolenia są niezbędne, aby umożliwić audytorom rozwijanie umiejętności w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania. Dlatego na kwestię tę należy zwrócić szczególną uwagę. Szkolenia powinny być w pełni dostosowane do rzeczywistych potrzeb audytorów, z uwzględnieniem obowiązków i ograniczeń wynikających z ich roli.
Szkolenia należy traktować jako element poniższego procesu:

content placeholder 100359

Proces ten ma charakter cyklu, w ramach którego doświadczenia zdobyte przez analizę audytów/dochodzeń są wykorzystywane do opracowania ukierunkowanych kontroli oraz ukierunkowanych kontroli audytowych, które z kolei przyczyniają się do zapobiegania nadużyciom i ich wykrywania.


Audytorzy powinni być w pełni świadomi swoich obowiązków w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania. Powinni oni odbyć wstępne szkolenie dotyczące podnoszenia świadomości w zakresie nadużyć finansowych, a następnie regularne szkolenia odświeżające wiedzę. Szkolenie wstępne mogłoby mieć formę prezentacji przedstawionej przez zespół lub organ prowadzący dochodzenia w zakresie nadużyć lub przez audytorów wyższego szczebla lub, jeśli to możliwe, w formie szkoleń za pośrednictwem nośników elektronicznych (e-learning). Uzasadnieniem takiego podejścia jest potrzeba zapewnienia wymiany doświadczeń między zainteresowanymi podmiotami, a w szczególności między audytorami wyższego szczebla a pracownikami dochodzeniowo-śledczymi i nowymi pracownikami. Regularne szkolenia odświeżające wiedzę pozwolą na aktualizację wiedzy i świadomości na temat nadużyć, uwzględniając fakt, że charakter nadużyć podlega ciągłym zmianom.
1   2   3   4   5   6   7   8


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna