Księga jakości urzędu miasta rybnika



Pobieranie 144.23 Kb.
Strona1/6
Data09.05.2016
Rozmiar144.23 Kb.
  1   2   3   4   5   6










KSIĘGA

JAKOŚCI

URZĘDU MIASTA RYBNIKA

PJ 01831/37/XIV/01


STRONA/ STRON


/ 342422222





KSIĘGA JAKOŚCI
URZĘDU MIASTA RYBNIKA

Przyjął : Zatwierdził :

Pełnomocnik ds. Jakości Prezydent Miasta

12.04.2011 ........................ 13.04.2011 ....................

Data Podpis Data Podpis

SPIS TREŚCI :
1. Przedmiot, zakres i zasady nadzorowania Księgi Jakości 4

2. Definicje 6

3. Prezentacja Miasta i Urzędu Miasta Rybnika 8

1. Miasto Rybnik 8

2. Władze Miasta 9

3. Prezentacja Urzędu Miasta Rybnika 10
4. System zarządzania jakością 12


  1. Wymagania ogólne 12

  2. Wymagania dotyczące dokumentacji 14


5. Odpowiedzialność Kierownictwa 16

  1. Deklaracja Prezydenta Miasta 16

  2. Zaangażowanie kierownictwa 16

  3. Skoncentrowanie uwagi na Kliencie 16

  4. Planowanie 17

  5. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikowanie się 19

  6. Przedstawiciel Kierownictwa 19

  7. Komunikacja wewnętrzna 19

  8. Przegląd zarządzania 20


6. Zarządzanie zasobami 21

  1. Zaopatrywanie w zasoby 21

  2. Kompetencje, świadomość i szkolenia pracowników 22

  3. Infrastruktura 22

  4. Środowisko pracy 23


7. Realizacja wyrobu 24

  1. Planowanie realizacji wyrobu 24

  2. Procesy związane z Klientem 25

  3. Zakupy 26

  4. Produkcja i dostarczanie usługi 27

  5. Identyfikacja i Identyfikowalność 28

  6. Własność Klienta 28

  7. Zabezpieczenie wyrobu 28

  8. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów 29


8. Pomiary, analiza i doskonalenie 30

  1. Postanowienia ogólne 30

  2. Monitorowanie i pomiary 30

- Zadowolenie Klienta 30

- Audity wewnętrzne 31

- Monitorowanie i pomiary procesów i wyrobu 32


  1. Nadzór nad wyrobem niezgodnym 32

  2. Analiza danych 33

  3. Doskonalenie 33

  4. Działania doskonalące 33


Przedmiot, zakres i zasady nadzorowania Księgi Jakości
Księga Jakości opisuje system zarządzania jakością wdrożony w Urzędzie Miasta Rybnika. Oparty on został na wymaganiach normy PN-EN ISO 9001:2009. System ten dostosowany jest do specyfiki pracy jednostki administracji publicznej szczebla gminnego.
Księga jakości jest podstawowym dokumentem, który podaje cele i zadania niezbędne dla zapewnienia założonej jakości usług i wyrobów przedstawionych w ujęciu procesowym. Jest również swoistego rodzaju przewodnikiem po systemie zarządzania jakością, który określa :

  • zakres wdrożonego systemu zarządzania jakością realizowany w oparciu o przepisy prawa określające zadania (własne, zlecone i powierzone),

  • wzajemne powiązania pomiędzy procesami.

Księga jakości adresowana jest do pracowników urzędu, auditorów oraz dla każdego Klienta urzędu na jego życzenie.

Dzięki przejrzystemu opisowi struktury urzędu, jego organizacji, przebiegu procesów i ujednoliconych sposobów postępowań a także dzięki określeniu kompetencji, odpowiedzialności i uprawnień księga jakości pełni funkcje podręcznika organizacyjnego dla pracowników a ponadto jest bardzo dobrym narzędziem zarządzania w zdefiniowanych obszarach jakości.

Wzajemne oddziaływania miedzy procesami i zarządzanie nimi jest zjawiskiem podlegającym ciągłym zmianom i nieustannym modyfikacjom wynikających z ich monitorowania. Zmiany te są dowodem na to, iż zarządzanie jakością nie jest tylko skopiowanym schematem ale żywym procesem podlegającym ciągłemu doskonaleniu.

Poszczególne zagadnienia systemu opisano w kolejnych rozdziałach księgi. W rozdziałach początkowych Księgi zawarto podstawowe informacje na temat miasta i urzędu. Kolejne rozdziały opisują natomiast wypracowany przez pracowników urzędu sposób podejścia do konkretnych wymagań wybranego przez nas modelu normy. Przestrzeganie zasad zawartych w księdze jakości obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne objęte systemem a tym samym wszystkich zatrudnionych w nich pracowników.


Za opracowanie, aktualizację i archiwizację księgi odpowiedzialność ponosi Pełnomocnik ds. Jakości lub w przypadku jego nieobecności osoba upoważniona.

Księgę Jakości zatwierdza Prezydent Miasta Rybnika.


Potrzebę dokonania zmiany w Księdze Jakości może zgłosić każdy pracownik urzędu lub każda inna zainteresowana osoba. Zmiany księgi mogą być także wynikiem zaleceń przeglądu zarządzania lub realizacji działań doskonalących. O konieczności wprowadzenia zmian decyduje Pełnomocnik ds. jakości, który również sprawuje nadzór nad ich wprowadzeniem.

Fakt wprowadzania zmian i poprawek odnotowuje się w karcie zmian poszczególnej księgi, znajdującej się u Pełnomocnika ds. Jakości. Zmiany w księdze wprowadza się poprzez ponowne wydrukowanie całej księgi z uwzględnieniem naniesionych poprawek. Każdy użytkowany wewnętrznie egzemplarz Księgi Jakości jest aktualizowany, a jego wydanie rejestrowane i potwierdzane przez odbiorcę w  rozdzielniku przy egzemplarzu księgi przechowywanym przez Pełnomocnika ds. Jakości.

Adresat otrzymując poprawioną wersję księgi jest zobowiązany do potwierdzenia jej przyjęcia oraz do natychmiastowego zwrócenia nieaktualnego egzemplarza księgi Pełnomocnikowi ds. Jakości.

Nieaktualne egzemplarze księgi - za wyjątkiem egzemplarza, w którym przechowuje się całą historię zmian - niszczy się w archiwum Urzędu.



Księga dostępna jest w postaci papierowej w kilku egzemplarzach dla osób określonych w jej rozdzielniku i w postaci elektronicznej dla pozostałych Klientów wewnętrznych i zewnętrznych urzędu. Dla kontaktów z Klientem zewnętrznym wykonywane są dodatkowe kopie. Kopie te są opatrzone uwagą „Kopia nienadzorowana – egzemplarz nie podlega aktualizacji.” oraz datą wskazująca na dzień, na który dany egzemplarz jest aktualny. Zastrzeżenie to umieszczane jest na kopii księgi przez Pełnomocnika ds. Jakości i odnotowywane jest w rozdzielniku księgi, w którym przechowuje się historię zmian z odpowiednią adnotacją. Wydane kopie nie podlegają późniejszemu nadzorowi i aktualizacji.


Definicje
Specyficzne dla Urzędu Miasta pojęcia stosowane w dokumentacji systemu zawierają niżej wymienione definicje :
URZĄD – Urząd Miasta Rybnika.
STRONA – każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie, albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek (w procedurach stosowane zamiennie KLIENT, INTERESANT, WNIOSKODAWCA).
NACZELNIK WYDZIAŁU – Naczelnik Wydziału, Kierownik Biura lub Referatu lub inna osoba zatrudniona na samodzielnym stanowisku pracy (lub osoba zastępująca ww. osoby w czasie ich nieobecności).
INSTRUKCJA KANCELARYJNA – Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Załącznik Nr 4 do Rozporządzenia stanowi Jednolity, Rzeczowy Wykaz Akt dla Organów Gmin i Związków Międzygminnych).

PEŁNOMOCNIK DS. JAKOŚCI – przedstawiciel kierownictwa urzędu w zakresie nadzoru i utrzymania wdrożonego systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Rybnika, którego odpowiedzialność i uprawnienia obejmują:

  1. zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymane,

  2. przedstawianie Najwyższemu Kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzani jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem,

  3. zapewnienie upowszechnienia w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań Klienta.


PROCEDURA – ustalony sposób postępowania.
PROCES zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących które przekształcają wejścia (np. wymóg prawny, wniosek, informacja) w wyjście (np. dane, usługa, dokument). W Urzędzie Miasta Rybnika są nim powiązane ze sobą czynności zmierzające do osiągnięcia celu przez wykonanie określonych zadań z wykorzystaniem odpowiednich zasobów.
ZAPIS – dokument dostarczający obiektywnego dowodu wykonania działań lub osiągnięcia wyników (potwierdzenie realizacji określonych zadań).

WERYFIKACJA – potwierdzenie przez zbadanie i przedstawienie obiektywnego dowodu, że zostały spełnione wyspecyfikowane wymagania.



JEDNOSTKA/ KOMÓRKA ORGANIZACYJNA – wydział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w schemacie organizacyjnym Urzędu Miasta Rybnika realizujący określone działania.
NACZELNE KIEROWNICTWO URZĘDU/ NAJWYŻSZE KIEROWNICTWO URZĘDU – Prezydent Miasta, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta oraz Pełnomocnik ds. Dróg i Gospodarki Komunalnej.
MISJA – ogólny cel organizacji oparty na przesłankach planu, uzasadniający istnienie organizacji.
POLITYKA JAKOŚCI – ogół zamierzeń i celów dotyczących działania , rozwoju i doskonalenia systemu jakości w sposób formalny wyrażony przez Najwyższe Kierownictwo Urzędu. Jest podstawą do ustanowienia celów i zadań w realizowanych procesach oraz stanowi ramy do utrzymania i doskonalenia celów organizacji.
NORMA/ ISO 9001 – norma PN-EN ISO 9001:2009 (identyczna z ISO 9001:2008).
WYRÓB/ USŁUGA – wynik procesów realizowanych na rzecz Klienta Urzędu Miasta Rybnika.
KORDYNATOR PROCESU - pracownik Urzędu Miasta powołany zarządzeniem Prezydenta Miasta, sprawujący nadzór nad prawidłowym, skutecznym funkcjonowaniem procesu. Osoba odpowiedzialna za nadzór nad realizacją procesu, posiadająca uprawnienie do wprowadzania zmian doskonalących jego przebieg.
AUDITOR WEWNĘTRZNY – pracownik Urzędu Miasta dokonujący oceny systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Rybnika, powołany Zarządzeniem prezydenta Miasta.
AUDITOR WIODĄCY – auditor wewnętrzny, który ukończył z wynikiem pozytywnym kurs auditora wewnętrznego.
WYRÓB NIEZGODNY/ USŁUGA NIEZGODNA – wynik procesu niespełniający wymagań (usługa zrealizowana niezgodnie z wymaganiami prawa i/ lub normy PN-EN ISO 9001:2009)
SZJ – system zarządzania jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2009.

Prezentacja Miasta i Urzędu Miasta Rybnika
Miasto Rybnik
Rybnik – miasto położone w województwie śląskim – stanowi naturalne centrum kulturalne, gospodarcze i edukacyjne dla gmin Subregionu Zachodniego.
Początki Rybnika sięgają okresu średniowiecza, kiedy to osada rybacka leżąca na ważnym szlaku handlowym została ulokowana na prawie niemieckim jeszcze przed 1308 r. W tym okresie Rybnik wraz z przyległymi wsiami utworzył tzw. państwo rybnickie, które w wyniku zawieruch wojennych często zmieniało właścicieli.
Obecnie Rybnik – miasto z 27 dzielnicami - to pełne zieleni miasto, położone w południowo–zachodniej części województwa śląskiego, zajmuje ok. 148,3 km2 powierzchni i liczy ponad 138 tys. mieszkańców. Jest największym ośrodkiem Aglomeracji Rybnickiej, stanowiącej dziesiąty pod względem ludności zespół miejski w Polsce. Ze względu na swoje położenie geograficzne, potencjał gospodarczy i zasoby kadrowe miasto uważane jest za niekwestionowanego lidera okręgu rybnickiego. Bliskość europejskich stolic oraz krzyżujące się w niedalekiej okolicy autostrady: A-4 i powstająca A-1, czynią z Rybnika przyjazne inwestorom i łatwo dostępne miasto.

  1   2   3   4   5   6


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna