Politechnika warszawska



Pobieranie 287.96 Kb.
Strona5/6
Data03.05.2016
Rozmiar287.96 Kb.
1   2   3   4   5   6



Struktura projektu typu P1



Beneficjentem jest Politechnika Warszawska, projekt realizowany jest przez jedną jednostkę organizacyjną Politechniki Warszawskiej



Legenda:*)
podległość służbowa

współpraca

raportowanie w projekcie


*) Oznaczenia zawarte w Legendzie mają zastosowanie do załączników nr 1-7 do Szczegółowych zasad realizacji i rozliczania projektów współfinansowanych z Funduszy Strukturalnych Unii europejskiej

Struktura projektu typu P2



Beneficjentem jest Politechnika Warszawska, projekt realizowany jest przez kilka jednostek organizacyjnych Politechniki Warszawskiej


Struktura projektu typu P3



Beneficjentem i koordynatorem jest Politechnika Warszawska, projekt realizowany w Partnerstwie (jedna lub kilka jednostek spoza PW), projekt realizowany jest przez jedną jednostkę organizacyjną Politechniki Warszawskiej


Struktura projektu typu P4
Beneficjentem i koordynatorem jest PW, projekt realizowany przez kilka jednostek organizacyjnych PW, projekt realizowany w Partnerstwie/Konsorcjum (jedna lub kilka jednostek spoza PW)


Struktura projektu typu P5


Beneficjentem jest jednostka spoza PW, projekt realizowany przez jedną jednostkę organizacyjną PW jako partnera/członka konsorcjum w projekcie


Struktura projektu typu P6

Beneficjentem jest jednostka spoza PW, projekt realizowany przez kilka jednostek organizacyjnych PW, PW występuje w roli partnera /członka konsorcjum w projekcie



Struktura projektu typu P7


Beneficjentem jest jednostka spoza PW, projekt realizowany przez kilka jednostek organizacyjnych




Zasady ewidencji księgowej i rozliczeń finansowych projektów Współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii europejskiej

§ 1


  1. Zasady ewidencji księgowej i rozliczeń finansowych projektów współfinansowanych z Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej, zwane dalej Zasadami, należy stosować z uwzględnieniem zasad rachunkowości w Politechnice Warszawskiej ustalonych zarządzeniem nr 10 Rektora PW z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie zasad rachunkowości w Politechnice Warszawskiej.

  2. Użyte w Zasadach określenia oznaczają:

  1. projekt – projekt współfinansowany ze środków Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej;

  2. DKD - Dział Kosztów i Dekretu;

  3. DEM - Dział Ewidencji Majątku;

  4. DF - Dział Finansowy.


Kwalifikowanie wydatków i zatwierdzanie dokumentacji księgowej projektu
§ 2

  1. Wydatki uznaje się za kwalifikowane, jeżeli:

    1. są niezbędne do realizacji projektu;

    2. zostały uwzględnione w kosztorysie (budżecie) projektu;

    3. są zgodne z regulacjami prawa Unii Europejskiej i prawa krajowego;

    4. zostały poniesione po podpisaniu umowy z instytucją finansującą, chyba że zasady realizacji projektu stanowią inaczej;

    5. są odpowiednio udokumentowane;

    6. potwierdzono ich zapłatę.

  2. Odpowiedzialność za zakwalifikowanie wydatku w koszty projektu oraz zgodność z kosztorysem i harmonogramem projektu ponosi kierownik projektu.

  3. Każdy dokument stanowiący dowód księgowy powinien być opisany w taki sposób, aby można było ustalić bezpośredni związek wydatku z realizowanym projektem.

  4. Opis dowodu księgowego powinien zawierać elementy określone w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach projektu.

  5. Dowód księgowy powinien zawierać ponadto:

  1. wskazanie trybu zamówień publicznych, w jakim został dokonany zakup;

  2. dekret księgowy;

  3. numer rejestru VAT, pod którym została ujęta faktura;

  4. w odniesieniu do dokumentów w walutach obcych:

  1. średni kurs NBP i wartość w PLN na potrzeby ewidencji księgowej kosztów,

  2. kurs z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank, na potrzeby rozliczeń

wydatków we wnioskach o płatność,

  1. kurs określony w zarządzeniu nr 10 Rektora PW z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie zasad rachunkowości w Politechnice Warszawskiej przy rozliczaniu kosztów delegacji zagranicznych;

  1. podpisy: kierownika projektu, pełnomocnika kwestora, kierownika jednostki organizacyjnej;

  2. nr rachunku bankowego, z którego ma być dokonana płatność.

  1. Podpisy osób określonych w ust. 5 pkt 5 na dowodzie księgowym oznaczają, że został on sprawdzony i zaakceptowany do realizacji zgodnie z wydanymi przez Rektora uregulowaniami wewnętrznymi dotyczącymi systemu kontroli zarządczej i dyscypliny finansowej w PW.

§ 3


  1. Zakup materiałów i usług do realizacji projektu powinien być udokumentowany odrębną fakturą lub rachunkiem.

  2. Wyjątek mogą stanowić koszty eksploatacyjne, jeżeli dotyczą całej Uczelni lub jednostki organizacyjnej, a część wydatków została ujęta w kosztorysie projektu.

  3. Nazwy zakupionych materiałów i usług określone na fakturach powinny być zgodne z opisem odpowiedniej pozycji kosztorysu projektu.

§ 4


  1. W celu właściwego rozliczenia podatku VAT w projektach, w których podatek ten w całości lub w części jest uznany za wydatek kwalifikowany, jednostki organizacyjne prowadzą odrębnie dla każdego projektu rejestry zakupu VAT zgodnie z wzorami rejestrów określonymi w załącznikach do zarządzenia Rektora PW w sprawie ewidencji i zasad rozliczania podatku od towarów i usług.

  2. W przypadku importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), wystawione i zaksięgowane w Kwesturze faktury wewnętrzne VAT są przekazywane do jednostki organizacyjnej w celu prawidłowego opisania i ujęcia w rejestrze VAT dla projektu.

  3. Zatwierdzone faktury wewnętrzne VAT jednostka organizacyjna dołącza do rejestru i przekazuje do Kwestury w terminie określonym w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1.

§ 5


  1. Umowy cywilno-prawne i umowy o pracę zawierane na okres realizacji projektu powinny określać, jakiego projektu umowa dotyczy, a w przypadku prac chronionych prawem autorskim - także wynagrodzenie za te prace.

  2. Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyłącznie do realizacji projektu lub oddelegowanych na potrzeby projektu, Dział Płac na podstawie wniosków jednostek organizacyjnych realizujących projekt, sporządza oddzielną listę płac.

§ 6


  1. Dla innych pracowników Uczelni, którym powierzono realizację prac związanych z projektem są sporządzane rozdzielniki płac.

  2. Szczegółowych wyliczeń kosztów płac, na podstawie, których sporządzane są rozdzielniki, dokonuje jednostka organizacyjna realizująca projekt.

  3. Wyliczenie obejmujące:

  1. wynagrodzenie brutto;

  2. składkę ZUS pracownika;

  3. podatek dochodowy;

  4. składkę ZUS finansowaną przez PW za pracownika;

  5. odpis na ZFŚS;

podpisane przez kierownika projektu, pełnomocnika kwestora i zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej, stanowi wewnętrzny dowód księgowy.
§ 7

  1. W przypadku list wypłat z osobowego funduszu płac, zatwierdzenie kosztów wynagrodzeń w koszty projektu, zgodnie z wymaganiami instytucji finansującej, jednostka organizacyjna przygotowuje w postaci odrębnego dokumentu wg wzoru określonego w załączniku do niniejszych zasad, w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest dołączany na stałe do kopii listy znajdującej się w jednostce, a drugi jest przekazywany do Kwestury i dołączany na stałe do oryginału listy płac.

  2. Oryginały list płac z tytułu umów cywilno-prawnych, przed przekazaniem do Kwestury powinny być opisane zgodnie z wymaganiami określonymi w projekcie.

  3. W przypadku faktur zewnętrznych, jeżeli opis bezpośrednio na fakturze nie jest możliwy ze względu na brak miejsca, opisu dokonuje się na odrębnym dokumencie (odrębnej kartce).

  4. W przypadku opisu na odrębnym dokumencie dołączanym do faktury lub listy, musi z niego wynikać, jakiego dokumentu dotyczy, tzn. musi być podany numer listy, data sporządzenia, kwota brutto listy lub numer faktury, data wystawienia, kwota brutto faktury.

  5. W przypadku, gdy instytucja finansująca nie uznaje zatwierdzenia w postaci odrębnego dokumentu, zatwierdzenia należy dokonać na odwrocie oryginału:

  1. oryginały list wypłat z osobowego funduszu płac, w celu zatwierdzenia w koszty projektu na odwrocie listy, są wypożyczane za pokwitowaniem w Dziale Płac. Okres wypożyczenia nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych. Kierownik jednostki organizacyjnej powinien upoważnić jedną osobę w jednostce, która będzie miała prawo wypożyczać oryginały list.

  2. gdy na odwrocie oryginału faktury nie mieści się pełny opis, na odwrocie należy umieścić co najmniej:

  1. numer umowy o dofinansowanie,

  2. kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT.




  1. Wszystkie dowody księgowe sprawdzone i zatwierdzone są przekazywane do:

  1. DEM – w odniesieniu do projektów inwestycyjnych;

  2. Biura ds. Projektu Program Rozwojowy PW – w odniesieniu do Projektu Program Rozwojowy Politechniki Warszawskiej;

  3. DKD – w odniesieniu do pozostałych projektów.

  1. Wyznaczone osoby z jednostek organizacyjnych określonych w ust. 6 dokonują kontroli formalnej i rachunkowej dowodów i podpisem potwierdzają fakt dokonania kontroli.

  2. Zweryfikowane dowody są przekazywane do Sekcji Likwidacji DF, do zapłaty z rachunku bankowego wskazanego na dowodzie.

  3. Wyciągi bankowe dla rachunków projektów wraz z opłaconymi dowodami Sekcja Likwidacji DF przekazuje do DEM lub DKD do księgowania.

§ 8


  1. W przypadku braku środków na wyodrębnionym zaliczkowym rachunku projektu, wyznaczony pracownik Sekcji Likwidacji DF, na wniosek pracownika DEM lub DKD, dokonuje zasilenia rachunku refundacyjnego projektu do wysokości wypłat zatwierdzonych do realizacji.

  2. Jeżeli zapłaty dokonano z rachunku innego niż rachunek projektu (np. wynagrodzenia pracowników, składki ZUS, podatek dochodowy), Kwestura dokonuje refundacji środków z rachunku zaliczkowego projektu na podstawie dyspozycji jednostki organizacyjnej realizującej projekt. Refundacji dokonuje się tylko w tych projektach, w których jest to dopuszczalne.

  3. Dyspozycję zatwierdzoną zgodnie z obowiązującymi w PW przepisami, pełnomocnik kwestora przekazuje do Sekcji Likwidacji DF w terminie do 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym wydatek poniesiono.


Dokumentacja księgowa projektu

§ 9


  1. Dokumentację księgową projektu, na podstawie której jest realizowana płatność, stanowią prawidłowo wystawione i potwierdzone dowody księgowe.

  2. Dowodami księgowymi w szczególności są:

  1. faktury i rachunki za zakupione materiały, towary, usługi itp.;

  2. wnioski i rozliczenia delegacji krajowych i zagranicznych z załączonymi dowodami potwierdzającymi poniesienie wydatku (bilety, faktury, rachunki);

  3. umowy, protokoły odbioru i rachunki dla wynagrodzeń wypłacanych w ramach umów cywilno-prawnych;

  4. listy wypłat z tytułu umów cywilno prawnych odrębne dla każdego projektu;

  5. listy płac pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyłącznie na potrzeby projektu lub oddelegowanych na potrzeby projektu;

  6. rozdzielniki płac dla pozostałych pracowników realizujących projekt;

  7. inne dokumenty spełniające wymogi dowodu księgowego zgodnie z ustawą o rachunkowości;

  8. wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatku;

  9. rejestry zakupu VAT odrębne dla każdego projektu.

Płatności projektu

§ 10


  1. Płatności dotyczące wydatków kwalifikowanych projektu lub płatności na rzecz partnerów następują z wydzielonych rachunków bankowych.

  2. W odniesieniu do projektów, w których w umowie są przewidziane zaliczki otwierane są dwa rachunki bankowe: zaliczkowy i refundacyjny.

  3. W przypadku, gdy z umowy o dofinansowanie wynika obowiązek otwarcia odrębnych rachunków zaliczkowych dla środków strukturalnych i środków budżetu państwa otwierane są dwa rachunki zaliczkowe.

  4. Rachunki bankowe dla każdego projektu otwiera na wniosek jednostki organizacyjnej wyznaczony pracownik DEM - w przypadku projektów inwestycyjnych lub wyznaczony pracownik DKD - w przypadku pozostałych projektów.

  5. Wniosek o otwarcie rachunków podpisuje pełnomocnik kwestora oraz kierownik jednostki organizacyjnej, w której projekt jest realizowany.

  6. Właściwy pracownik DEM lub DKD informuje pełnomocnika kwestora w jednostce organizacyjnej realizującej projekt o otwarciu rachunków bankowych przekazując kopie pisma z banku.

  7. Jeżeli projekt przewiduje udział własny beneficjenta końcowego, którym nie jest Politechnika Warszawska, w postaci wpłat gotówkowych, Uczelnia otwiera dla tych wpłat odrębny rachunek bankowy w trybie opisanym w ust. 4 - 6.

  8. Z rachunków zaliczkowych projektów mogą być dokonywane płatności wyłącznie dotyczące kosztów kwalifikowanych. Wpłaty na te rachunki mogą pochodzić wyłącznie z instytucji finansującej lub lidera/koordynatora.

  9. Dla projektów, dla których instytucja finansująca dopuszcza zasilenie rachunku projektu z własnych środków, jest otwierany tylko jeden rachunek.


Ewidencja kosztów projektu

§ 11


    1. Ewidencja kosztów projektu jest prowadzona na wyodrębnionym koncie księgowym i dotyczy wyłącznie kosztów kwalifikowanych.

    2. Koszty kwalifikowane są kosztami bezpośrednimi projektu.

    3. Kosztami kwalifikowanymi mogą być również koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, jeżeli wynika to z wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków projektu i z zawartych umów.



    1. W ewidencji analitycznej, konto w zależności od rodzaju projektu przyjmuje postać:

      1. dla projektów inwestycyjnych:




083

X

XXXX

XX X X

X XX

XXX

z czego:



X






















  • rodzaj wydatku:




3






















  • wydatki kwalifikowane




I






















  • wydatki niekwalifikowane







XXXX




























XX
















  • numer projektu













X













  • źródło finansowania
















X










  • nr zadania



















X







  • kategoria kosztów






















XX




  • numer podzadania

























XXX

  • rodzaj wydatków oraz rozliczenia na uzyskane efekty




      1. dla projektów dydaktycznych:

500

3

XXXX

XX X X X

XX

XXX

działalność dydaktyczna - koszty współfinansowane ze środków funduszy strukturalnych






























XXXX

























XX













  • nr projektu w jednostce (od 01 do 99)













X










  • źródło finansowania
















XX







  • nr zadania w ramach projektu (od 01 do 99)



















XX




  • nr pozycji kosztów w ramach zadania (od 01 do 99)






















XXX

  • koszty rodzajowe i przeksięgowania kosztów




      1. dla projektów badawczo-rozwojowych:

501

3

XXXX

XX X X X

XX

XXX

działalność badawcza - koszty współfinansowane ze środków funduszy strukturalnych






























XXXX
















  • nr jednostki PW realizującej projekt










XX













  • nr projektu w jednostce (od 01 do 99)













X










  • źródło finansowania
















XX







  • nr zadania wg harmonogramu rzeczowo finansowego (od 01 do 99)



















XX




  • nr pozycji kosztów w ramach zadania (od 01 do 99)






















XXX

  • koszty rodzajowe i przeksięgowania kosztów




      1. dla kosztów ogólnych lub wydziałowych rozliczanych bezpośrednio w projekcie:

521 3 lub 551 3 XXXX XXXX XXX XXX ;



dla projektów inwestycyjnych konta 521 3 lub 551 3 przyjmują w analityce strukturę analogiczną jak dla konta 083 3.

    1. W przypadku projektów wymagających innego niż określone w ust. 4, wyróżnienia, strukturę analityczną konta księgowego ustala Kwestor, na wniosek kierownika projektu wprowadzając odpowiednie zmiany do Zakładowego Planu Kont.

    2. Nie stanowią nakładów na środki trwałe w budowie następujące rodzaje kosztów:

      1. koszty przygotowania wniosku o środki na inwestycje, w tym studium wykonalności;

      2. koszty działań informacyjno-promocyjnych;

      3. koszty wyposażenia biur projektów;

      4. koszty audytu.

    3. W przypadku, gdy koszty, wymienione w ust. 6, są kwalifikowalne w projekcie, są one księgowane na konta 521 3 lub 551 3 jako koszty bieżące projektu.

    4. Dla kosztów, wymienionych w ust. 6, jednostki organizacyjne prowadzą odrębne rejestry VAT, o których mowa w § 4.

    5. Ujemne różnice kursowe powstałe przy zapłacie zobowiązań dotyczących projektów strukturalnych, jeżeli nie zwiększają nakładów na środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne oraz są kosztem kwalifikowanym, są księgowane na koncie 750 3.




750

3

XXXX

XX XX

999

XXX

-

koszty finansowe dotyczące projektów strukturalnych







XXXX













-

numer jednostki










XX










-

numer projektu













X0







-

źródło finansowania
















999




-

element stały



















906

-

ujemne różnice kursowe dotyczące projektów strukturalnych dydaktycznych



















907

-

ujemne różnice dotyczące projektów strukturalnych badawczych




    1. Na koniec roku koszty projektów przenoszone są na koszt własny do wysokości kosztów kwalifikowanych odpowiednio:




720

3

-

dla projektów dydaktycznych

721

3

-

dla projektów badawczych

760

3

-

dla projektów inwestycyjnych dla kosztów nie stanowiących nakładów inwestycyjnych

1   2   3   4   5   6


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna