Wydawnictwo Centrum Szkolenia Policji w Legionowie Druk: Wyższa Szkoła Policji w Szczytnie. Nakład 500 egz



Pobieranie 0.84 Mb.
Strona19/20
Data28.04.2016
Rozmiar0.84 Mb.
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


Mapa ryzyka: R = S x P



2.2.

1.1.1.3.

1.1.2.

2.1.1

1.1.4. / 1.2.6.

1.6. / 2.3.1. / 3.1.

3.2. / 3.3. / 6.1.4



8.4.


1.2.3.

2.3.2.


4


1.1.1.2. / 1.1.3.

1.2.5. / 2.7. / 3.4.

4.1. / 4.3. / 4.4. /

5.1. / 6.5. / 6.6.

7.1. / 8.1. / 8.2.

1.2.2. / 1.2.4.

1.2.7. / 1.3. / 1.4.

1.5. / 2.1.2 / 2.3.3.

2.9. / 4.2. / 6.1 /

6.1.2. / 6.1.3. / 6.1.5

6.4. / 7.3.


1.2.1. / 2.3.4.

2.10. / 6.2.






2.6.

1.1.1.

2.4. / 2.5.

6.3.


2.8.

6.1.1



7.2.



2.11.

2









8.3.




1

2

3

4

5

PrawdopodobieĔstwo wystąpienia

9
Trzecim etapem dziaáaĔ zespoáu byáo okreĞlenie dodatkowych Ğrodków zaradczych, które miaáy ograniczaü wystĊpujące ryzyka.

Zespóá okreĞliá 33 takie Ğrodki, które odnosiáy siĊ do wszystkich 33 zadaĔ wraĪliwych o priorytetowym bądĨ istotnym ryzyku, a takĪe do 3 zadaĔ o ryzyku akceptowalnym. Polegaáy one przede wszystkim na wzmocnieniu istniejących procedur, a w kilku przypadkach na opracowaniu zupeánie nowych procedur bądĨ na dziaáaniach organizacyjnych i analitycznych.

Wyniki pracy zespoáu, a mianowicie lista zidentyfikowanych zadaĔ wraĪliwych oraz lista dodatkowych Ğrodków zaradczych do wdroĪenia, zostaáy sformalizowane w postaci Zarządzenia nr 23 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 paĨdziernika 2009 roku w sprawie identyfikacji zadaĔ wraĪliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz wypracowania Ğrodków zaradczych.

Do dnia konferencji (9 grudnia 2010 roku) w peáni wypracowano i wdroĪono 22 Ğrodki zaradcze z listy (pierwotny harmonogram byá znacznie bardziej ambitny, jednak wypracowanie Ğrodków zaradczych na dobrym poziomie wymaga nie tylko czasu na ich koncepcyjne przygotowanie, ale takĪe na przekonanie do nich osób, które bĊdą je nastĊpnie stosowaü w praktyce).

Omówmy bardziej szczegóáowo trzy przykáady, dotyczące zadaĔ wystĊpujących takĪe w innych jednostkach.


148
Jako zadanie wraĪliwe nr 1.2.1. zidentyfikowano udzielanie zamówieĔ publicznych poniĪej progu 14 000 euro. Do zamówieĔ tych nie stosuje siĊ przepisów Prawa zamówieĔ publicznych. Ryzyko dla zadania okreĞlono na 16 (ryzyko priorytetowe), poniewaĪ regulacje wewnĊtrzne dotyczące udzielania takich zamówieĔ byáy fragmentaryczne. Jako dodatkowy Ğrodek zaradczy wskazano nowelizacjĊ regulaminu zamówieĔ publicznych, tak aby kompleksowo obejmowaá takĪe udzielanie zamówieĔ podprogowych.

Pracując nad zasadami udzielania zamówieĔ podprogowych, wprowadzono m.in. nastĊpujące mechanizmy obniĪające ryzyka:

x wymóg pisemnego uzasadniania celowoĞci kaĪdego zakupu podprogowego,

x wymóg uzyskania parafy gáównego ksiĊgowego (zgodnoĞü z planem finansowym),

x wymóg udokumentowania wyboru najlepszej oferty przy zamówieniach powyĪej 20 000 zá lub wykazania, Īe moĪliwa byáa do uzyskania jedynie jedna oferta, (zasada wyboru najlepszej oferty obowiązuje takĪe dla mniejszych zamówieĔ, jednak zrezygnowano z obowiązku dokumentowania tego, poniewaĪ koszty kontroli przekraczaáby spodziewane oszczĊdnoĞci),

x wprowadzenie nadzoru ze strony komórki ds. zamówieĔ publicznych.

Choü niektórzy pracownicy narzekali na kolejny wzrost biurokracji, to ogólne rezultaty wdroĪenia nowych zasad są nad wyraz pozytywne:

x widocznie wzrosáa racjonalnoĞü dokonywania drobnych zakupów,

x szeregowi pracownicy są pewniejsi w wykonywaniu czynnoĞci, dysponując pisemnym zatwierdzeniem wniosku przez swojego dyrektora,

x zapobiega siĊ udzielaniu zamówieĔ podprogowych w celu unikania stosowania Prawa zamówieĔ publicznych,

x polepszyáa siĊ bieĪąca kontrola nad wykonaniem planu finansowego.

Jako zadanie wraĪliwe 1.2.6. zidentyfikowano udzielanie zamówieĔ objĊtych tajemnicą paĔstwową lub sáuĪbową. TakĪe te zamówienia są wyáączone ze stosowania Prawa zamówieĔ publicznych. Ryzyko dla zadania okreĞlono na 15 (ryzyko istotne), poniewaĪ zamówieĔ tych nie jest duĪo, ale prace nad wewnĊtrzną instrukcją ich udzielania nie byáy dokoĔczone. Jako dodatkowy Ğrodek zaradczy wskazano wprowadzenie kompleksowej instrukcji udzielania zamówieĔ tego rodzaju.

Do instrukcji wprowadzono szereg rozwiązaĔ obniĪających ryzyka. Do najwaĪniejszych naleĪą:


149


x wniosek o wyáączenie zamówienia spod dziaáania Prawa zamówieĔ publicznych zatwierdza dyrektor generalny,

x zasadą jest tryb konkurencyjny — zaproszenie do udziaáu w negocjacjach wysyáane jest do wszystkich znanych firm Ğwiadczących okreĞlone usáugi,

x zaproszenie jest opiniowane przez peánomocnika ministra ds. procedur antykorupcyjnych, a procedura udzielenia zamówienia jest wstĊpnie kontrolowana przez komórkĊ kontroli wewnĊtrznej przed podpisaniem umowy,

x deklaracja dotycząca braku konfliktu interesów, podpisywana przez czáonków komisji

przetargowej, ma szerszy zakres niĪ deklaracja obowiązująca w Prawie zamówieĔ publicznych,

x wykonawcy nie mogą prowadziü rozmów dotyczących przeszáego zatrudnienia

z pracownikami ministerstwa — pod groĨbą wykluczenia z postĊpowania lub kar umownych.

Dotychczasowe doĞwiadczenia z wdroĪenia instrukcji wskazują, Īe osiągniĊto jej gáówny cel: do udzielania zamówieĔ niejawnych stosuje siĊ zasady uczciwej konkurencji, chyba Īe jest to niemoĪliwe z przyczyn o obiektywnym charakterze (techniczne, prawa autorskie), analogicznie jak w procedurach opartych na prawie zamówieĔ publicznych.

Jako zadania wraĪliwe 3.1., 3.2. i 3.3. zidentyfikowano udzielanie i kontrolĊ rozliczania dotacji celowych (na pomoc rozwojową, promocjĊ Polski, programy unijne). W dotychczasowej praktyce zasady uczciwej konkurencji oraz zapobiegania konfliktowi interesów okreĞlano kaĪdorazowo w regulaminie konkursu dotacyjnego. Niektóre czynnoĞci związane z rozliczaniem dotacji byáy przedmiotem sporów kompetencyjnych miĊdzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Zdarzaáy siĊ przypadki dotacjobiorców usiáujących wpáywaü na przyznanie nowych dotacji przy braku prawidáowego rozliczenia dotacji poprzednich. Z tego wzglĊdu ryzyko dla tych zadaĔ okreĞlono na 15 (ryzyko istotne). Jako dodatkowy Ğrodek zaradczy wskazano opracowanie jednolitego zarządzenia regulującego zasady udzielania oraz kontroli rozliczania udzielonych dotacji.

Jako metody obniĪania ryzyk do zarządzenia wprowadzono m.in.:

x zasadĊ wykluczenia podmiotów nierzetelnie rozliczających siĊ z poprzednich dotacji (co wypeániaáo lukĊ ustawową w tym zakresie),

x wykluczenie podmiotów, w których funkcje peánią pracownicy MSZ,

x szerokie, lecz elastyczne, zasady zapobiegania konfliktowi interesów wĞród czáonków komisji konkursowych i ekspertów (ze wzglĊdu na szczupáoĞü puli wewnĊtrznych


150


i zewnĊtrznych ekspertów zastosowano proporcjonalnoĞü ograniczenia roli czáonka komisji w jej pracach w stosunku do ujawnionego konfliktu interesów: od caákowitego wykluczenia z komisji w przypadku aktualnych i silnych wiĊzi z jednym z aplikujących podmiotów do wykluczenia jedynie z okreĞlonych prac komisji w przypadku wiĊzi sáabych i przeszáych),

x wyraĨny zakaz wykonywania lub podwykonywania umów dotacji przez pracowników

MSZ,

x precyzyjne okreĞlenie procedury i podziaáu zadaĔ w trakcie kontroli rozliczania dotacji miĊdzy poszczególne komórki organizacyjne ministerstwa.



PoniewaĪ pierwsze konkursy prowadzone na nowych zasadach nie zostaáy jeszcze zakoĔczone, wiĊc o rezultatach wprowadzonych zmian bĊdzie moĪna wypowiedzieü siĊ w roku 2011.

PODSUMOWANIE

Choü formalnie obecnie obowiązująca ustawa o finansach publicznych odeszáa od pojĊcia kontroli finansowej na rzecz pojĊcia kontroli zarządczej, to stare Standardy kontroli finansowej i Wytyczne do samooceny pozostają peánowartoĞciowymi wskazówkami z dziedziny dobrego zarządzania organizacją publiczną i wdraĪania standardów kontroli zarządczej.

Proces identyfikacji zadaĔ wraĪliwych i wypracowania Ğrodków zaradczych jest narzĊdziem, za pomocą którego moĪemy wdroĪyü zarządzenie ryzykiem korupcyjnym w obszarze kontroli finansowej, a przez to w sposób istotny ograniczyü ryzyka korupcyjne w organizacji.

Jego niewątpliwą zaletą jest to, Īe umoĪliwia osiągniĊcie wymiernych wyników przy stosunkowo prostej metodologii i bez istotnych nakáadów finansowych.

Wskazany jest dla tych jednostek, które nie wdroĪyáy jeszcze caáoĞciowych systemów zarządzania ryzykiem czy zarządzania jakoĞcią ISO. MoĪna go nazwaü „zarządzaniem ryzykiem korupcyjnym dla początkujących”, poniewaĪ stanowi doskonaáy wstĊp do wdraĪania bardziej wyrafinowanych metod zarządzania.



151


Zaáącznik nr 1 do zarządzenia Nr 23 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia

31.10. 2009 roku w sprawie identyfikacji zadaĔ wraĪliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz wypracowania Ğrodków zaradczych



Wykaz zadaĔ wraĪliwych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych




Zadaniami wraĪliwymi są zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą byü szczególnie podatni na wpáywy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki.

  1. Zamówienia publiczne (takĪe poza PZP):


    1. Przygotowywanie i przeprowadzanie postĊpowaĔ o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególnoĞci:

      1. Planowanie oraz wprowadzanie korekt do planu zamówieĔ publicznych, w szczególnoĞci w zakresie:

        1. rozpoznania rynku i szacowania wartoĞci zamówienia.

        2. opracowania SIWZ lub innego odpowiedniego dokumentu, w tym opisania przedmiotu zamówienia.

      1. Wykonywanie funkcji kierownika zamawiającego (w szczególnoĞci: wybór trybu postĊpowania, zatwierdzanie specyfikacji, wykluczanie wykonawców, odrzucanie ofert, decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty).

      2. Udziaá w pracach komisji.

      3. Podpisywanie umowy (zaciąganie zobowiązaĔ).

    1. Szczególne typy zamówieĔ:

      1. poniĪej progu okreĞlonego w PZP,

      2. analizy i ekspertyzy,

      3. inwestycje,

      4. zamówienia informatyczne, telekomunikacyjne i modernizacyjne,

      5. zakupów towarów i usáug w ramach funduszu dyspozycyjnego

      6. wyáączone z PZP na podstawie art. 4 pkt 5 (tajemnica lub istotny interes bezpieczeĔstwa paĔstwa),

      7. zamówienia na placówkach (szerszy tryb z wolnej rĊki) — w zakresie nadzoru z MSZ.


    2. 152
      Odbiór zamówienia publicznego (w szczególnoĞci: odbiór iloĞciowy i jakoĞciowy dostarczonych towarów, nadzór nad wykonywaniem i odbiór jakoĞciowy usáug, nadzór inwestycyjny i odbiór iloĞciowo-jakoĞciowy robót budowlanych).

    3. Zatwierdzanie faktury pod wzglĊdem merytorycznym.

    4. Naliczanie kar umownych.

    5. Dokonywanie zmian w umowie (aneksy).


  1. Gospodarka finansowa i majątkowa


      1. BieĪąca kontrola finansowo-ksiĊgowa — czynnoĞci kontrolne wykonywane przez Gáównego KsiĊgowego.

      2. BieĪąca kontrola finansowa-kontrola dokumentów finansowo-ksiĊgowych.

    1. Dokonywanie zapáaty wynagrodzenia dla wykonawców.

    2. Gospodarka nieruchomoĞciami:

      1. najem powierzchni biurowych na potrzeby MSZ w kraju na warunkach rynkowych,

      2. zakup nieruchomoĞci na potrzeby placówek zagranicznych, w tym: siedzib placówek, rezydencji ambasadorów i mieszkaĔ — w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,

      3. najem nieruchomoĞci na potrzeby placówek zagranicznych, w tym: siedzib placówek, rezydencji ambasadorów i mieszkaĔ — w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ,

      4. sprzedaĪ lub wynajem nieruchomoĞci za granicą — w zakresie kompetencji komórek organizacyjnych MSZ.

    3. Gospodarowanie dzieáami sztuki, w tym na placówkach (w zakresie nadzoru).

    4. Prowadzenie magazynów.

    5. Prowadzenie kasy.

    6. Zamawianie, odbiór, przechowywanie i dystrybucja druków Ğcisáego zarachowania (naklejki wizowe, ksiąĪeczki paszportowe, dokumenty podróĪy).

    7. Prowadzenie dziaáaĔ windykacyjnych wobec obywateli polskich, którym udzielono pomocy finansowej w ramach dziaáalnoĞci konsularnej.

    8. Inwentaryzacja mienia w kraju.

    9. Nadzór nad dziaáalnoĞcią finansową jednostek podlegáych i nadzorowanych (w tym placówek zagranicznych).

    10. Nadzór nad dziaáalnoĞcią fundacji.

  1. 153
    Dotacje, konkursy, nagrody


    1. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji przyznawanych w ramach Polskiej Pomocy Rozwojowej z rezerwy celowej budĪetu paĔstwa.

    2. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji związanych z promocją Polski za granicą.

3.4. Udzielanie i kontrola rozliczenia dotacji z innych tytuáów.

3.3. Przyznawanie nagród z funduszu dyspozycyjnego.




  1. Wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych (takĪe poza Kpa)


    1. Wpáyw na rozstrzygniĊcia dotyczące wydawania wiz, dokumentów uprawniających do maáego ruchu granicznego, Kart Polaka.

    2. Nadzór nad wydawaniem decyzji w sprawach 4.1., zarządzanie ryzykiem.

    3. Wydawanie postanowieĔ dot. wniosków eksportowych na uzbrojenie i sprzĊt wojskowy oraz towary podwójnego zastosowania.

    4. Legalizacja polskich dokumentów urzĊdowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą.



  1. Zagraniczna polityka ekonomiczna


    1. Wspieranie polskich przedsiĊbiorców na rynkach zagranicznych.


  1. Zasoby ludzkie


    1. Proces rekrutacji i selekcji, w tym:

      1. rekrutacja na stanowiska w centrali, rotacja wewnĊtrzna,

      2. rekrutacja na wyĪsze stanowiska w sáuĪbie cywilnej,

      3. rekrutacja na stanowiska na placówkach, rotacja zewnĊtrzna,

      4. wykonywanie czynnoĞci z zakresu prawa pracy,

      5. udziaá w pracach komisji rekrutacyjnej, konkursowej bądĨ selekcyjnej.

    2. Podejmowanie decyzji w zakresie wynagradzania i awansowania.

    3. Podejmowanie decyzji w zakresie nagradzania.

    4. Kierowanie na szkolenia i studia, krajowe i zagraniczne.

    5. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialnoĞci dyscyplinarnej.

    6. Przygotowywanie wniosków i orzekanie w zakresie odpowiedzialnoĞci za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

  2. 154
    Obsáuga prawna


    1. Reprezentowanie interesów Polski i wystĊpowanie przed sądami i trybunaáami miĊdzynarodowymi, w tym prowadzenie negocjacji ugodowych ze skarĪącymi.

    2. Reprezentowanie interesów MSZ / Skarbu PaĔstwa i wystĊpowanie przed sądami krajowymi (w sprawach których nie przejĊáa Prokuratoria SP).

    3. Udziaá w procesie legislacyjnym dotyczącym aktów normatywnych oraz wewnĊtrznych aktów prawnych i procedur.



  1. Pozostaáe


    1. Przeprowadzanie kontroli w MSZ oraz podlegáych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.

    2. Wykonywanie zadaĔ z zakresu procedur antykorupcyjnych.

    3. Prowadzenie spraw związanych z nieruchomoĞciami przedstawicielstw dyplomatycznych, urzĊdów konsularnych i organizacji miĊdzynarodowych w RP.

    4. OkreĞlanie warunków pobierania nauki poza granicami kraju przez dzieci czáonków sáuĪby zagranicznej.


155
GraĪyna Piwowarska Audytor wewnĊtrzny

w Ministerstwie SprawiedliwoĞci



1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna