Wymagania funkcjonalne I niefunkcjonalne



Pobieranie 0.56 Mb.
Strona8/14
Data28.04.2016
Rozmiar0.56 Mb.
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   14

1.10 Praca z pismami, zadaniami i sprawami

1.10.1Ogólne


  1. System musi umożliwiać obsługę pism zeskanowanych, dostarczonych w postaci elektronicznej z załącznikami w postaci plików, poprzez pocztę elektroniczną, z modułu elektronicznej skrzynki podawczej, za pomocą nośników cyfrowych (płyty CD i DVD, pamięci Flash), poprzez faksmodem, jak również wygenerowanych w systemie oraz na PC użytkowników poza systemem.

  2. System musi umożliwiać wprowadzanie, przechowywanie i udostępnianie pism zapisanych w różnych formatach, w tym: HTML, XML, PDF, ODF, Word (DOC, DOCX), pliki tekstowe ASCII, RTF, Excel (XLS, XLSX), PowerPoint (PPT PPTX), Postscript, JPEG, GIF, TIFF.

  3. System wraz z pismami musi przechowywać ich metadane, logicznie powiązane z właściwym pismem informacje opisujące dany dokument.

  4. System zapewni możliwość eksportu metadanych pisma w postaci dokumentu XML.

  5. System zapewni możliwość tworzenia relacji pomiędzy pismami. Musi istnieć możliwość zdefiniowania co najmniej następujących rodzajów powiązań:

a) odpowiedź na wskazane pismo,

b) aneks do wskazanego pisma,

c) notatka do wskazanego pisma,

d) dekretacja.



1.10.2 Skanowanie pism





  1. System musi umożliwiać skanowanie pism bezpośrednio z poziomu wbudowanego narzędzia uruchamianego i osadzonego w oknie przeglądarki oraz przechowywanie ich w postaci źródłowej w bazie danych lub w systemie plików np. folder sieciowy.

  2. System musi umożliwiać automatyczne (bez ingerencji użytkownika) skanowanie dokumentów papierowych do formatu przeszukiwalnego PDF i przechowywanie w formacie PDF/A pozwalającym na wyszukiwanie pełnotekstowe przez wyszukiwarkę systemu.

  3. System musi umożliwiać zmniejszenie wielkości skanowanych plików poprzez domyślne ustawienie skanowania do trybu czarno-białego oraz zmianę (zmniejszenie) rozdzielczości zeskanowanego dokumentu co najmniej do 150 dpi.

  4. Przy domyślnym ustawieniu skanowania w trybie czarno-białym i zmniejszaniu rozdzielczości, system musi umożliwiać ręczne ustawienie skanowania pisma np. zawierającego grafikę w kolorze i w rozdzielczości obrazu źródłowego.

  5. Zamawiający, z uwagi na wydajność sieci WAN, nie dopuszcza zainstalowania centralnego serwera skanowania w lokalizacji w Warszawie. Zamawiający dopuszcza instalację serwerów skanowania w lokalizacjach Urzędów Statystycznych obsługujących swoje oddziały każdy, jak również instalację dodatkowego oprogramowania na stanowiskach w kancelariach wszystkich jednostek.

  6. Zamawiający na poziomie Urzędów Statystycznych dysponuje odpowiednim środowiskiem niezbędnym do zainstalowania serwerów skanowania oraz dodatkowych aplikacji.

  7. System musi umożliwić wyświetlenie zeskanowanych pism.

  8. System musi umożliwić digitalizację pism papierowych przynajmniej w formatach A3, A4, A5, B5, letter.

  9. System musi zapewnić możliwość skanowania masowego (wraz z łączeniem zeskanowanych stron do jednego pliku), z późniejszym uzupełnieniem metadanych pism.

  10. System musi zapewnić współpracę ze skanerami sieciowymi i standardowymi (interfejs TWAIN).

  11. System musi umożliwiać skanowanie zarówno jednostronnych jak i dwustronnych dokumentów.

  12. System musi umożliwiać poprawę jakości zeskanowanego obrazu.

  13. System musi umożliwiać oznaczanie kodem kreskowym pisma papierowego (nadruk, naklejka), ewidencjonowanie w systemie przydzielonego pismu kodu kreskowego oraz identyfikowanie pisma przy użyciu czytnika kodów kreskowych.

  14. System musi umożliwiać automatyczne przenoszenie zdigitalizowanych pism do SEOD.

  15. System musi umożliwiać konwersję plików graficznych do wybranych formatów (PDF – w tym przeszukiwalny, GIF, TIFF).

  16. System musi dawać możliwość elastycznego definiowania konwencji nazewniczej dokumentów.

  17. System musi umożliwić nadanie znaku sprawy podczas wprowadzania pisma do systemu według instrukcji kancelaryjnej Zamawiającego.



1.10.3 Rejestracja dokumentów wpływających





  1. System musi zapewnić jednoczesne, wielostanowiskowe rejestrowanie pism wpływających zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.

  2. Podczas rejestracji użytkownik musi mieć możliwość dodania pisma (jeśli wpłynęło w formie elektronicznej) lub pliku powstałego przez zeskanowanie pisma, które wpłynęło w formie papierowej.

  3. Do pisma głównego dołączonych może być dowolnie wiele pism określonych jako załączniki.

  4.  Musi być możliwość powiązania w czasie rejestracji wpływającego pisma z istniejącym w systemie pismem, na który pismo wpływające jest odpowiedzią. Może być wiele odpowiedzi na jedno pismo.

  5. System musi zapewnić możliwość rejestracji pism przychodzących poza kancelarią (faksy, protokoły, poczta elektroniczna etc), przez użytkowników mających określone uprawnienia.

  6. System musi umożliwić podczas rejestracji pisma ciągły podgląd skanu pisma na ekranie rejestracji.

  7. System musi wspierać ciągłość rejestrowania korespondencji przychodzącej, tzn. po zakończeniu rejestracji jednego pisma i zapisaniu danych, powinien automatycznie otworzyć się formularz do zarejestrowania kolejnego pisma.

  8. Po zarejestrowaniu pisma metadane wprowadzone w czasie rejestracji muszą być zabezpieczone przed zmianą. Ewentualna ich edycja (spowodowana np. koniecznością skorygowania błędu) powinna być możliwa tylko dla uprawnionych osób.

  9. Musi być możliwość przekazania zarejestrowanego pisma do wielu odbiorców jednocześnie.

  10. System musi wspierać rozdzielanie korespondencji poprzez wskazywanie domyślnego procesu obiegu dla danego pisma.

  11. Pisma zawierające metadane pozwalające na jednoznaczną identyfikację procesu muszą być automatycznie kierowane na właściwy dla nich proces, dla pozostałych pism system powinien podpowiadać właściwy proces. Domyślnym procesem dla pism nie powiązanych z procesami dedykowanymi będzie proces ogólny (kancelaryjny).

  12. System musi wspierać rozdzielanie korespondencji poprzez wskazywanie domyślnej komórki (komórek), do której pismo powinno być skierowane. Przy typowaniu domyślnej komórki system powinien uwzględniać kolejno:

  1. twórcę pisma, na które rejestrowane pismo jest odpowiedzią,

  2. imię i nazwisko adresata, jeśli występuje,

  3. komórkę, na którą zaadresowane jest pismo,

  4. komórkę właściwą merytorycznie dla rodzaju poruszonej w piśmie sprawy (np. dzięki słownikowi zadań),

  5. sekretariat Prezesa GUS dla pism pozbawionych innych wskazówek.

  1. Typowanie komórki domyślnej, do której należy wysłać pismo, musi uwzględniać reguły określone w danym procesie przepływu, czyli np. pismo, którego obieg regulowany jest przez proces ogólny, a które zostało zaadresowane do Wydziału Archiwalnego, będzie z poziomu Kancelarii kierowane do komórki nadrzędnej, w tym wypadku do sekretariatu Biura Dyrektora Generalnego.



1.10.4 Tworzenie pism





  1. System musi dawać możliwość tworzenia nowych pism poprzez:

a) generowanie pism na podstawie szablonów pism przy użyciu formularzy elektronicznych bez użycia zewnętrznego edytora,

b) generowanie zestawu metadanych i dołączanie jako treści pisma pliku wytworzonego przy użyciu aplikacji zewnętrznej.



  1. System musi być niezależny od wyboru pakietów biurowych (edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny itp.) służących do tworzenia i uaktualniania poszczególnych dokumentów przez pracowników urzędu. Dla dokumentów pakietu Microsoft Office 2007/2010 musi zapewnić bezpośrednią integrację z poziomu systemu (otwarcie pisma bezpośrednio z systemu, edycję pisma w odpowiednim narzędziu pakietu Office oraz zapisanie do systemu bezpośrednio z aplikacji Office).

  2. Do każdego wytworzonego pisma musi istnieć możliwość dołączenia dowolnej liczby aneksów w postaci plików dowolnego formatu, w tym także pism wygenerowanych w systemie bez użycia aplikacji zewnętrznych.

  3. Muszą istnieć następujące tryby tworzenia nowego pisma:

a) pismo inicjujące sprawę,

b) nowe pismo w istniejącej sprawie,

c) pismo będące odpowiedzią na wskazane pismo,

d) pismo będące załącznikiem do istniejącego pisma,

e) pismo będące notatką do istniejącego pisma,

f) pismo nie powiązane ze sprawą (robocze).



  1. System zapewni możliwość tworzenia prywatnych i publicznych komentarzy do pism (prywatne widoczne będą tylko dla użytkownika, który jest ich autorem, publiczne – będą widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników lub dla użytkowników wskazanych przez autora komentarza).

  2. W zależności od trybu, w jakim tworzone jest pismo, system powinien wspierać użytkownika poprzez ustawienie wartości domyślnych wszystkich możliwych metadanych oraz pól pisma (np. adresat, znak sprawy, powiązania z innymi dokumentami itp.).

  3. W przypadku pisma inicjującego sprawę system powinien wspomagać rejestrację nowej sprawy.

  4. System zapewni możliwość tworzenia pism roboczych. Pismem roboczym jest pismo, które nie zostało zarejestrowane jako dokument SEOD (nie weszło do obiegu dokumentów), nad którym użytkownik jeszcze pracuje.

  5. Pismo nie musi być powiązane ze sprawą.

  6. Musi być możliwość definiowania wielu adresatów dla jednego pisma.


1.10.5 Edytor pism





  1. System musi umożliwiać wprowadzanie, modyfikację oraz usuwanie informacji będących metadanymi pisma.

  2. System musi umożliwiać zaznaczanie, kopiowanie i wklejanie fragmentów tekstu zarówno w polach treści pisma, jak i w polach metadanych.

  3. W czasie wypełniania pól metadanych system musi sprawdzać poprawność wprowadzanych wartości według kryteriów poprawności zdefiniowanych dla danego pola w danym szablonie pisma lub formularzu.

  4. W czasie tworzenia pism za pomocą formularzy i szablonów zapisanych w systemie, system musi sprawdzać poprawność wartości wprowadzanych do pól treści, dla których zdefiniowane zostały w szablonie kryteria poprawności.

  5. System musi wspierać tworzenie korespondencji seryjnej.



1.10.6 Rejestrowanie dokumentów w komórkach merytorycznych. Teczki spraw. Rejestry.





  1. System musi umożliwiać gromadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej sprawy w postaci „elektronicznego folderu” (teczki), który zawiera co najmniej następujące typy obiektów: pisma, aneksy, dekretacje, komentarze i metadane. Dopuszczalna liczba obiektów w teczce każdego typu musi być nie mniejsza niż 1000.

  2. Podczas rejestracji pisma w komórce merytorycznej system musi wspomagać dołączenie go do jednej ze spraw zarejestrowanych w komórce, o ile nie jest to pismo wszczynające sprawę.

  3. Podczas rejestracji pisma wszczynającego sprawę system musi wspomagać zarejestrowanie nowej sprawy i nadanie jej znaku zgodnego z JRWA.

  4. System musi umożliwiać wprowadzanie, modyfikację oraz usuwanie informacji będących elementami metadanych sprawy.

  5. System musi umożliwiać zaznaczanie, kopiowanie i wklejanie fragmentów tekstu w polach metadanych sprawy.

  6. W czasie wypełniania pól metadanych sprawy system musi sprawdzać poprawność wprowadzanych wartości według kryteriów poprawności zdefiniowanych dla danego pola w schemacie sprawy.

  7. Numeracja spraw w ramach teczek i pism w sprawach musi być przeprowadzana przez system w sposób automatyczny, z możliwością manualnej korekty nadawanych numerów przez uprawnionych użytkowników.

  8. W przypadku, kiedy pismo wszczynające sprawę tworzone jest na podstawie szablonu powiązanego z procesem przepływu pracy, musi być możliwość automatycznego wygenerowania przez system nowej sprawy (o ile przewiduje to scenariusz procesu).

  9. System musi umożliwiać dołączanie tego samego pisma do różnych spraw.

  10. System musi umożliwiać uprawnionym użytkownikom dodawanie ręczne pisma do rejestru.

  11. System musi automatycznie dodawać do rejestru pismo spełniające kryteria określone w definicji tego rejestru.

  12. System musi umożliwiać wprowadzanie, modyfikację i usuwanie elementów opisu pisma związanych z jego przynależnością do rejestru w takim samym zakresie i przy użyciu takich samych mechanizmów, jak w przypadku pozostałych metadanych pisma.

  13. System musi umożliwiać uprawnionym użytkownikom przeglądanie, filtrowanie i sortowanie zawartości rejestru.

  14. System musi umożliwiać wydruk prowadzonych w nim rejestrów w całości lub w części, na podstawie zdefiniowanych parametrów zgodnie z zaprojektowanymi szablonami wydruków.



1.10.7 Prezentowanie pism i spraw





  1. Podstawowy zestaw pism domyślnie prezentowanych użytkownikowi musi wynikać z aktualnej listy zadań użytkownika. Lista zadań związanych z obsługą pism powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

a) data dekretacji na użytkownika (utworzenia zadania),

b) data realizacji zadania,

c) identyfikator dokumentu, którego dotyczy zadanie,

d) nadawca pisma,

e) znak pisma nadawcy,

f) znak pisma, na który dany dokument jest odpowiedzią (o ile taki istnieje),

g) opis pisma,

h) typ zadania (określony przez dekretującego),

i) w przypadku użytkowników, do których przekazywane są pisma dekretowane zarówno na nich osobiście jak i na komórką organizacyjną (np. pracownicy sekretariatów, naczelnicy wydziałów/działów) – informacja, na kogo pismo jest zadekretowane.


  1. Na liście zadań system powinien wyróżniać te, dla których zbliża się termin realizacji i te, których termin realizacji minął.

  2. Z widoku listy zadań użytkownik musi mieć możliwość łatwego wykonania następujących czynności:

a) otwarcie szczegółów pisma,

b) otwarcie tekstu pisma,

c) przejrzenie listy pism powiązanych (według typu powiązania), w tym przede wszystkim komentarza do ostatniej dekretacji,

d) otwarcie szczegółów sprawy, do której należy pismo,

e) zarejestrowanie wskazanego pisma w istniejącej sprawie,

f) zarejestrowanie nowej sprawy ze wskazanym pismem jako wszczynającym sprawę.



  1. Prezentacja szczegółów pisma musi uwzględniać co najmniej następujące informacje:

a) informacja o związanym z pismem zadaniu użytkownika,

b) dane podstawowe pisma (wszystkie metadane wprowadzone podczas rejestracji),

c) informacja, jaka komórka (lub komórki) organizacyjna i osoba (osoby) zajmuje się aktualnie dokumentem,

d) aktualny status pisma (we wszystkich komórkach, które się nim zajmują),

e) lista pism powiązanych (według rodzaju powiązania),

f) historia obsługi pisma.



  1. W widoku szczegółów pisma użytkownik musi mieć możliwość łatwego wykonania następujących czynności:

a) edytowanie metadanych, których edycja na tym etapie obsługi pisma jest dopuszczalna,

b) otwarcie tekstu pisma,

c) otwarcie szczegółów lub tekstu dowolnego pisma powiązanego,

d) otwarcie szczegółów sprawy, do której należy pismo,

e) zarejestrowanie przeglądanego pisma w istniejącej sprawie,

f) przejście do zarejestrowania nowej sprawy z przeglądanym pismem jako pismem wszczynającym sprawę,

g) utworzenie nowego pisma w następujących trybach (możliwych do wybrania z listy):


  • nowego pisma w tej samej spraw sprawie, co pismo przeglądane (dotyczy spraw zarejestrowanych w komórce, do której należy użytkownik),

  • pisma będącego odpowiedzią na przeglądane pismo,

  • pisma będącego załącznikiem do przeglądanego pisma,

  • komentarza do istniejącego pisma (publicznego bądź prywatnego).




  1. W widoku tekstu pisma (utworzonego przy użyciu edytora SEOD, bez wykorzystania aplikacji zewnętrznej) użytkownik musi mieć możliwość łatwego wykonania następujących czynności:

a) edytowanie pisma (o ile taka operacja na piśmie jest w danej sytuacji dopuszczalna),

b) otwarcie szczegółów pisma,

c) wyświetlenie listy pism powiązanych (według typu powiązania) w taki sposób, by można z niej było przejść do szczegółów i/lub tekstu wybranego powiązanego pisma,

d) otwarcie szczegółów sprawy, do której należy pismo,

e) zarejestrowanie przeglądanego pisma w istniejącej sprawie,

f) zarejestrowanie nowej sprawy z przeglądanym pismem jako pismem wszczynającym sprawę,

g) utworzenie nowego pisma w następujących trybach (możliwych do wybrania z listy):


  • nowego pisma w tej samej spraw sprawie, co dokument przeglądany (dotyczy spraw zarejestrowanych w komórce, do której należy użytkownik),

  • pisma będącego odpowiedzią na przeglądane pismo,

  • pisma będącego załącznikiem do przeglądanego pisma,

  • komentarza do przeglądanego pisma (publicznego bądź prywatnego).

  1. Widok szczegółów sprawy musi zawierać co najmniej następujące informacje:

a) znak sprawy,

b) data wszczęcia sprawy,

c) opis sprawy,

d) lista pism w sprawie (głównych i pomocniczych, jak: załączniki, komentarze, dekretacje itp.),



  1. W widoku szczegółów sprawy użytkownik musi mieć możliwość wykonania jednym kliknięciem następujących czynności:

a) utworzenia nowego pisma w sprawie,

b) otwarcia istniejącego pisma w sprawie (zarówno głównego, jak i pomocniczego, np. notatki),



c) odnotowania faktu zamknięcia sprawy.

1.10.8 Wyszukiwanie pism i spraw





  1. Pracownik musi mieć możliwość łatwego przeglądania wszystkich pism i spraw, do których ma uprawnienia. Domyślnie pracownik posiadać powinien uprawnienia do edycji pism, które zostały na niego zadekretowane oraz spraw, w ramach których dokumenty te zostały zarejestrowane w jego komórce, oraz do przeglądania wszystkich pism i spraw zarejestrowanych w jego komórce (na najniższym szczeblu organizacyjnym).

  2. System musi umożliwiać sortowanie i filtrowanie spraw i pism według wybranych kryteriów.

  3. W przypadku użytkowników, do których przekazywane są pisma dekretowane zarówno na nich osobiście jak i na komórką organizacyjną (np. pracownicy sekretariatów, naczelnicy wydziałów/działów) system musi umożliwiać filtrowanie pism w zależności od tego, w jaki sposób został zdefiniowany odbiorca.

  4. System musi umożliwiać łatwe tworzenie zestawień korespondencji przychodzącej i wychodzącej dla poszczególnych komórek organizacyjnych różnego szczebla.

  5. System musi umożliwiać przeglądanie pism uporządkowanych hierarchicznie według teczek spraw i spraw oraz w układzie pomijającym przynależność do spraw.

  6. System musi zapewnić szybkie wyszukanie osoby prowadzącej sprawę.

  7. System musi zapewnić szybkie wyszukanie wszystkich osób aktualnie realizujących zadania związane z pismem.

  8. System w wynikach wyszukiwania musi graficznie wyróżniać pisma, dla których zbliża się termin zakończenia wykonywania przydzielonego zadania oraz dla których ten termin minął, przy czym dla każdej z powyższej sytuacji powinien zostać wykorzystany inny kolor.

  9. Dla wybranych atrybutów pism lub spraw system musi posiadać mechanizm wspierający wyszukiwanie kontekstowe podczas wprowadzania danych dotyczących pism i spraw dla wybranych atrybutów (np. komórka organizacyjna, nadawca/odbiorca itp.). Mechanizm ten musi pozwalać na szybkie odszukanie żądanych danych poprzez ograniczanie w kontekstowym okienku wyboru danych spełniających określone kryterium (np. fragment nazwiska lub też nazwisko i miasto itp.). Użytkownik wybiera żądaną pozycję z wyświetlonej listy, na której prezentowane są szczegółowe dane (np. imię, nazwisko, adres) bez potrzeby przechodzenia na inny ekran.

  10. System musi umożliwiać wydruk kodu paskowego dla zarejestrowanego pisma lub dla poszczególnych załączników pisma oraz musi mieć możliwość odnalezienia pism po tym kodzie.



1.10.9 Drukowanie dokumentów





  1. System musi umożliwiać wydruk dokumentów papierowych przynajmniej w formatach A3, A4, A5, B5 oraz letter o rozdzielczości przynajmniej 600 DPI w trybie czarno-białym i kolorowym.

  2. System musi umożliwiać wydruk jednostronny i dwustronny dokumentów.

  3. System musi umożliwiać wydruk na drukarkach obsługujących język PCL5 lub PCL6 oraz PJL.

  4. System musi zawierać funkcje wspierające drukowanie korespondencji seryjnej, w szczególności: wydruk wielu egzemplarzy pisma skierowanego do wielu adresatów, definiowanie szablonów etykiet oraz wydruk na etykietach adresowych.

  5. System musi umożliwiać automatyzację obsługi pism wychodzących z Urzędu – prowadzić pocztową książkę nadawczą, drukować na kopertach oraz drukować pocztowe potwierdzenia odbioru.



1.10.10 Wysyłka pism





  1. System musi umożliwiać użytkownikowi tworzącemu pismo określenie, w jaki sposób powinno zostać wysłane. Dostępne muszą być co najmniej następujące opcje wysyłki:

    1. wewnątrz systemu (pismo wysłane tym trybem musi być w komórce nadawcy oznaczane jako pismo wychodzące);

    2. poprzez ESP,

    3. w formie papierowej:

      • pocztą - przesyłka polecona,

      • przesyłka kurierska,

      • doręczenie bezpośrednie,

      • tryb zwykły (list zwykły, punkt wymiany itp.)



  1. System musi zapewnić jednoczesną wielostanowiskową obsługę wysyłki pism wychodzących.

  2. System musi zapewnić możliwość określenia, czy na pismo wychodzące oczekujemy odpowiedzi, a jeśli tak, to w jakim terminie.

  3. System musi powiadomić referenta odpowiedzialnego za sprawę, której dotyczyło pismo, o upłynięciu terminu spodziewanej odpowiedzi.

  4. System musi wspierać proces wysłania korespondencji pocztą elektroniczną oraz w postaci faksu.

  5. System musi wesprzeć proces wysłania dokumentów w formie elektronicznej na zdefiniowany adres skrzynki podawczej podmiotu w tym na platformie ePUAP. W tym wypadku system musi umożliwić podpisanie pisma bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym.

  6. System musi automatycznie rejestrować fakt wysłania pism wychodzących drogą elektroniczną z podpisem elektronicznym i z profilem zaufanym.

  7. System powinien umożliwiać pracownikowi kancelarii przeglądanie listy pism skierowanych do wysyłki w formie papierowej i filtrowanie/ sortowanie ich ze względu na opcję wysyłki.

  8. Dla pism wysyłanych pocztą kurierską system musi prowadzić odrębny rejestr uwzględniający możliwość wprowadzenia takich danych jak numer przesyłki, nazwa firmy, opłata.

  9. Dla pism wysyłanych przesyłką poleconą system musi prowadzić odrębny rejestr uwzględniający możliwość wprowadzenia takich danych jak waga przesyłki, kwota pobrania, numer nadawczy i opłata, urząd pocztowy.

  10. Dla pism wysyłanych w trybie zwykłym system musi określić na podstawie adresata domyślny sposób wysyłki:

a) listem zwykłym,

b) za pośrednictwem punktu wymiany międzyresortowej,

c) doręczenie przez pracownika kancelarii.


  1. System musi umożliwiać edycję dostępnych opcji i sposobów wysyłki bez konieczności ingerencji w kod.

  1. Dla pism doręczanych przez pracownika kancelarii i dostarczanych do punktu wymiany międzyresortowej system musi drukować odpowiednie listy służące zbieraniu pokwitowań.

  2. System musi umożliwiać zaznaczenie faktu, że próba doręczenia była nieskuteczna – pismo nie zostało odebrane przez adresata.

  3. System musi umożliwiać definiowanie grup odbiorców.

  4. Przy wysyłaniu pisma do zdefiniowanej grupy odbiorców musi istnieć możliwość ręcznego zaznaczenia pominięcia przy danej wysyłce konkretnego odbiorcy (odbiorców).

1.10.11Procesy przepływów pracy





  1. System musi obsługiwać procesy przepływów pracy dotyczące zarówno zadań powiązanych z obiegiem pism, jak i zadań nie związanych z pismami.

  2. Musi istnieć możliwość oznaczenia zadania jako zakończonego zarówno przez pracownika zajmującego się jego realizacją, jak i przez system w ramach realizacji zdefiniowanego procesu przepływu pracy.

  3. Musi istnieć możliwość zdefiniowania statusów pism (w poszczególnych komórkach organizacyjnych) nadawanych zarówno przez użytkownika, jak i automatycznie przez system w zależności od operacji dokonywanych na piśmie. W różnych komórkach to samo pismo może mieć różny status. Musi istnieć możliwość identyfikowania co najmniej następujących statusów:

a) do rozdzielenia – pisma znajdujące się na poziomie kancelarii,

b) w trakcie dekretacji – pisma znajdujące się w komórkach urzędu, ale których nie zarejestrowano jeszcze jako spraw,

c) rozpatrywane – przydzielone do spraw, ale takie, dla których nie sporządzono jeszcze odpowiedzi i nie uznano, że nie wymagają odpowiedzi,

d) wysłano odpowiedź – nadawany w momencie, kiedy pismo powiązane jako "odpowiedź na" zostało wysłane przez formalnego nadawcę (np. dyrektora departamentu),

e) oczekiwana odpowiedź,

f) nie wymaga odpowiedzi – jeśli taki status został przez użytkownika nadany ręcznie,

g) należy do sprawy zamkniętej – jeśli sprawa, której częścią jest pismo, ma status sprawy zamkniętej.


  1. System musi umożliwiać wyświetlanie listy zadań (w tym dla pracownika w jego witrynie osobistej) oraz umożliwiać posortowanie jej według takich kryteriów jak: data rozpoczęcia, stan realizacji czy termin.

  2. System musi dać możliwość powiadomienia użytkownika (jak również zapewnić podgląd) o zmianach związanych z realizacją jego zadań, np. dotyczących pisma, którym się zajmował lub sprawy, w której załatwianiu brał udział.

  3. System musi umożliwiać wyłączenie powiadamiania użytkownika o zmianach w elementach, do których ten ma dostęp. Wyłączenie powiadamiania powinno być dostępne zarówno na poziomie grupy elementów, jak i pojedynczego elementu (np. dla wszystkich spraw oraz dla wybranej sprawy).

  4. System musi umożliwiać przydzielanie zadań użytkownikom automatycznie w ramach zdefiniowanych procesów, jak również poprzez ręczny wybór pracowników zajmujących się danym zadaniem, sprawą lub pismem.

  5. Przekazanie pisma do użytkownika musi wygenerować automatycznie zadanie dla użytkownika związane z tym pismem - szczegóły dekretacji określają sposób realizacji zadania. Musi istnieć możliwość (nie obowiązek) określenia w momencie przekazania następujących elementów:

a) adresat przekazania,

b) data realizacji,

c) typ zadania (definiowany przy pomocy pola listy rozwijanej – na poziomie administratora musi istnieć możliwość edytowania elementów tej listy),

d) wskazówki – pole tekstowe.



  1. Musi być możliwość przekazania pisma do wielu użytkowników, z określeniem daty realizacji, typu zadania i wskazówek zarówno dla pojedynczego użytkownika, jak i kilku z nich.

  2.  Musi być możliwość tworzenia na poziomie użytkownika rozdzielników: gotowych list adresatów wykorzystywanych przy dekretacjach pism.

  3.  Musi być możliwość wybrania adresata dekretacji/przekazania z listy prezentowanej w formie drzewa struktury organizacyjnej.

  4. Dekretacja, wraz ze wszystkimi jej szczegółami, jest rodzajem dokumentu automatycznie powiązanego z pismem, którego dotyczy i jest częścią tej samej sprawy (w ramach danej komórki organizacyjnej), a zatem podlega archiwizacji jako element sprawy.

  5. System musi wspomagać proces dekretowania zadań związanych z obsługą pism na poszczególnych pracowników, grupę pracowników, komórki organizacyjne i jednostki statystyki na podstawie metadanych , w tym m.in.:

a) znaku sprawy - w przypadku zadania związanego z obsługą pisma w istniejącej sprawie system powinien podpowiadać dekretację na komórkę i pracownika zajmującego się tą sprawą,

b) adresata – w przypadku pism zaadresowanych na konkretną komórkę lub osobę,

c) numeru JRWA – w przypadku pism o znanym (np. zapisanym w szablonie) numerze JRWA; powinna być możliwość powiązania komórek organizacyjnych z numerami JRWA oznaczającymi dziedziny wchodzące w skład zadań tych komórek,

d) numeru REGON,



e) symbolu badania statystycznego.

  1. System musi umożliwić śledzenie przebiegu sprawy (raport zawierający wszystkie wątki dekretacji pism w sprawie).

  2. System musi sygnalizować poprzez alerty upływanie granicznych terminów realizacji zadań.

  3. System musi sygnalizować poprzez alerty zadania, których termin jest zagrożony.

  4. System musi dać możliwość powiadomienia użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu nowych pism.

  5. System musi umożliwić anulowanie lub zmianę przekazania lub dekretacji przez uprawnione osoby.

  6. System umożliwi wykonanie dekretacji w imieniu szefa komórki/jednostki przez pracowników kancelarii (sekretariatu).

  7. System zapewni możliwość odesłania błędnie przekazanego pisma.

  8. System zapewni możliwość oznaczenia otrzymania papierowej wersji pisma.



1.10.12Podpis elektroniczny





  1. System musi zapewnić mechanizmy integracji z komponentami podpisu elektronicznego (podpisywanie, weryfikacja, serwer znakowani czasem, HSM) wyszczególnionymi w punkcie 1.16.

  2. System dla procesu ogólnego (kancelaryjnego) musi zapewniać możliwość podpisywania bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym pism przeznaczonych do wysłania na zewnątrz przez wyznaczonych w Urzędzie pracowników.

  3. System dla procesu ogólnego (kancelaryjnego) musi zapewniać możliwość podpisywania niekwalifikowanym podpisem elektronicznym wewnętrznego PKI GUS pism wytworzonych w Urzędzie, przeznaczonych do obiegu wewnętrznego (np. między jednostkami)

  4. System w określonych przypadkach musi zapewniać weryfikację pism, które wpłynęły do systemu (ESP, web serwisy), w zakresie posiadania przez te pisma podpisu elektronicznego (kwalifikowanego i niekwalifikowanego).



1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   14


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna