Wymagania funkcjonalne I niefunkcjonalne



Pobieranie 0.56 Mb.
Strona9/14
Data28.04.2016
Rozmiar0.56 Mb.
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   14

1.11 Moduł elektronicznej skrzynki podawczej (esp)





  1. Elektroniczne skrzynki podawcze dla dokumentu ogólnego jednostek statystyki publicznej zostaną usytuowane na platformie ePUAP i muszą zapewnić automatyczne przekazywanie złożonych pism do SEOD oraz obsługę przyjmowania dokumentów elektronicznych zgodnie z aktualnymi uwarunkowaniami prawnymi.

  2. Elektroniczna skrzynka podawcza musi zapewnić generowanie poświadczenia przedłożenia (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).

  3. System musi archiwizować w elektronicznym archiwum GUS powiązane ze sprawą poświadczenia przedłożenia (UPO).

  4. ESP musi automatycznie przesyłać do SEOD poświadczenia przedłożenia nadawcy dokumentu elektronicznego oraz archiwizować je w elektronicznym archiwum GUS w powiązaniu ze sprawą.

  5. ESP zawierać będzie adres schemy XSD, z którą dokument przychodzący zostanie zwalidowany. W przypadku niezgodności dokumentu ze wzorem, dokument nie zostanie przyjęty przez ESP.

  6. Dla procesów innych niż ogólny (kancelaryjny) wymagających publikowania formularzy dostępnych z sieci internet (np. uwagi do PBSSP, pytanie do GUS) wykonawca zapewni możliwość publikowania formularzy projektowanych w module formularzy na serwerze Zamawiającego dostępnym z sieci internet. Dokumenty przyjmowane za pośrednictwem formularzy dostępnych z sieci internet będą kierowane na odpowiednie ścieżki procesów w zależności od wartości metadanych służących jako identyfikatory wiążące dokument z procesem. Dokumenty z ePUAP nie powiązane z żadnym konkretnym procesem kierowane będą na ścieżkę obsługi ogólnego pisma kancelaryjnego.

  7. System zapewni integrację z Modułem projektowania formularzy w taki sposób, aby formularze przygotowane przy użyciu tego modułu mogły być publikowane i wypełniane przez użytkowników w sieci internet z poziomu przeglądarki internetowej.

  8. ESP musi zapewnić obsługę stanowiska przyjmowania dokumentów elektronicznych przyniesionych przez Klienta i zapisywania poświadczenia przedłożenia na informatycznym nośniku danych osoby.



1.12Elektroniczne Archiwum





  1. System musi umożliwiać wprowadzenie oraz modyfikowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. System powinien przechowywać historię zmian w JRWA.

  2. System musi kwalifikować pisma do odpowiedniej kategorii archiwalnej na podstawie obowiązującego w momencie wszczęcia sprawy JRWA.

  3. System musi zapewnić dostępny dla uprawnionych użytkowników interfejs umożliwiający zarządzanie pismami należącymi do spraw zamkniętych (archiwum elektroniczne), w tym przeprowadzanie procedur brakowania, przekazywania do archiwum państwowego bądź udostępniania (przyznawania uprawnień do przeglądania) takich pism.

  4. System musi umożliwić wyszukiwanie zarchiwizowanych pism na podstawie wprowadzonych metadanych co najmniej:

  1. identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację,

  2. twórca – podmiot odpowiedzialny za treść pisma, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu,

  3. tytuł pisma,

  4. data - data zdarzenia związanego z tworzeniem pisma,

  5. format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu pisma,

  6. dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić pismo,

  7. relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym pismem i rodzaju tego powiązania,

  8. odbiorca - podmiot, do którego pismo jest adresowane,

  9. grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów,

  10. kwalifikacja - kategoria archiwalna pisma,

  11. język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie,

  12. opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści pisma,

  13. uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania pismem.

  1. System musi wyodrębniać automatycznie pisma przeznaczone do przekazania do archiwum państwowego.

  2. System musi eksportować pisma i ich metadane do systemu teleinformatycznego archiwum państwowego w następujący sposób:

a) metadane eksportowane w formacie XML,

b) pisma przekazywane w takim formacie, w jakim były ostatnio przechowywane.



  1. Metadane wszystkich pism przekazywanych do archiwum państwowego zawierać muszą:

a) identyfikator,

b) nazwę wytwórcy,

c) tytuł,

d) datę wytworzenia,

e) informację o formacie danych,

f) określenie zasad udostępniania pisma,

g) rodzaj dokumentu (obraz, dźwięk, tekst itp.),

h) typ pisma.



  1. Dodatkowo, jeśli istnieją, muszą być do pism przekazywanych dołączane następujące informacje:

a) bezpośrednie powiązania z innymi pismami,

b) nazwa odbiorcy,

c) kod języka naturalnego,

d) opis treści,

e) wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania pismem.


  1. Na najwyższym poziomie struktury zapisu przekazywanych materiałów powinny znajdować się trzy foldery:

a) dokumenty (zawierający pliki dla dokumentów złożonych z pojedynczych plików i foldery dla dokumentów złożonych z więcej niż jednego pliku),

b) metadane,

c) sprawy (zawierający metadane spraw).


  1. Moduł archiwum elektronicznego musi umożliwiać swobodny dobór elementów metadanych dołączanych do przekazywanych do archiwum państwowego akt (na wypadek zmian prawnych i organizacyjnych).

  2. System musi sporządzać automatycznie spis dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego. Spis musi zawierać następujące kolumny: liczba porządkowa, znak sprawy, hasło z JRWA odpowiadające symbolowi ze znaku sprawy, datę wszczęcia i datę zakończenia sprawy oraz liczbę dokumentów w sprawie. Schemat spisu musi być możliwy do modyfikacji co najmniej w zakresie pozycji, liczby i nazwy kolumn (na wypadek zmian prawnych i organizacyjnych).

  3. System musi oznaczać dokumenty przekazane do archiwum państwowego i umożliwiać odróżnienie ich od dokumentów nieprzekazanych.

  4. System musi wyodrębniać automatycznie pisma przeznaczone do brakowania.

  5. System musi sporządzać automatycznie spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania, gdzie pozycją w spisie będzie hasło z JRWA. Spis musi zawierać następujące kolumny: liczba porządkowa, symbol z JRWA, odpowiadające symbolowi hasło z JRWA , daty skrajne dokumentów tworzących akta danej sprawy oraz uwagi. Schemat spisu musi być możliwy do modyfikacji co najmniej w zakresie pozycji, liczby i nazwy kolumn (na wypadek zmian prawnych i organizacyjnych).

  6. System musi umożliwiać fizyczne usunięcie dokumentów, które zostały poddane procedurze brakowania. Czynność taka musi wymagać autoryzacji i powinna być udokumentowana.

  7. System musi umożliwiać dla spraw zarchiwizowanych zautomatyzowany eksport załączonych plików: zdefiniowanych, wybranych lub wszystkich dotyczących sprawy z pozostawieniem wpisu o sprawie w rejestrze na zewnętrzne nośniki (z możliwością ewentualnego usunięcia ich z systemu), natomiast dla dokumentów przekazywanych do archiwum państwowego - generować odpowiednią paczkę archiwalną.

  8. Z automatycznie wyodrębnionych przez system materiałów przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego lub wybrakowania osoba uprawniona musi mieć możliwość utworzenia ręcznego listy materiałów podlegających przekazaniu lub wybrakowaniu zarówno poprzez filtrowanie ze względu na wartości atrybutów, jak i poprzez ręczne wskazanie dokumentów, które nie będą podlegały przekazaniu lub wybrakowaniu. Na podstawie takiej listy system musi stworzyć automatycznie spis materiałów przeznaczonych do przekazania lub wybrakowania.

  9. System musi umożliwiać po spełnieniu określonych procedur, zmianę kategorii archiwalnej wynikającej z JRWA:

a) w przypadku dokumentacji, która zgodnie z wynikającą z JRWA kategorią powinna być po upływie określonego czasu poddana ekspertyzie (BE),

b) w przypadku dokumentacji, której czas przechowywania upłynął, ale komisja oceny dokumentacji niearchiwalnej zdecydowała o jej dalszym przechowywaniu,



c) w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przekwalifikowanej do materiałów archiwalnych.

  1. System musi umożliwiać przywracanie spraw zamkniętych do obiegu.

  2. System musi umożliwiać zdefiniowanie pism spraw zamkniętych jako dokumentów wyłączonych z obiegu, według dowolnego i możliwego do zmiany kryterium (np. w momencie zamknięcia sprawy lub po upływie określonego czasu od zamknięcia sprawy).

  3. System musi umożliwiać sformułowanie innych zasad kontroli dostępu do dokumentów zarchiwizowanych, a innych dla dokumentów bieżących.

  4. System musi dawać możliwość swobodnego kształtowania zasad dostępu do pism wyłączonych z obiegu, łącznie z opcją przyznawania prawa dostępu do pojedynczego pisma konkretnej osobie na określony czas.

  5. System musi zapewnić integralność pism i przypisanych do nich metadanych (ochrona przed wprowadzaniem zmian poza ustalonymi procedurami).

  6. System musi umożliwiać zapisywanie informacji o lokalizacji fizycznego miejsca składowania papierowych wersji materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej.

  7. System musi umożliwiać złożenie za pomocą formularza wniosku o wypożyczenie dokumentacji papierowej oraz wniosku o udostępnienie dokumentacji w postaci elektronicznej.

  8. System musi umożliwiać sporządzenie i przekazanie do Archiwum elektronicznego spisu zdawczo-odbiorczego dotyczącego materiałów papierowych.

  9. System musi umożliwiać długoterminowe zabezpieczenie ważności kryptograficznej dokumentów z podpisem elektronicznym dzięki dostarczonemu serwerowi znakowania czasem.

  10. System musi być zintegrowany z bazą archiwum GUS przynajmniej w zakresie:

    1. rejestracji wypożyczeń,

    2. eksportowania do bazy danych Archiwum GUS spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w postaci elektronicznej,

    3. możliwości przeszukiwania zasobu archiwalnego zinwentaryzowanego w bazie Archiwum.

  11. System musi posiadać usługę sieciową (WebService opisany z pomocą opisu usług sieciowych WSDL) służącą do przesyłania plików i meta danych z innych  Systemów. Usługa musi umożliwiać na odebranie dokumentu (w tym załącznika do sprawy) oraz zwrócenie zawartości dokumentu na żądanie z innego systemu. Szczegółowa specyfikacja tej usługi zostanie określona na  etapie wdrożenia.



1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   14


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna