Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 347/10



Pobieranie 139.27 Kb.
Data08.05.2016
Rozmiar139.27 Kb.


Załącznik Nr 5

do Zarządzenia Nr 347/10

Wójta gminy Kolno

z dnia 30 listopada 2010 r.


WYKAZ ZBIORÓW DANYCH TWORZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE NA KOMPUTEROWYCH NOŚNIKACH DANYCH ORAZ OPIS SYSTEMU PRZETWARZANIA DANYCH –SYSTEMU INFORMATYCZNEGO







Analiza zgodności programu księgowego F-K

z ustawą o rachunkowości

ZAŁĄCZNIK 1

Główne funkcje programu księgowego F-K

ZAŁĄCZNIK 2

Algorytmy obliczeniowe programu księgowego F-K

ZAŁĄCZNIK 3

Struktura plików programu księgowego F-K

ZAŁĄCZNIK 4

Ochrona danych w programie księgowym F-K



Zasady rachunkowości określone są w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami). Obligatoryjnym wymogiem stawianym jednostkom prowadzącym księgowość w oparciu o ustawę o rachunkowości jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Ponadto w celu zapewnienia sprawdzalności ksiąg rachunkowych koniecznym jest, aby jednostki korzystające z techniki informatycznej posiadały dokumentację uzupełnioną o:



  • wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

  • opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zgoda osób odpowiedzialnych za przyjęcie do eksploatacji nowego programu lub jego nowelizacji powinna być potwierdzona protokołem przyjęcia programu do użytkowania.

Analiza zgodności programu księgowego F-K

z ustawą o rachunkowości


Automatyzacja procesów księgowych, księgowość za pomocą systemu informatycznego, przetwarzanie dokumentów papierowych do postaci elektronicznej, to czynniki wpływające na skuteczność działań Działu Księgowości każdej instytucji. Program F-K pomocny jest w realizowaniu zadań należących do wykonania w obszarze pionu księgowego i zarazem korzystnie wpływa na ich efektywność.

Podstawą pracy w tym dziale jest przetwarzanie różnorodnych dowodów księgowych, zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych. Każdy system o charakterze finansowo - księgowym w zakresie wprowadzania danych, ich przetwarzania, archiwizacji i ochrony powinien spełniać wymogi obowiązujących przepisów, m.in. ustawy o rachunkowości.

Funkcje, jakie oferuje program F-K są w pełni zgodne z ustawą o rachunkowości. Program pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób pozwalający przedstawić prawdziwy i rzetelny obraz organizacji.

Aby zapewnić Państwa o zgodności programu F-K z ustawą o rachunkowości poniżej przedstawiamy analizę poszczególnych artykułów dotyczących prowadzenia ksiąg za pomocą komputera w odniesieniu do naszego systemu.



Art. 5

  1. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. […]

System pozwala na automatyczne utworzenie dekretu na podstawie zdefiniowanego przez użytkownika schematu przeksięgowania, który traktowany będzie jak bilans zamknięcia. Do bilansu otwarcia przenoszone są salda kont dokumentów wybranego rejestru księgowego łącznie z dokumentem bilansu zamknięcia.

Stany aktywów i pasywów wykazane w księgach rachunkowych na koniec roku, ujęte są następnie w tych samych wysokościach w otwartych księgach na następny rok obrotowy. Odbywa się to w programie za pomocą zlecenia Obsługa Bilans zamknięcia oraz zlecenia Obsługa → Bilans otwarcia.



Art. 6

[...]

  1. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Program umożliwia tworzenie harmonogramów rozliczania kosztów w czasie, polegające na wprowadzaniu w formie dokumentów planowanych księgowań kosztów w czasie wraz z podaniem terminów wykonania ich realizacji. Następnie system automatycznie księguje operacje zawierające się we wskazanym okresie. Rozliczanie kosztów dotyczących przyszłych okresów realizowane jest za pomocą zlecenia Dokumenty → Harmonogramy.

Art. 7

[...]

3. Wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

System umożliwia wprowadzenie zatwierdzonego przez jednostkę planu kont (zlecenie Konfiguracja → Syntetyczny plan kont oraz Konfiguracja → Analityczny plan kont), który pozwala na księgowanie operacji gospodarczych zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Po zaksięgowaniu wszystkich dowodów w danym okresie sprawozdawczym, istnieje możliwość ustalenia wartości poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów oraz zysków i strat nadzwyczajnych.



Art. 9

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

W programie F-K ewidencja rachunkowa prowadzona jest w walucie polskiej oraz w języku polskim.



Art. 10

1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

[…]

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

[…]

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. [...]

Wymagana ustawą dokumentacja w zakresie systemu informatycznego przedstawiona została w postaci załączników do niniejszej publikacji.



Art. 12

 1. Księgi rachunkowe otwiera się:



1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2) na początek każdego następnego roku obrotowego,

3) na dzień zmiany formy prawnej, z zastrzeżeniem ust. 3,

4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego

- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

2. Księgi rachunkowe zamyka się:

1) na dzień kończący rok obrotowy,

2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,

3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, z zastrzeżeniem ust. 3,

4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,

5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału.

6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,

7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. [...]
System umożliwia otwarcie oraz zamknięcie ksiąg rachunkowych w terminach wymaganych ustawą poprzez automatyczne bądź ręczne wprowadzenie bilansu otwarcia oraz bilansu zamknięcia. Metoda ręcznego wprowadzenia bilansu stosowana jest w szczególności w przypadku rozpoczęcia pracy z programem, natomiast w późniejszym etapie preferowana jest automatyczna metoda tworzenia niniejszych dokumentów. Automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia oparte jest na definicji schematu przeksięgowań określonego przez użytkownika systemu. Na podstawie tego schematu program automatycznie tworzy dokument będący bilansem zamknięcia. Automatycznie generowany bilans otwarcia tworzony jest na podstawie sald kont dokumentów wybranych rejestrów księgowych łącznie z dokumentem bilansu zamknięcia.

[...]

5. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3.

Automatycznie generowany bilans zamknięcia tworzony jest wyłącznie na podstawie zatwierdzonych dokumentów, czyli takich, które są zablokowane do edycji. Zatwierdzone dokumenty mogą być jedynie przeglądane, co zapewnia wyłączenie możliwości korekty poszczególnych zapisów księgowych stanowiących podstawę zamkniętych ksiąg rachunkowych.



Art. 13

1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Program F-K zapewnia prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmujących zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:



  • dziennik – przeznaczony do chronologicznego przedstawienia wszystkich operacji gospodarczych, używany w programie za pomocą zlecenia Dokumenty → Dziennik obrotów. Zlecenie to umożliwia również przedstawienie sumy obrotów z dokumentów w wybranych rejestrach bez wyszczególnienia pozycji księgowych.

  • księgę główną – przeznaczoną do przedstawienia w określonym porządku obrotów na wybranych kontach. Służy do tego zlecenie Zestawienia → Konta → Karty kontowe.

Dziennik i konta księgi głównej są prowadzone według poszczególnych rejestrów (zbiorów). Program zabezpiecza powiązanie poszczególnych rejestrów (zbiorów stanowiących księgi rachunkowe) w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej we wszystkich przypadkach spełnia wymogi zasady podwójnego księgowania.

  • księgi pomocnicze – są uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Są prowadzone w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system kartotek. W programie księgami pomocniczymi będą między innymi zlecenia:

raporty kasowe,

rozrachunki z kontrahentami,

rozrachunki z osobami,

zestawienie sprzedaży,

zestawienie zakupów,

karty wydatków.



    • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych realizowane są w programie za pomocą zleceń Zestawienia obrotów i sald dla księgi głównej oraz za pomocą zleceń wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg pomocniczych (m.in. Raporty kasowe, Rozrachunki z kontrahentami, Zestawienie sprzedaży, Zestawienie zakupów).

    • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – rolę inwentarza z uwzględnieniem art. 19 ust. 1 spełnia zestawienie obrotów i sald oraz zestawienia sald ksiąg pomocniczych.

3. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej w ust. 2 jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Program umożliwia wydrukowanie ksiąg rachunkowych lub przeniesienie ich na inny komputerowy nośnik danych. Każde wygenerowane zestawienie oraz zbiory danych mogą zostać w dowolnym momencie wydrukowane. Dostępne w programie zlecenie Specjalne → Archiwacja umożliwia wykonywanie kopii danych na dowolnym trwałym nośniku. Ponadto w zleceniu Dokumenty → Dziennik obrotów występuje możliwość eksportu dziennika do pliku, który następnie można zapisać na nośniku CD.



4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,

2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Wydruki rejestrów stanowiących księgi rachunkowe oraz generowane zestawienia zawierają w szczególności następujące elementy:



  • nazwę jednostki, której dotyczą,

  • nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej,

  • nazwę programu przetwarzania,

  • oznaczenia dotyczące roku obrotowego i okresu sprawozdawczego,

  • datę sporządzenia.



5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Program zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów poprzez automatyczną numerację pozycji dziennika, kontrolę chronologii zapisów w dzienniku oraz przenoszenie obrotów i sald. Wydruki ksiąg rachunkowych zawierają automatyczną numerację stron z oznaczeniem strony pierwszej i ostatniej oraz sumy pośrednie na każdej stronie obliczane w sposób ciągły w roku obrotowym.



6. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Program umożliwia wydrukowanie ksiąg rachunkowych, jak również przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych. Dostępne w programie zlecenie Specjalne → Archiwacja umożliwia wykonywanie kopii danych na dowolnym trwałym nośniku. Ponadto w zleceniu Dokumenty → Dziennik obrotów występuje możliwość eksportu dziennika do pliku, który następnie można zapisać na nośniku CD.



Art. 14

  1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Program F-K zawiera automatyczne mechanizmy umożliwiające chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych występujących w danym okresie sprawozdawczym. Dostępny w programie dziennik obrotów (zlecenie Dokumenty → Dziennik obrotów) zawiera dla poszczególnych operacji obroty WN i MA oraz wartości obrotów narastająco od początku roku, co pozwala na uzgodnienie z obrotami występującymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej (zlecenie Zestawienia → Konta → Zestawienia obrotów i sald).

  1. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Ewidencjonowane za pomocą programu F-K zapisy w dzienniku obrotów są kolejno numerowane za pomocą automatycznych mechanizmów. Sumy zapisów liczone są w sposób ciągły. Każdy zapis występujący w dzienniku obrotów zawiera informacje umożliwiające jednoznaczną identyfikację dowodów księgowych będących podstawą danej pozycji.

  1. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.

Program F-K umożliwia prowadzenie dzienników częściowych w ramach poszczególnych rejestrów księgowych oraz generowanie zestawień obrotów i sald dla wybranych rejestrów księgowych (zlecenie Dokumenty → Dziennik obrotów).

  1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Poszczególne pozycje dziennika obrotów posiadają automatycznie nadany numer pozycji. Ponadto każdy dokument zawiera dane umożliwiające identyfikację daty operacji oraz osoby, która dokonała wprowadzenia oraz zatwierdzenia dokumentu.

Art. 16

1. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. […]

Zapisy na kontach ksiąg pomocniczych (np. sprzedaż, zakupy, rozrachunki) zawierają zapisy wzbogacone o bardziej szczegółowe informacje niezbędne między innymi do celów podatkowych w przypadku sprzedaży bądź zakupów, do prawidłowego prowadzenia rozrachunków z pracownikami lub kontrahentami. Program udostępnia możliwość uzgodnienia danych ksiąg pomocniczych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.



Art. 17

1. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

2) rozrachunków z kontrahentami,

3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia,

4) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),

5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. […]

Definiowana struktura symbolu konta i możliwość wprowadzenia planu kont pozwala na zdefiniowanie przez użytkownika programu kont ksiąg pomocniczych.



Art. 18

1. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

  1. symbole lub nazwy kont,

  2. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

  3. sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

2. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Program umożliwia generowanie zestawienia obrotów i sald zgodnie z wymogami ustawy zawierającego między innymi następujące informacje:



  • symbole lub nazwy kont,

  • salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

  • sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia są zgodne z obrotami dziennika. Zestawienie może być sporządzane w każdym dowolnym terminie wymaganym wewnętrznymi procedurami organizacji lub przepisami prawa.

Art. 19

1. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. [...]

Rolę inwentarza wymaganego ustawą w programie F-K spełnia zestawienie obrotów i sald dostępne za pomocą zlecenia Zestawienia → Konta → Zestawienia obrotów i sald.



art.20

[…]

  1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

    1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

    2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

    3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

    4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zapisy księgowe w programie F-K generowane są na podstawie danych wprowadzonych przez użytkowników oraz wewnętrznych algorytmów programu. Niniejsze zapisy charakteryzują się następującymi cechami:

        • posiadają trwałą i czytelną postać w formie zapisu elektronicznego lub w formie wydruku komputerowego,

        • każdy zapis wprowadzony do programu lub wygenerowany w sposób automatyczny posiada unikatowy symbol operacji źródłowej oraz nazwę użytkownika odpowiedzialnego za wprowadzenie danego zapisu,

        • każdorazowe wprowadzenie zapisu operacji do programu F-K automatycznie weryfikowane jest poprzez kontrolę zgodności kont przeciwstawnych, bilansowania dokumentu oraz występowania wykorzystanego symbolu kont i analityk w ramach obowiązującego w danej jednostce zakładowego planu kont,

        • poszczególne zapisy księgowe ewidencjonowane za pomocą programu F-K objęte są systemową ochroną uniemożliwiającą ich usunięcie bądź modyfikację po weryfikacji i zatwierdzeniu danego zapisu.

art.23

  1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Program F-K zawiera mechanizm zatwierdzania dokumentów, który w sposób pewny gwarantuje pełną ochronę przed ewentualną próbą usunięcia, modyfikacji bądź ukrycia zapisów księgowych, poprzez zablokowanie określonych dokumentów do edycji.

2. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. datę dokonania operacji gospodarczej,

  2. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

  3. zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,

  4. kwotę i datę zapisu,

  5. oznaczenie kont, których dotyczy. […]

Każdy zapis księgowy ewidencjonowany za pomocą programu F-K posiada szczegółowe informacje dotyczące charakteru danej operacji gospodarczej. W ramach niniejszych informacji można w szczególności zidentyfikować następujące elementy:

      • data operacji gospodarczej,

      • numer identyfikacyjny oraz rodzaj dowodu księgowego,

      • opis operacji gospodarczej,

      • kwota operacji gospodarczej oraz data zapisu,

      • symbol kont, których dotyczy operacja gospodarcza.

[…]

        1. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie.

Mechanizmy zastosowane w programie F-K automatycznie tworzą zapisy w dzienniku obrotów na podstawie danych księgi głównej. Każda pozycja dziennika zawiera numer identyfikacyjny dokumentu, który stanowił podstawę jej utworzenia.

art.24

  1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

  2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

  3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

  4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

    1. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

    2. zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

    3. w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,

    4. zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. […]

Program F-K posiada wewnętrzne mechanizmy oraz funkcje umożliwiające weryfikację ewidencjonowanych danych. Weryfikacja dokumentów pod kątem ich merytorycznej zgodności odbywa się podczas zapisu dokumentu księgowego. Kontrolowane są następujące elementy:

      • chronologiczna ewidencja kolejnych dokumentów,

      • bilansowanie się dokumentu,

      • zgodność wykorzystywanych kont z planem kont,

      • zgodność powiązań z planem kont,

      • zgodność kont przeciwstawnych,

      • kwoty w dokumencie,

      • zgodność definicji placówki z wykazem placówek,

      • zgodność powiązania placówki z rejestrem księgowym,

      • występowanie kontrahenta w wykazie kontrahentów,

      • zgodność powiązania kontrahenta z rejestrem księgowym,

      • występowanie osoby w wykazie osobowym,

      • zgodność zadań z wykazem zadań,

      • zgodność składnika w wykazie składników zadania,

      • zgodność symbolu kontrahenta,

      • zgodność symbolu osoby.

Art. 25

1. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:

[...]

2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

2. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust. 1 pkt 2.

Korekta ujawnionych błędów w zapisach księgowych sporządzonych za pomocą programu F-K odbywa się poprzez wprowadzanie dodatnich lub ujemnych zapisów korygujących (zlecenie Dokumenty → Dokumenty księgowe).



Art. 26

1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

[...]

2) [...] oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. […]

Na wymagany ustawą termin jak również na dowolny termin możliwe jest generowanie potwierdzeń sald dla kontrahentów. Operację umożliwia zlecenie Finanse → Potwierdzenie sald. Po wprowadzeniu wymaganych parametrów określających zakres należności program wygeneruje potwierdzenia sald według zadanych kryteriów.



Art. 39

  1. Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. […]

Program umożliwia tworzenie harmonogramów rozliczania kosztów w czasie, polegające na wprowadzaniu w formie dokumentów planowanych księgowań kosztów w czasie wraz z podaniem terminów wykonania ich realizacji. Następnie system automatycznie księguje operacje zawierające się we wskazanym okresie. Rozliczanie kosztów dotyczących przyszłych okresów realizowane jest za pomocą zlecenia Dokumenty → Harmonogramy.

Art. 71

[…]

  1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych  i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Wymagana ustawą dokumentacja w zakresie ochrony danych systemu informatycznego przedstawiona została w postaci załącznika do niniejszej publikacji.

ZAŁĄCZNIK 1

Główne funkcje programu księgowego F-K



Funkcje programu można podzielić na następujące grupy:

      • definiowanie parametrów pracy programu F-K,

      • wprowadzanie danych,

      • określanie planu finansowego,

      • tworzenie bilansów otwarcia i zamknięcia,

      • tworzenie zestawień,

      • wyszukiwanie dokumentów,

      • współpraca z innymi programami systemu,

      • funkcje techniczne.

Funkcje związane z ustawianiem parametrów pracy systemu księgowego są realizowane przez zlecenia zgrupowane pod nazwą Konfiguracja oraz Parametry. Definicja systemu jest niezbędna, aby program mógł być eksploatowany. Obejmuje ona następujące elementy:

      • definicja struktury konta - konto w programie może mieć do 30 znaków alfanumerycznych, podzielonych na grupy, pierwszy element struktury konta to identyfikator konta syntetycznego, a pozostałe grupy to analityka tego konta,

      • wprowadzanie danych użytkownika programu,

      • definiowanie kont sprzedaży - do zestawień sprzedaży (podatek VAT),

      • definiowanie kont zakupów - do zestawień zakupów (podatek VAT),

      • definicja wykazu rejestrów księgowych - umożliwia podzielenie w prosty sposób całej działalności według własnych kryteriów (np. źródła finansowania, rodzaju działalności, podziału organizacyjnego). Jest to szczególnie przydatne w przypadku szerokiego zakresu działalności. W instytucjach małych lub o wąskim zakresie działalności wszystkie dokumenty można gromadzić w ramach jednego rejestru. Dostęp do każdego rejestru może być definiowany osobno dla poszczególnych użytkowników programu.

      • definicja planu kont - służy do określenia kont, jakie mogą być używane w programie (przykładowy plan kont dostarczany jest wraz z programem). Plan kont może być modyfikowany w każdej chwili zgodnie z potrzebami. Dla każdego z wprowadzanych kont podaje się typ i rodzaj danego konta (np. konto dochodów, wydatków, konto pozabilansowe), rodzaj salda prowadzonego na tym koncie (dwustronne lub jednostronne), stronę, po której może wystąpić konto w dokumencie i krótki opis konta. Po wprowadzeniu konta do planu kont określa się, w którym rejestrze księgowym można użyć danego konta, gdyż niekoniecznie musi być ono dostępne we wszystkich rejestrach (wykorzystując zlecenie Rejestry → Powiązanie planu kont).

      • definicja wykazu kont przeciwstawnych - została wprowadzona, aby umożliwić kontrolę poprawności doboru par kont syntetycznych w zapisach księgujących. W trakcie wprowadzania danych (zlecenie Dokumenty księgowe), konta z zapisu księgowego są porównywane ze stworzonym przez użytkownika wykazem. Jeśli sprawdzana para kont nie znajduje się w wykazie, to sytuacja taka jest sygnalizowana jako błąd. Tworzenie wykazu kont przeciwstawnych polega na podaniu par kont korespondujących ze sobą (po stronie Wn i Ma).

      • definicja wykazu placówek - służy do określenia symboli placówek, które będą używane w programie. Po wprowadzeniu placówki do rejestru, określa się, w którym rejestrze księgowym może wystąpić dana placówka, gdyż niekoniecznie musi być ona dostępna we wszystkich rejestrach (wykorzystując zlecenie Rejestry → Powiązanie placówek).

      • wprowadzenie wykazu kontrahentów - służy do określenia symboli kontrahentów, które będą używane w programie.

      • wykaz symboli zadań budżetowych umożliwia wprowadzenie planu i kontrolę jego realizacji z dokładności do poszczególnych zadań budżetowych realizowanych przez placówkę.

Tak szeroki zakres danych definiowalnych przez użytkownika sprawia, że program jest bardzo elastyczny. Dane wprowadzone do rejestrów mogą być, w każdej chwili modyfikowane. Początkowy nakład pracy związany z wprowadzeniem tych danych jest rekompensowany wygodą wprowadzania zmian lub uzupełnień, jeśli nastąpi konieczność ich dokonania.

Wprowadzanie danych - księgowanie (dekretacja) - odbywa się w formularzu wyświetlanym na ekranie monitora. Wszystkie operacje księgowe są zapisywane przez program w formie dokumentów, które mogą być podzielone na wiele rejestrów księgowych. Dokument składa się z nagłówka i wykazu pozycji dokumentu.

W trakcie dekretacji sprawdzane jest między innymi:


      • istnienie konta w planie kont dla strony Wn i Ma,

      • istnienie symbolu placówki,

      • istnienie symbolu kontrahenta,

      • istnienie osoby w danej placówce,

      • zgodność kont przeciwstawnych,

      • bilansowanie się pozycji prostej i złożonej.

W trakcie wprowadzania pozycji dokumentu użytkownik posiada wiele mechanizmów pozwalających na przyspieszenie procesu wprowadzania informacji. Podstawowe mechanizmy to:

      • dostęp do słowników (i wybieranie z nich informacji):

  • słownik kont,

  • słownik zadań budżetowych,

  • słownik składników zadań,

  • słownik placówek,

  • słownik osób,

  • słownik kontrahentów,

  • słownik zadań i ich składników;

  • definiowanie i używanie schematów automatycznego księgowania,

  • podpowiedź o nierozliczonych fakturach kontrahenta.

Określanie planu finansowego - plan służy do kontrolowanego śledzenia wydatków z dowolnego konta, dowolnego rejestru księgowego. Podczas wyświetlania stanu kont lub sprawozdań można porównać stan realizacji wydatków z planem.

Współpraca z innymi programami systemu realizowana jest przez zastosowanie wspólnej bazy danych. Elementy wspólne wprowadzone w jednym z programów, widoczne są dla użytkowników innych aplikacji systemu Qrezus.

Bilanse - program wyposażony jest w mechanizmy do automatycznego tworzenia dokumentu przeksięgowania na zakończenie roku obrachunkowego i do utworzenia dokumentu BO. Użytkownik musi podać tylko schemat przeksięgowania i datę wykonania bilansu zamknięcia. Wszystkie pozostałe operacje zostaną wykonane przez system automatycznie.

Zestawienia - program zawiera duży zbiór zestawień, pozwalających przeglądać informację księgową według różnych płaszczyzn. Do podstawowych zestawień realizowanych przez program należą:



  • zestawienie obrotów i sald dla kont syntetycznie i analitycznie,

  • dziennik obrotów z dokumentów zatwierdzonych,

  • zestawienia zakupów i sprzedaży - w szczególności podatku VAT,

  • karty kontowe,

  • karty kont obrotów dobowych i miesięcznych.

Kolejną grupę stanowią zestawienia do analizy wydatków i kosztów wg klasyfikacji budżetowej:

  • zestawienia budżetowe - umożliwia przegląd i porównywanie danych z różnych kont, uwzględniając tylko wskazaną pozycję analityki kont – za pomocą tego zestawienia można np. porównać koszty i wydatki wg działów, rozdziałów lub paragrafów,

  • zestawienia kosztów według rodzaju - zestawienie wyświetla informacje o obrotach kont kosztów w rozbiciu na placówki, w których te koszty powstały,

  • zestawienia kosztów według działalności - zestawienie wyświetla informacje o obrotach kont kosztów dla poszczególnych placówek w rozbiciu na konta,

  • karta wydatków,

  • druki Rb:

  • Rb-23 - miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych;

  • Rb-27 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych;

  • Rb-27S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego;

  • Rb-27ZZ - kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami;

  • Rb-28 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych;

  • Rb-28NW - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego;

  • Rb-28S - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego;

  • Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

  • Rb-N - kwartalne sprawozdanie o stanie należności;

  • Rb-30 - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych;

  • Rb-31 - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych;

  • Rb-32 - półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych;

  • Rb-50 - kwartalne sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami.

Program F-K dysponuje również zestawieniami rozrachunkowymi i pomocniczymi oraz elastycznymi mechanizmami konfiguracji zestawienia obrotów i sald umożliwiających wykonanie:

  • zestawienia rozrachunkowego z kontrahentami i osobami,

  • sprawozdania z obrotów w rozbiciu na placówki,

  • sprawozdania z obrotów w rozbiciu na kontrahentów,

  • sprawozdania z obrotów w rozbiciu na osoby.

    Program rejestruje wszystkie wysłane dokumenty dotyczące rozrachunków z kontrahentami:

  • noty odsetkowe,

  • wezwania do zapłaty,

  • potwierdzenia zgodności sald.

Wyszukiwanie dokumentów - program F-K wyposażony jest w mechanizmy do wyszukiwania dokumentów spełniających zadane kryteria. Dzięki temu mechanizmowi ułatwione jest odnalezienie błędu, jaki został popełniony w trakcie księgowania.
Funkcje techniczne programu są wykonywane przez zlecenia zgrupowane pod nazwą Specjalne. Funkcje techniczne są związane z wprowadzaniem rejestru użytkowników programu oraz tworzeniem archiwum. Są one następujące:

  • wprowadzanie rejestru użytkowników, ich uprawnień oraz haseł,

  • archiwacja i odtwarzanie danych.

Ważną cechą programu są bogate możliwości drukowania informacji. Niemal wszystkie rejestry i formularze prezentowane na ekranie mogą być wydrukowane. Z kolei wydawnictwa programu są nie tylko drukowane - przed wydrukowaniem istnieje możliwość obejrzenia ich na ekranie monitora,
co niezwykle przyśpiesza i czyni wygodniejszym dostęp do informacji. W ramach istotnych udogodnień należy wymienić również możliwość drukowania faktur w trakcie dekretacji na podstawie informacji zawartych w pozycjach dokumentu

ZAŁĄCZNIK 2

Algorytmy obliczeniowe programu księgowego F-K

Program F-K posiada zaimplementowany zestaw algorytmów, za pomocą których generowane są obliczenia oraz zestawienia danych, mianowicie:



  • algorytm wyznaczający saldo kont nie będących kontami rozrachunkowymi,

  • algorytm wyznaczający saldo kont rozrachunkowych z kontrahentami,

  • algorytm wyznaczający saldo kont rozrachunkowych z osobami,

  • algorytm wyznaczający saldo kont syntetycznych,

  • algorytm obliczania not odsetkowych.




  1. Algorytm wyznaczający saldo kont nie będących kontami rozrachunkowymi

a) jeżeli:

|wartość obrotu strony WN| > |wartość obrotu strony MA|

wówczas:

saldo WN = wartość obrotu strony WN – wartość obrotu strony MA

b) jeżeli:

|wartość obrotu strony WN| < |wartość obrotu strony MA|

wówczas:

saldo MA = wartość obrotu strony MA – wartość obrotu strony WN


c) jeżeli:

|wartość obrotu strony WN| = |wartość obrotu strony MA|

wówczas:

saldo = 0



  1. Algorytm wyznaczający saldo kont rozrachunkowych z kontrahentami

Saldo kont rozrachunkowych z kontrahentami wyznaczane jest na podstawie sumy sald wszystkich kont oznaczonych w programie jako konta rozrachunkowe z kontrahentami (zlecenie Konfiguracja → Syntetyczny plan kont ). Dla poszczególnych kont oraz kontrahentów wyznaczana jest wartość salda na podstawie ewidencjonowanych rozrachunków i następnie ustalana jest wartość salda konta jako suma wyznaczonych sald częściowych.

  1. Algorytm wyznaczający saldo kont rozrachunkowych z osobami

Saldo kont rozrachunkowych z osobami wyznaczane jest na podstawie sumy sald wszystkich kont oznaczonych w programie jako konta rozrachunkowe z osobami (zlecenie Konfiguracja → Syntetyczny plan kont). Dla poszczególnych kont oraz osób wyznaczana jest wartość salda na podstawie ewidencjonowanych rozrachunków i następnie ustalana jest wartość salda konta jako suma wyznaczonych sald częściowych.

  1. Algorytm wyznaczający saldo kont syntetycznych

    1. konto z saldem jednostronnym

Jeżeli konto oznaczone jest jako konto z saldem jednostronnym wówczas saldo danego konta wyznaczane jest na podstawie sumy jego obrotów.

    1. konto z saldem dwustronnym

Jeżeli konto oznaczone jest jako konto z saldem dwustronnym wówczas saldo danego konta wyznaczane jest jako suma sald kont analitycznych.


  1. Algorytm obliczania not odsetkowych

Wartość not odsetkowych dla kontrahentów generowana jest na podstawie poniższego wzoru:

gdzie:

wart_odsetek – wartość odsetek,

wart_zaleg. – wartość zaległości,

proc._odsetek – wartość procentu odsetek za zwłokę (zlecenie Parametry → Odsetki karne),

liczba_dni_zaleg. – liczba dni zaległości.

ZAŁĄCZNIK 3

Struktura plików programu księgowego F-K

Program F-K wykorzystuje mechanizmy środowiska baz danych Sybase Adaptive Server Anywhere. Baza danych zapisana jest w pliku QNT_dane.db oraz pliku pomocniczym QNT_dane.log.



  • QNT_dane.db – jest to główny plik bazy danych zawierający wszystkie informacje konieczne do prawidłowej pracy systemu;

  • QNT_dane.log – jest plikiem technicznym zawierającym zakodowany wykaz wykonanych operacji a także dane statystyczne służące optymalizacji pracy systemu bazodanowego;

ZAŁĄCZNIK 4

Ochrona danych w programie księgowym F-K
Ochrona zbiorów danych w programie F-K realizowana jest poprzez implementację funkcji archiwizacji danych oraz zabezpieczenie programu przed niepożądanym użyciem jego funkcji przez osoby postronne.

Funkcje archiwizacji oraz odtwarzania danych w programie F-K dostępne są za pomocą zleceń Specjalne  Archiwacja oraz Specjalne  Odtwarzanie.

Archiwizacja jest operacją, w ramach której wykonywana jest pełna kopia zbiorów programu.

Możliwe jest wykonanie kopii zbiorów programu na dysku elastycznym lub do określonego pliku dyskowego, co zapewnia wysoką trwałość niniejszej kopii danych.

Zabezpieczenie programu przed niepożądanym użyciem jego funkcji przez osoby postronne realizowane jest za pomocą kontroli danych w planszy wejściowej oraz poprzez rozbudowany system uprawnień do realizacji poszczególnych operacji i dostępu do określonych danych programu.

Uruchomienie programu F-K wymaga wprowadzenia następujących elementów:



  • nazwa użytkownika - należy podać własną nazwę, która musi się znajdować w rejestrze użytkowników (rejestr użytkowników jest wprowadzany w zleceniu Specjalne  Rejestr użytkowników),

  • hasło - każdy użytkownik posiada własne hasło (wprowadzone w zleceniu Specjalne  Zmiana hasła); przy wprowadzaniu hasła na ekranie w miejscu wprowadzanych znaków są wyświetlane gwiazdki * - jest to celowe działanie programu, dzięki czemu nie jest możliwe podejrzenie hasła przez obce osoby. Program wyposażony jest w mechanizm sprawdzający (zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024) datę zmiany hasła 6 znakowego i przypominający o konieczności jego aktualizacji.

Ponadto dla każdego użytkownika posiadającego własny, unikatowy identyfikator, istnieje możliwość określenia szczegółowych informacji o zakresie uprawnień do realizacji poszczególnych operacji oraz dostępu do określonych danych programu. W szczególności w ramach czynności administracyjnych można określić dostęp do poszczególnych rejestrów księgowych oraz dostęp do następujących funkcji programu:

  • odczyt danych;

  • modyfikacja danych;

  • wprowadzanie nowych informacji;

  • usuwanie informacji z bazy danych;

  • archiwizacja danych;

  • odtwarzanie danych;

  • realizacja zestawień;

  • zmiana parametrów pracy programu;

  • tworzenie raportów kasowych;

  • wprowadzanie i księgowanie Rb;

  • zmiana danych użytkowników;

  • akceptacja dokumentów;

  • zmiana definicji struktury konta i planu kont;

  • księgowanie raportów kasowych;

  • tworzenie dekretów z Rk i Rb;

  • edycja rejestru kontrahentów.

Program wyposażony jest również w mechanizm zapamiętywania daty pierwszego wprowadzenia danych kontrahenta do systemu oraz symbolu identyfikacyjnego operatora wprowadzającego te dane (Wykazy  Kontrahenci).

1. Program finansowo-księgowy Quorum F-K

Protokół potwierdzający przyjęcie programu księgowego Quorum F-K do użytkowania
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

(Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami), potwierdzamy przyjęcie

programu księgowego Quorum F-K w wersji 4.00 autorstwa firmy QNT Systemy

Informatyczne Sp. z o.o. do użytkowania od dnia 01.01.2006 r.

Program został zainstalowany w katalogu \\Ug_kolno\Urzad\QNT na serwerze Urzędu Gminy Kolno w pokoju Nr 207.

30 listopada 2010 r.



(data) (zatwierdził)




©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna