Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego i wyniku wykonania budżetu m st. Warszawy



Pobieranie 144.44 Kb.
Strona1/3
Data28.04.2016
Rozmiar144.44 Kb.
  1   2   3
Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 3222/2012

Prezydenta m.st. Warszawy

z dnia 13 sierpnia 2012r


Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego
i wyniku wykonania budżetu m.st. Warszawy


  1. Postanowienia ogólne





  1. Księgi rachunkowe prowadzi się w Biurze Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy, Biurze Podatków i Egzekucji Urzędu m.st. Warszawy oraz w wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo – księgowych. Księgi rachunkowe prowadzi się oddzielnie dla budżetu i jednostek budżetowych przy zastosowaniu technik ręcznych lub komputerowych.




  1. Księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. 2009r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) oraz wydanych na ich podstawie obowiązujących rozporządzeń Ministra Finansów.




  1. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego tj. na dzień
    1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy tj. na 31 grudnia, przy czym:

  1. ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy przez Radę m. st. Warszawy,

  2. zamknięcie polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi.




  1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, w skład którego wchodzą okresy sprawozdawcze: miesiąc, kwartał, półrocze, na koniec których dokonuje się sumowania obrotów w dzienniku i na kontach księgi głównej, dla potrzeb wzajemnego uzgodnienia tych obrotów, a także sumowania obrotów i ustalenia sald na kontach ksiąg pomocniczych, w celu uzgodnienia zapisów na tych kontach z zapisami na kontach syntetycznych.




  1. Księgi rachunkowe są:

  1. oznaczone nazwą jednostki, nazwą rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,

  2. prowadzone w języku i w walucie polskiej (w złotych i groszach),

  3. wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

  4. przechowywane starannie w ustalonej kolejności.




  1. Podstawą gospodarki finansowej Urzędu m.st. Warszawy jest plan finansowy określony uchwałą Rady m.st. Warszawy ujęty w budżecie m.st. Warszawy, odrębnie dla części ogólnomiejskiej, dla której ewidencję księgową prowadzi Biuro Księgowości
    i Kontrasygnaty oraz Biuro Podatków i Egzekucji Urzędu m.st. Warszawy, natomiast dla Dzielnic m.st. Warszawy – załącznik dzielnicowy do budżetu m.st. Warszawy, dla których ewidencję księgową prowadzą wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach budżetowo-księgowych.




  1. Ilekroć mowa o systemie SAP, należy rozumieć przez to Zintegrowany System Zarządzania Urzędem SAP.




  1. Ilekroć mowa Miasto, należy rozumieć jednostkę samorządu terytorialnego Miasto Stołeczne Warszawa.




  1. Ilekroć mowa o budżecie dzielnicy należy rozumieć załącznik dzielnicowy do budżetu m.st Warszawy.



  1. Ewidencja zdarzeń gospodarczych





  1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są zatwierdzone dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych zgodnie ze stanem faktycznym.




  1. Podstawą zapisu mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody zastępcze, dokumentujące operacje:

  1. służące do dokonania zbiorczych zapisów dowodów źródłowych,

  2. wystawione przejściowo do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego.




  1. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną,
    w porządku chronologicznym i systematycznym, tj. na bieżąco, w kolejności dat ich powstawania, z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.




  1. Stany aktywów i pasywów wykazane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych wykazywane są w tej samej wysokości jako bilans otwarcia na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.




  1. W księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie przychody i koszty danego okresu obrachunkowego w momencie ich wystąpienia, z zastrzeżeniem ust. 6.




  1. W celu dotrzymania terminów sporządzania sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych w ewidencji księgowej – w kosztach i zobowiązaniach – ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych wystawionych przez kontrahentów, przekazanych do Biura Księgowości i Kontrasygnaty/wydziałów dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo-księgowych w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów przekazanych do Biura Księgowości i Kontrasygnaty/wydziałów dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo-księgowych w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te, które wpłynęły nie później niż na 4 dni robocze przed terminem sporządzania sprawozdań kwartalnych, z wyjątkiem dokumentów księgowych dotyczących rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników oraz wypłat dla pracowników Urzędu m.st. Warszawy i osób niebędących pracownikami Urzędu m.st. Warszawy, które księguje się w miesiącu otrzymania rozliczenia zaliczki, rachunku, wyciągu zbiorczego z listy płac. Po tym terminie dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym dotarły do Biura Księgowości i Kontrasygnaty/wydziałów dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo-księgowych. Zgodnie z zasadą istotności powyższy zapis nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy. W przypadku sprawozdań rocznych należy ująć w księgach rachunkowych roku obrotowego wszystkie zobowiązania dotyczące danego roku obrotowego.




  1. Ewidencja kasowego wykonania wydatków strukturalnych kwalifikowanych prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami, określonymi przez Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych w następujący sposób:

  1. na koncie 130 – rachunek bieżący jednostki budżetowej wg klasyfikacji wydatków strukturalnych, jeśli umożliwia dodatkową ewidencję analityczną wykorzystywany przez jednostkę program finansowo-księgowy lub,

  2. na koncie pozabilansowym 975 – wydatki strukturalne,

W systemie SAP wydatek strukturalny księgowany jest zgodnie z klasyfikacją wydatków strukturalnych w kodzie referencyjnym 3 z wyjątkiem list płac sporządzanych w systemie SAP moduł HR.

Prowadzona ewidencja wydatków strukturalnych powinna pozwolić na prawidłowe sporządzanie rocznego sprawozdania RB-WSa o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu terytorialnego.




  1. W celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu, operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetowych m. st. Warszawy ujmowane są w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na rachunkach bankowych i w kasie.




  1. W ewidencji ujmowane są wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatności dochodów
    i wydatków, a w zakresie wydatków – zaangażowanie środków – prowadzone
    w ewidencji pozabilansowej.




  1. Dopuszcza się stosowanie uproszczeń polegających na zbiorczym księgowaniu operacji gospodarczych jednorodnych przeprowadzonych w ciągu dnia, dotyczy m.in. przelewów na rachunki osobiste wynagrodzeń pracowników, wypłat dla zleceniobiorców
    i stypendystów, diet radnych i innych wypłat dla osób fizycznych realizowanych
    z rachunków płacowych.




  1. Dopuszcza się stosowanie uproszczeń w ewidencji księgowej mandatów wystawianych przez Straż Miejską polegającą na syntetycznym księgowaniu za okresy miesięczne operacji księgowych w zakresie zbiorczych przypisów należności z tytułu nałożonych mandatów za dany miesiąc oraz zbiorczych przeksięgowań pomiędzy kontami analitycznymi dokonanymi w ewidencji analitycznej mandatów „Windykacja”.




  1. W przypadku dokonywanych automatycznych księgowań w księgach rachunkowych, odstępuje się od umieszczania dekretacji oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację na dowodach księgowych. Automatyczne księgowania dotyczą m.in:

  1. na kontach technicznych utworzonych do rachunków bankowych a kontami rachunków bankowych,

  2. listami płac sporządzanymi w systemie SAP moduł HR,

  3. środków na lokatach,

  4. rozliczeń Urzędu m.st. Warszawy z dzielnicami i jednostkami budżetowymi m.st. Warszawy z tytułu pobranych przez dzielnice i jednostki budżetowe środków na wydatki z rachunku podstawowego budżetu oraz przekazanych przez dzielnice i jednostki budżetowe na rachunek podstawowy budżetu dochodów gromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych,

  5. innych wynikających z prowadzonych automatycznych księgowań.




  1. W ewidencji księgowej Urzędu m.st. Warszawy prowadzonej przez Biuro Księgowości
    i Kontrasygnaty ujmuje się na koniec roku budżetowego w przychodach, w kwotach zbiorczych dochody budżetu Miasta nie ujęte w planach finansowych samorządowych jednostek budżetowych za dany rok budżetowy. Dotyczy to m.in. subwencji, dotacji, opłaty skarbowej, podatków realizowanych przez Urzędy Skarbowe i udziałów Miasta w podatkach budżetu Państwa. W ciągu roku budżetowego powyższe wpływy dokonywane są na rachunek podstawowy budżetu Miasta i księgowane są w księdze budżetu jako zrealizowane dochody budżetowe oraz wykazywane w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu m.st. Warszawy sporządzanym przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty.




  1. Nie obejmuje się gospodarką magazynową:

  1. zakupionych w niewielkich ilościach i wydanych bezpośrednio do zużycia materiałów biurowych, środków czystości i drobnych materiałów przeznaczonych do napraw sprzętu - materiały te są odnoszone w koszty bezpośrednio po zakupie,

  2. materiałów promocyjnych, folderów, drobnych upominków, które podlegają ewidencji ilościowej prowadzonej przez pracownika Biura/Wydziału merytorycznego dla Dzielnicy i są odnoszone w koszty bezpośrednio po zakupie.




  1. W zakresie gospodarki zapasami materiałowymi, z zastrzeżeniem ust.14, prowadzi się w magazynach ewidencję analityczną ilościowo - wartościową:

  1. artykułów biurowych, artykułów spożywczych dla celów reprezentacyjnych - przez pracownika w Biurze Administracyjno-Gospodarczym/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur, materialnie odpowiedzialnego za stan magazynu,

  2. akcesoriów komputerowych - przez pracownika w Biurze Administracyjno-Gospodarczym/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur, odpowiedzialnego za stan magazynu,

  3. druków komunikacyjnych ścisłego zarachowania oraz tablic rejestracyjnych pojazdów - przez pracownika Biura Administracji i Spraw Obywatelskich/Delegatury Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, odpowiedzialnego za stan magazynu,

  4. artykułów czystościowo-chemicznych - przez pracownika w Biurze Administracyjno-Gospodarczym/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur, odpowiedzialnego za stan magazynu,

  5. akcesoriów technicznych - przez pracownika w Biurze Administracyjno-Gospodarczym/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur, odpowiedzialnego za stan magazynu,

  6. materiałów w Laboratorium Chemicznym – przez pracownika w Biurze Ochrony Środowiska, odpowiedzialnego za stan magazynu.




  1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości do 3.500 zł i okresie używania dłuższym niż 1 rok są:

  1. finansowane ze środków obrotowych,

  2. ewidencjonowane jako pozostałe środki trwałe w używaniu na koncie 013 i wartości niematerialne i prawne na koncie 020 w miesiącu przekazania ich do używania po zakupie.




  1. Pozostałe środki trwałe w używaniu o wartości mniejszej/równej 500 zł o charakterze wyposażenia biura:

  1. np. kosze, zasłony, firany, karnisze, wykładziny - księgowane są bezpośrednio
    w koszty w momencie oddania ich do użytkowania,

  2. np. lampki biurowe, czajniki elektryczne, lustra, tablice korkowe księgowane są
    w koszty w momencie oddania ich do użytkowania. Kontrola ich stanu prowadzona jest przez Biuro Administracyjno-Gospodarcze/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur na kartach ewidencyjnych wyposażenia pracowników,

  3. drobne akcesoria komputerowe księgowane są w koszty w momencie oddania ich do użytkowania. Kontrola ich stanu prowadzona jest przez Biuro Informatyki i Przetwarzania Informacji/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur na kartach ewidencyjnych wyposażenia pracowników.




  1. Pozostałe środki trwałe w używaniu bez względu na ich wartość początkową i okres użytkowania kupowane są ze środków obrotowych i ewidencjonowane:

  1. meble, dywany, telefony, środki dydaktyczne na koncie 013,

  2. książki (literatura fachowa) księgowane są bezpośrednio w koszty w momencie ich przekazania do użytkowania. Ponadto ujmowane są w rejestrze prowadzonym
    w Biurze Administracyjno-Gospodarczym/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur i podlegają wpisowi do kart ewidencyjnych wyposażenia pracowników,

  3. odzież robocza i umundurowanie księgowane są bezpośrednio w koszty
    w momencie ich przekazania do użytkowania i podlegają wpisowi do kart ewidencyjnych wyposażenia pracowników. Karty ewidencyjne wyposażenia pracowników prowadzone są w Biurze Administracyjno-Gospodarczym/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur.




  1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, np. licencje na oprogramowanie komputerowe, o wartości jednostkowej powyżej 3.500 zł i okresie używania dłuższym niż rok (z wyjątkiem wymienionych w ust. 18) są kupowane ze środków inwestycyjnych.




  1. Wartość początkową środków trwałych powiększa się o sumę wydatków poniesionych na ich ulepszenie, jeżeli wydatki te jednorazowo lub suma wydatków w ciągu roku budżetowego przekraczają kwotę 3.500 zł, przy czym pod pojęciem ulepszenia należy rozumieć przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środka trwałego. Ulepszenie stanowi unowocześnienie środka trwałego, które podnosi jego wartość techniczną, użytkową jak również powoduje przystosowanie składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż pierwotne jego przeznaczenie albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych. Natomiast wydatki poniesione na przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych części składowych są wydatkami poniesionymi na remont i nie powiększają wartości środka trwałego.




  1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne (z wyjątkiem wymienionych w ust. 17 i 18 pkt. 2 i 3) podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej w księgach rachunkowych oraz w ewidencji ilościowo-wartościowej w księgach inwentarzowych prowadzonych przez Biuro Administracyjno-Gospodarcze, Biuro Informatyki i Przetwarzania Informacji/wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach administracyjno-gospodarczych urzędu dzielnicy i delegatur.




  1. Środki trwałe, w tym prawo wieczystego użytkowania gruntu oraz wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 19 podlegają amortyzacji i umorzeniu nie rzadziej niż raz w roku, według stawek amortyzacyjnych określonych w załączniku Nr 7 do niniejszego zarządzenia.




  1. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne amortyzuje się metodą liniową
    zwaną metodą równomiernych odpisów.




  1. Rozpoczęcie amortyzacji następuje w następnym miesiącu po przyjęciu do użytkowania majątku, o którym mowa w ust. 23, a jej zakończenie, nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową ww. majątku lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży bądź stwierdzenia jego niedoboru,
    z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości majątku.




  1. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust.16 i 18 pkt.1, podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.




  1. Nie podlegają umorzeniu grunty oraz dobra kultury.




  1. Dobra kultury – dzieła sztuki stanowiące własność m.st. Warszawy podlegają ewidencji syntetycznej i analitycznej.

Ewidencję syntetyczną wartościową dzieł sztuki prowadzi Biuro Księgowości
i Kontrasygnaty /wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach budżetowo-księgowych, w oparciu o dokumenty dostarczone przez Biuro Kultury/wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach działalności kulturalnej oraz instytucji kultury.

Ewidencję analityczną ilościowo-wartościową dzieł sztuki prowadzi Biuro Kultury/wydziały dla dzielnicy właściwe w sprawach działalności kulturalnej oraz instytucji kultury.




  1. 1) Grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntów stanowiące własność m.st
    Warszawy podlegają ewidencji syntetycznej i analitycznej.

Ewidencję syntetyczną wartościową gruntów i prawa wieczystego użytkowania prowadzi Biuro Księgowości Kontrasygnaty/wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach budżetowo-księgowych, w oparciu o dokumenty dostarczone przez Biuro Gospodarki Nieruchomościami/Delegaturę Biura Gospodarki Nieruchomościami.

Ewidencję analityczną ilościowo-wartościową gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntów prowadzi Biuro Gospodarki Nieruchomościami/Delegatura Biura Gospodarki Nieruchomościami, w ramach baz danych dotyczących gruntów, w oparciu o wartości wynikające z:



  1. kart inwetaryzacyjnych nieruchomości objętych decyzjami Wojewody Mazowieckiego,

  2. aktów notarialnych, umów kupna-sprzedaży (powiększone o koszty związane
    z zakupem),

  3. innych kosztów związanych z nabyciem gruntów (np. sporządzanie map, wyrysów, wypisów).

2) W przypadku prowadzenia przez wydziały dla dzielnicy właściwe w sprawach gospodarki nieruchomościami spraw dotyczących nieodpłatnego nabycia/zbycia, zakupu, sprzedaży, zamiany itp. nieruchomości w tym gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów, wydziały te niezwłocznie przekazują stosowne dokumenty do właściwej dla dzielnicy Delegatury Biura Gospodarki Nieruchomości, w celu ujęcia w ewidencji analitycznej, ilościowo-wartościowej gruntów i prawa wieczystego użytkowania gruntu.


  1. W przypadku nabywania lub zbywania nieruchomości składającej się z gruntu wraz z naniesieniami Biuro Gospodarki Nieruchomościami/wydziały właściwe w sprawach nieruchomości m.st. Warszawy położone na obszarach dzielnic powinny dołożyć wszelkich starań aby w akcie notarialnym określona została wartość gruntu i poszczególnych naniesień na nieruchomości .

Określenie wartości nabywanych/zbywanych nieruchomości pozwoli na prawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej majątku trwałego.
W przypadku nabywania nieruchomości, którymi zarządzanie jest w kompetencjach innych biur, Biuro Gospodarki Nieruchomościami/wydziały właściwe w sprawach nieruchomości m.st. Warszawy położone na obszarach dzielnic występują do biura nabywającego nieruchomość o spowodowanie wystawienia dokumentów OT na nieruchomości wyszczególnione w akcie notarialnym lub w innych dokumentach stanowiących podstawę przyjęcia do ewidencji środków trwałych, w celu prawidłowego ujęcia w ewidencji majątku.


  1. Dochody Dzielnicy pobierane w drodze inkasa, z wyłączeniem opłaty targowej pobieranej na targowisku/giełdzie samochodowej, odprowadzane są na rachunek bankowy budżetu dzielnicy, w terminie nie później niż 7 dni po terminie płatności należności, określonym odrębnymi przepisami.




  1. Opłata targowa pobierana na targowisku/giełdzie samochodowej odprowadzana jest na rachunek bankowy budżetu dzielnicy, w terminie określonym w umowie z inkasentami.




  1. Zgodnie z zasadą istotności odstępuje się od naliczania i dochodzenia odsetek za zwłokę od niezapłaconych należności cywilnoprawnych, których wysokość liczona od dnia wymagalności łącznie w ciągu roku nie przekracza trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez "Pocztę Polską Spółkę Akcyjną" za polecenie przesyłki listowej.




  1. Zgodnie z zasadami istotności odstępuje się od naliczania i dochodzenia odsetek bankowych od zwrotów niewykorzystanych dotacji udzielonych przez m. st. Warszawa, których łączna wartość w ciągu roku nie przekracza trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską Spółkę Akcyjną” za polecenie przesyłki listowej.




  1. Ewidencję analityczną do konta 221 z tytułu wypłaconych zaliczek z funduszu alimentacyjnego, a także nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych prowadzi wydział dla dzielnicy właściwy w sprawach społecznych i zdrowia, a wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach budżetowo-księgowych prowadzą tylko ewidencję syntetyczną.




  1. Należności pieniężne, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.), umarza się zgodnie z uchwałą Rady m.st. Warszawy w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności o charakterze cywilnoprawnym oraz określenia warunków dopuszczalności pomocy publicznej.




  1. Do ceny nabycia lub kosztów wytwarzania środków trwałych finansowanych z kredytów, pożyczek i obligacji zalicza się koszty obsługi tych zobowiązań i związane z nimi różnice kursowe po pomniejszeniu o przychody z tytułu odsetek bankowych powstałych od wolnych środków pochodzących z niewykorzystanego kredytu lub pożyczki w następujący sposób:

    1. jednorazowo na dzień bilansowy łącznie za okres od początku roku do dnia bilansowego,

    2. bądź jednorazowo łącznie za okres od początku roku do dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania.




  1. Weksle „in blanco” wystawiane przez m.st. Warszawa tytułem spłaty zobowiązań podlegają ewidencji pozabilansowej prowadzonej w Biurze Księgowości i Kontrasygnaty w zakresie Biur oraz ewidencji pozabilansowej prowadzonej w wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo-księgowych w zakresie wydziałów dzielnic oraz w zakresie podległych im jednostek.




  1. Zwroty wydatków dokonane w tym samym roku budżetowym, z zastrzeżeniem ust. 39, 40 i 41 przyjmowane są na rachunek bieżący wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym (np. zwrot nadpłaty wynagrodzenia).




  1. Zwroty z tytułu refundacji poniesionych wydatków dokonane w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na rachunek bieżący dochodów (np. zwroty wydatków dokonane przez pracowników z tytułu rozmów telefonicznych, refundacja poniesionych wydatków za bilety lotnicze) z wyjątkiem rozliczeń z budżetem Skarbu Państwa oraz budżetem jednostek samorządu terytorialnego.




  1. Zwroty z tytułu refundacji poniesionych wydatków na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne osób bezrobotnych, zatrudnionych w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych, dokonane przez Urząd Pracy m.st. Warszawy w danym roku budżetowym przyjmowane są na zmniejszenie wydatków. Natomiast w przypadku, gdy refundacja powyższych wydatków nastąpiła po upływie roku budżetowego, w którym były poniesione, środki te przyjmuje się na dochody.




  1. Nadpłaty wynagrodzenia, składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, fundusz pracy oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych powstałe w danym roku budżetowym na podstawie sporządzonych korekt list płac przez Biuro Kadr i Szkoleń lub Biuro Księgowości i Kontrasygnaty, a dotyczące wydatków poniesionych w latach poprzednich, zmniejszają wykonanie wydatków w danym roku budżetowym. W przypadku, gdy zwrot nadpłaty wynagrodzenia następuje po upływie roku budżetowego, w którym została sporządzona i zaksięgowana korekta listy płac – zalicza się na dochody.




  1. Zwroty wydatków z lat poprzednich ewidencjonowane są jako dochody.




  1. Należności dotyczące rozliczenia mediów za lata poprzednie wynikające z faktur korygujących (np. rozliczenie energii elektrycznej) są rozliczane z kontrahentem w płatnościach roku bieżącego, w związku z czym wydatki danego roku są dokonywane po uwzględnieniu nadpłaty z lat poprzednich.




  1. W przypadku wypłat zaliczek na delegacje zagraniczne dla pracowników Urzędu, które do realizacji wpłynęły po dacie wyjazdu danego pracownika lub dopłaty do udzielonej pracownikowi zaliczki na delegację zagraniczną, naliczenia dokonuje się
    w obowiązującej w danym kraju walucie, a wypłaca się równowartość wynikającą
    z przeliczenia na polskie złote. Przeliczenia dokonuje się po kursie sprzedaży danej waluty z dnia, w którym następuje wypłata dla danego pracownika. Kurs sprzedaży ustala się w banku obsługującym Miasto.




  1. Ewidencję analityczną do konta 235 z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych pracownikom Urzędu m.st. Warszawy prowadzi Biuro Kadr i Szkoleń, a Biuro Księgowości i Kontrasygnaty i wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach budżetowo-księgowych prowadzą tylko ewidencję syntetyczną. Natomiast Biuro Księgowości i Kontrasygnaty prowadzi ewidencję analityczną i syntetyczną spłat pożyczek mieszkaniowych osób niebędących pracownikami Urzędu.




  1. Pożyczki udzielane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwalifikowane są do należności krótkoterminowych niezależnie od terminów ich zapadalności.




  1. W wariancie rachunku kosztów przyjętego dla potrzeb zakładowego planu kont, ponoszone koszty rozliczane są według następujących etapów:

    1. ewidencja kosztów:

  1. w układzie rodzajowym (zespół 4),

  2. w zespole 7,

        1. rozliczenie międzyokresowych kosztów,

        2. rozliczenie wyniku finansowego w oparciu o konta zespołu 4 i 7.




  1. Do kont syntetycznych kosztów zespołu 4 i 7 prowadzi się ewidencję analityczną według podziałek klasyfikacji budżetowej występującą w planach finansowych z dokładnością: dział, rozdział, paragraf.




  1. Za miejsce powstania kosztów uznaje się podstawowe komórki organizacyjne Urzędu
    m.st. Warszawy (biura/wydziały dla dzielnic).




  1. W ewidencji prowadzonej przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty nie ma zastosowania ust. 48 Klasyfikacja budżetowa i MPK (miejsce powstawania kosztów) zaciągane są bezpośrednio z systemu SAP z modułu rachunkowości budżetowej – FM, w którym tworzony jest plan budżetowy wg właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej i z podziałem na programy budżetowe.




  1. Koszty polis ubezpieczeniowych, prenumeraty czasopism i innych wydawnictw oraz koszty zakupu powierzchni dotyczących organizacji targów w roku następnym księgowane są bezpośrednio w koszty rodzajowe w momencie ich powstawania, czyli
    w przypadku polis - w miesiącu, w którym zaczyna obowiązywać polisa, a w przypadku prenumeraty oraz targów - w miesiącu wystawienia faktury.




  1. Koszty mediów (telefony, woda, energia elektryczna itp.) wynikające z faktury wystawionej w bieżącym roku obrotowym, obejmującej zarówno usługi świadczone w roku poprzednim jak również w roku bieżącym ujmowane są w księgach rachunkowych w miesiącu wpływu faktury do Biura Księgowości i Kontrasygnaty/wydziału dla dzielnic właściwego w sprawach budżetowo-księgowych w terminach określonych w dziale II ust.6.




  1. Raporty lub dzienniki kasowe w zakresie gotówkowych stanów, przychodów i rozchodów prowadzi się na bieżąco. Raporty lub dzienniki kasowe mogą być sporządzane za jeden dzień, jeden tydzień, dekadę itp. Jednak nie mogą wykraczać poza okres sprawozdawczy, czyli jeden miesiąc kalendarzowy.




  1. Inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym w Urzędzie m.st. Warszawy przeprowadza się raz w ciągu 4 lat.




  1. Materiały nie objęte gospodarką magazynową i zaliczane bezpośrednio po zakupie
    w koszty nie podlegają inwentaryzacji ze względu na zasadę istotności oraz niską wartość bilansową.




  1. Przez niedobory rozumie się równowartość powstałych - podczas magazynowania lub użytkowania - ujemnych różnic ilościowych i wartościowych, rzeczowych i pieniężnych składników środków obrotowych oraz środków trwałych jak również składników majątkowych obcych otrzymanych w zarząd lub użytkowanie, ujawnionych w drodze porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. Do szkód zalicza się zmniejszenie wartości składników majątkowych, powstałe na skutek pogorszenia jakości, a wywołane uszkodzeniem, zniszczeniem bądź innymi działaniami.

Wszelkie niedobory i szkody należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały one ujawnione, a w przypadku ujawnienia ich w miesiącu kończącym rok sprawozdawczy – nie później niż pod datą ostatniego dnia roku.

Przyczyny powstania niedoborów i szkód dzieli się na niezawinione i zawinione.

Do niedoborów i szkód niezawinionych zalicza się w szczególności:


  1. niedobory naturalne mieszczące się w granicach norm,

  2. niedobory i szkody spowodowane wypadkami losowymi,

  3. niedobory pozorne, wynikające z błędów w ewidencji, inwentaryzacji, pomiarze zużycia,

  4. niedobory, które mogą być skompensowane z nadwyżkami, jeśli w wyniku badań ustalono, że dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej, zostały stwierdzone
    w toku tego samego spisu z natury, w podobnych asortymentach lub składnikach majątku, co może uzasadniać możliwość pomyłki ze strony osoby materialnie odpowiedzialnej.

Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę, mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazującego różnice inwentaryzacyjne.

Roszczenia z tytułu niedoborów i szkód rzeczowych oraz pieniężnych składników środków obrotowych i środków trwałych księguje się w wysokości ustalonej wartości, ewentualnie zwiększonej o zasądzone przez sąd koszty postępowania spornego od osób materialnie odpowiedzialnych oraz o odsetki karne za nieterminową spłatę zobowiązań (np. przy niedoborze kasowym).




  1. Przez nadwyżki rozumie się równowartość – występujących w magazynach,
    w kasie itp. – dodatnich różnic ilościowych i wartościowych rzeczowych i pieniężnych składników środków obrotowych oraz środków trwałych jak również składników majątkowych obcych otrzymanych w zarząd lub użytkowanie, ujawnionych w wyniku porównania stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym.

Wszelkie nadwyżki należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały one ujawnione, a w przypadku ujawnienia ich w miesiącu kończącym rok sprawozdawczy – nie później niż pod datą ostatniego dnia roku.


  1. W celu prowadzenia szczegółowej ewidencji pozabilansowej Biuro Księgowości
    i Kontrasygnaty, Biuro Podatków i Egzekucji oraz wydziały dla dzielnic właściwe w sprawach budżetowo-księgowych mogą ustalać wg własnych potrzeb, dodatkowe konta pozabilansowe poza ustalonymi niniejszym zarządzeniem. Wykaz dodatkowo ustalonych kont pozabilansowych wraz z podaniem ich zasad funkcjonowania ustala się w szczegółowych zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych m.st. Warszawy obowiązujących w Biurze Księgowości i Kontrasygnaty, Biurze Podatków i Egzekucji lub w wydziałach dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo-księgowych, zgodnie z § 7 niniejszego zarządzenia.




  1. Zwroty odliczonego podatku od towarów i usług finansowanych ze środków stanowiących „wydatki niewygasające” dokonanych przez jednostki budżetowe zalicza się następująco:

      1. na zmniejszenie wykonania wydatków niewygasających, jeśli zwrot środków dokonany został do dnia ostatecznego terminu realizacji wydatków niewygasających określonego w Uchwale Rady m.st. Warszawy o wydatkach niewygasających,

      2. na dochody m.st. Warszawy, jeśli zwrot środków został dokonany po dniu ostatecznego terminu realizacji wydatków niewygasających określonych w Uchwale Rady m.st. Warszawy o wydatkach niewygasających.




  1. Zwroty niewykorzystanych dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, w tym zwroty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych dokonane w tym samym roku budżetowym, w którym została przyznana i wydatkowana dotacja celowa, pomniejszają kwotę wykonanych wydatków danego roku budżetowego.




  1. 1) Zwroty niewykorzystanych dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, w tym zwroty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych dokonane po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa po przekazaniu przez dzielnicę lub jednostkę samorządu terytorialnego na rachunek budżetu m.st. Warszawy, ujmuje się jako dochody w księgach rachunkowych budżetu m.st. Warszawy z podziałem na:

  1. należność główną z tytułu dotacji w § 2910 – zwrot dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranej w nadmiernej wysokości,

  2. odsetki za zwłokę w § 0900 – odsetki od dotacji wykorzystanych niezgodnie
    z przeznaczeniem lub pobranej w nadmiernej wysokości.

2) Zwroty niewykorzystanych dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, w tym zwroty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych przekazane do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, ujmuje się jako wydatki w księgach rachunkowych Urzędu m.st. Warszawy, prowadzonych przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty z podziałem na:

    1. należność główną z tytułu dotacji w § 2910 – zwrot dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranej w nadmiernej wysokości,

    2. odsetki za zwłokę w § 4560 - odsetki od dotacji wykorzystanych niezgodnie
      z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości.

3) W dzielnicach i jednostkach budżetowych m.st. Warszawy zwroty niewykorzystanych dotacji otrzymanych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, w tym zwroty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, ewidencjonowane są na kontach rozrachunkowych.


  1. 1) Rezerwy tworzy się na pewne lub w dużym stopniu prawdopodobne przyszłe
    zobowiązania z tytułu:

    1. spraw sądowych, w których m.st. Warszawa występuje jako pozwany a prawdopodobieństwo wyroku niekorzystnego dla jednostki jest większe niż prawdopodobieństwo wyroku korzystnego. Podstawą oceny tego prawdopodobieństwa może być przebieg postępowania sądowego lub opinie prawników. Przy ustalaniu wartości tworzonych rezerw należy uwzględnić koszty sądowe i odsetki,

    2. udzielonych gwarancji i poręczeń przez m.st. Warszawa z tytułu zaciągniętych przez jednostki kredytów i pożyczek.

      1. Rezerwy tworzy się na sprawy sądowe, w których prawnicy określają rokowania co do wyniku sprawy w wartościach oszacowanych:

    1. bardzo prawdopodobne – 100%

    2. prawdopodobne - 50%.

  1. Rezerwy z tytuły gwarancji i poręczeń udzielonych przez m.st. Warszawa tworzy się w wartościach wynikających z umowy gwarancji lub umowy poręczeń:

a) bardzo prawdopodobne – 100%

b) prawdopodobne - 50%.



Wyliczenie rezerw dokonywane jest przez biuro merytoryczne, a następnie informację o wysokościach rezerw przekazuje do Biura Księgowości i Kontrasygnaty.


  1. Zobowiązania warunkowe ujmuje się w księgach rachunkowych jeśli powstaje obowiązek wypełnienia świadczeń, wynikający ze zdarzeń przeszłych, których powstanie jest uzależnione od zaistnienia określonych zdarzeń. Zobowiązania, jak długo mają charakter warunkowych, nie są ujmowane w bilansie oraz w rachunku zysków i strat, ujmowane są w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego m.st. Warszawy.




  1. Biura merytoryczne/wydziały merytoryczne dla dzielnic zobowiązane są na bieżąco lub najpóźniej na koniec roku do przekazywania do Biura Księgowości i Kontrasygnaty/wydziałów dla dzielnic właściwych w sprawach budżetowo-księgowych informacji o powstaniu i wygaśnięciu zobowiązania warunkowego m.st. Warszawy z następujących tytułów:

    1. udzielonych umów wsparcia,

    2. wystawionych weksli,

    3. udzielonych poręczeń i gwarancji,

    4. zabezpieczonych wierzytelności w formie hipotek i zastawów,

    5. spraw sądowych w których m.st. Warszawa występuje jako pozwany,

w formie wykazów kwot zobowiązań warunkowych z podziałem na tytuły i kontrahentów. W przypadku spraw sądowych, w których m.st. Warszawa występuje jako pozwany, biura merytoryczne/wydziały merytoryczne dla dzielnic sporządzają wykazy kwot zobowiązań warunkowych z podziałem na tytuły. Ewidencja analityczna zobowiązań warunkowych z tytułu spraw sądowych z podziałem na kontrahentów prowadzona jest w biurach merytorycznych/wydziałach merytorycznych dla dzielnic.


  1. Ewidencja księgowa wykonania budżetu w układzie zadaniowym prowadzona jest w programach finansowo-księgowych jako analityka do kont syntetycznych w szczegółowości zadań oraz działów, rozdziałów klasyfikacji budżetowej i wg źródeł zgodnie z instrukcją do Zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie klasyfikowania dochodów i wydatków budżetu m.st. Warszawy w układzie zadaniowym.


  1   2   3


©absta.pl 2016
wyślij wiadomość

    Strona główna