Arkusz kalkulacyjny podstawowe pojęcia i zasady pracy w programie



Pobieranie 46.6 Kb.
Data08.05.2016
Rozmiar46.6 Kb.

Arkusz kalkulacyjny - podstawowe pojęcia
i zasady pracy w programie



Wstęp

Arkusz kalkulacyjny to program umożliwiający wykonywanie wszelkiego rodzaju obliczeń i zestawień, przetwarzanie, analizowanie i prezentowanie danych w postaci wykresów.

Najbardziej znanymi programami tego typu są: arkusz Microsoft Excel z pakietu Microsoft Office, arkusz Calc z pakietu StarOffice, Calc z pakietu OpenOffice.org, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.


Budowa arkusza

Obszar arkusza to tabela podzielona na kolumny i wiersze. W arkuszu Excel 2007 tabela zawiera16 384 kolumny i 1 048 576 wierszy. Pierwsze kolumny są oznaczone kolejnymi literami alfabetu: A...Z, a następnie parami liter: AA...,AZ, BA...,BZ...,IA...IV, natomiast wiersze są numerowane kolejnymi liczbami naturalnymi.

Pojedyncze pole tabeli powstające w miejscu przecięcia wiersza i kolumny nazywamy komórką.
Każda komórka ma jednoznacznie określony adres (numer kolumny i numer wiersza), np. A4, F10, A15 itp.

Niemożliwe jest, aby dwie lub więcej komórek w tym samym arkuszu posiadało ten sam adres.


Oznaczenie literowe kolumny







Numer Komórka arkusza

wiersza o adresie B5

Bardzo często pracując z arkuszem kalkulacyjnym, wykonujemy określone operacje na zakresach komórek. Zakres oznaczmy, podając adres lewej górnej komórki i prawej dolnej komórki, które go tworzy. Podane adresy muszą być oddzielone od siebie znakiem dwukropka, np. B6:C26 oznacza zakres komórek od B6 do C26.

Zamiast podawać zakres komórek poprzez wpisywanie jego adresu, można go zaznaczyć w arkuszu myszką. Najprostszym sposobem jest kliknięcie myszką w odrębnie pierwszej komórki i przeciągnięcie aż do ostatniej komórki zakresu. Operacje należy wykonać z wciśniętym lewym przyciskiem myszki. Jeśli chcemy zaznaczyć kilka oddzielnych od siebie zakresów komórek należy przy zaznaczaniu myszką użyć także klawisza Ctrl.


Na rysunku przedstawiony został arkusz z zaznaczonymi zakresami komórek:

(B3:C14), (B17:C19), (E3:E16)




Typy danych

Komórka arkuszu może zawierać trzy rodzaje informacji: tekst, wartości liczbowe i formuły.




  • Tekst – kombinacja cyfr, znaków nienumerycznych i spacji wewnątrz komórki.




  • Wartość – liczba wprowadzona do komórki.




  • Formuła - obliczenie składające się z funkcji, znaków działań i adresów komórek przechowujących wartości liczbowe.

Dla danych liczbowych możemy zdefiniować format ich wyświetlania. Aby tego dokonać, należy wybrać opcję menu Format/Komórki lub kliknąć prawym przyciskiem myszki na danej komórce i wybrać z menu podręcznego opcję Formatuj komórki.

W każdym z przypadków wyświetlone zostanie okno Formatuj komórki.

Na karcie Liczby możemy dokonać odpowiednich ustawień dotyczących
formatu danych typu: liczby, data, godzina i innych
Krótki opis dostępnych formatów na karcie ustawień:


  • Ogólne – komórki nie mają określonego formatu liczbowego.

  • Liczbowe – komórki z tym formatem zawierają liczby z określoną przez użytkownika liczbą miejsc po przecinku.

  • Walutowe – format tego typu używany jest dla wartości pieniężnych. Dla naszych ustawień narodowych (domyślnie do wyświetlonej liczby) dołączony jest symbol „zł”.

  • Księgowy – używany podobnie jak poprzedni format, przy czym w tym formacie symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jeden kolumnie.

  • Data – format używający wyświetlanie danych w postaci dat, według ustalonego typu. Na daty zamieniane są także dane liczbowe. Sposób wyświetlania dat jest uzależniony od ustawień obowiązujących w systemie Windows.

  • Czas – format umożliwiający wyświetlanie danych w postaci czasu, zgodnie z określonym typem. Dane liczbowe różne od czasu są także zamieniane na czas.

  • Procentowe – format powodujący podzielenie danych liczbowych przez 100 i wyświetlenie ze znakiem %.

  • Naukowe – liczba wyświetlana jest z wykorzystaniem podstawy logarytmu dziesiętnego (np. 100 = 1,00E+02).

  • Tekstowe – dowolne dane są wyświetlane jako tekst.

  • Specjalne – format tego typu wykorzystywany jest przy śledzeniu list i danych w arkuszu baz danych.

  • Niestandardowe – umożliwiają tworzenie użytkownikom własnych formatów w oparciu o już istniejący arkusz.

Po wyświetleniu danej liczbowej, daty lub godziny do komórki, mogą zostać wyświetlone znaki typu: #####. Oznacza to, że szerokość kolumny jest zbyt mała w stosunku do długości danej.


Obliczenia w arkuszu

Najbardziej istotne możliwości zastosowań arkusza kalkulacyjnego wiążą się z definiowaniem formuł.



Formuła to działanie lub zestaw działań służących do wykonywania określonej operacji w arkuszu kalkulacyjnym. Mogą to być zarówno proste działania matematyczne, jak i skomplikowane działania inżynierskie. W programie Microsoft Excel formuła zawsze jest poprzedzona znakiem równości (=). Po znaku równości występuje tzw. składnia formuły, opisująca jej wykonywanie. Każda formuła zawiera: adresy komórek lub zakresów komórek, operatory działań arytmetycznych lub nazwy funkcji. Operator wskazuje, jak operacja mam byś wykonana na danych.
Wstawianie formuł:

  • bezpośrednio do komórki, jest to najprostszy sposób. W tym celu wystarczy ustawić się w komórce, wprowadzić znak równości i wpisać funkcję;

  • do komórki za pomocą Pasku formuły. Wpisanie formuły do pola na pasku formuły można wykonać na dwa sposoby:

Sposób pierwszy – polega na wybraniu komórki lub zakresu komórek, w którym ma zostać umieszczona formuła i kliknięciu myszką w polu Paska formuły. Gdy we wspomnianym polu pojawi się kursor, wpisujemy znak równości i tworzymy odpowiednią formułę. Na koniec klikamy myszką przycisk Wpis na pasku formuły lub naciskamy klawisz .

Sposób drugi – polega na wybraniu komórki lub zakresu komórek, w którym ma zostać umieszczona formuła i kliknięciu myszką na pasku formuły przycisku Edytuj formułę . Wówczas wyświetlony zostanie dodatkowy pasek , na którym w miarę wprowadzani formuły będzie się pojawiał wynik jej działania. Po utworzeniu formuły klikamy przycisk OK na pasku.

Pasek formuły po uruchomieniu opcji Edytuj formułę
W przypadku programu Microsoft Excel mamy do czynienia z różnymi rodzajami operatorów stosowanych w formułach:


  • Arytmetyczne, które umożliwiają wykonywanie podstawowych działań matematycznych, np. dodawanie, odejmowanie itp. W programie Microsoft Excel mamy do czynienia z sześcioma operatorami tego typu.




Operator

Działanie

Przykład

+
-
*


/
^
%

Dodawanie


Odejmowanie
Mnożenie
Dzielenie
Potęgowanie
Procent

=A1+A2
=B1-B2


=C1*A2
=F20/E10
=A1^2 (oznacza A12)
=D10%




  • Porównania, które są niezbędne w przypadku, gdy porównujemy ze sobą wartości.

Operator

Działanie

Przykład

=
>
<


>=
<=
<>

Równe


Większe niż

Mniejsze niż


Większe lub równe

Mniejsze lub równe

Różna od

=A1=2
=B1>B2


=C1=F20>=E10
=A1<=2
=D10<>0,




Adresowanie komórek

W programie tym mamy do czynienia z trzema sposobami adresowania komórek: względnym, bezwzględnym i mieszanym.

Sposób adresowania komórek związany jest bezpośrednio z kopiowaniem formuł z jednej komórki do innych. Przy kopiowaniu formuł zawierających zmienne w postaci adresów, brana jest pod uwagę zmiana położenia komórek źródłowych w stosunku do ich kopii.
Adresowanie względne – najczęściej występujący sposób adresowania komórek w arkuszu kalkulacyjnym. Adres względny komórki zależy od jej położenia w arkuszu, np. komórka znajdująca się na przecięciu kolumny D i dziesiątego wiersza posiada adres D10. adresowanie względne umożliwia automatyczną zmianę adresów w formule przy jej kopiowani, dzięki możliwości zmiany wskaźników wierszy lub kolumn.
Adresowanie bezwzględne – ten sposób adresowania komórek jest stosowany w celu odwoływania się w formule do tego samego miejsca w arkuszu, bez względu na aktualne położenie kopii formuły. Adresowanie bezwzględne blokuje automatyczną zmianę adresów w formule przy jej kopiowaniu. Wskaźnik kolumny i wiersza komórki jest niezmienny. Przykładem adresowania bezwzględnego jest adres $D$10. O tym, że adres lub jego część nie zmienia się podczas kopiowania ustalamy wprowadzeniem znaku dolara przed oznaczeniem kolumny lub wiersza.
Adresowanie mieszane – adresowanie tego typu stosujemy wówczas, gdy chcemy, aby przy kopiowaniu formuły zmieniał się jedynie numer wiersza komórki, np. $D10 lub tylko wskaźnik kolumny, np. D$15.

Tworzenie wykresów

Najprostszą metodą tworzenia wykresów jest użycie Kreatora wykresów. W pierwszej kolejności musimy jednak w arkuszu zaznaczyć zakres danych, w oparciu o które ma zostać utworzony wykres. Następnie na pasku narzędzi Standardowy klikamy myszką na przycisk Kreator wykresów . Innym sposobem uruchomienia Kreatora wykresów jest wybranie opcji menu Wstaw/Wykres.






Najpopularniejsze typy wykresów:



Wykresy słupkowe – są najczęściej używane do przedstawiania wyników testów wydajności. Na wykresie, każda liczba jest przedstawiona w postaci poziomego słupka, wychylonego w lewo albo w prawo od linii bazowej.

Wykresy kolumnowe – przedstawiają dane w sposób podobny do słupkowych.

W tym przypadku słupki poziome są zastąpione pionowymi. Za ich pomocą najczęściej przedstawiamy wielkości, np. wyników sprzedaży, procentów oddanych głosów, wzrostu produkcji itp.



Wykresy walcowe, stożkowe i ostrosłupowe – umożliwiają prezentację danych podobnie jak wykresy słupkowe i kolumnowe, przedstawianie danych jest atrakcyjniejsze.

Wykresy liniowe – umożliwiają prezentację zmian zachodzących w czasie. Przykładem może być wykres przedstawiający wielkość sprzedaży towarów w poszczególnych miesiącach.

Wykresy kołowe – służą do przedstawiania tylko jednej serii danych. Bardzo dobrze ilustrują one udział w rynku, podziały procentowe, wyniki badań opinii publicznej itp..

Wykresy pierścieniowe – są odmianą wykresów kołowych. W przypadku tych wykresów istnieje możliwość przedstawienia więcej niż jednej serii danych.

Wykres XY (punktowy) – umożliwia przedstawienie wyników doświadczeń lub badań. Na wykresie dane umieszczone są w układzie współrzędnych kartezjańskich.

Funkcje

Program Microsoft Excel posiada cały szereg wbudowanych funkcji w kilku kategoriach tematycznych. Wbudowane funkcje arkusza umożliwiają wykonywanie prostych działań arytmetycznych, jak i skomplikowanych obliczeń z dowolnej dziedziny nauki i finansów.


Wstawianie funkcji:
Tworząc formułę w oparciu o wbudowane funkcje programu, możemy to zrobić na kilka sposobów:

  • ręcznie – czyli wpisać jej nazwę do formuły i podać w nawiasach argumenty, na których funkcja ta ma działać.

  • wykorzystując Kreator funkcji - w tym przypadku ustawiamy kursor w komórce, w której ma zostać wstawiona funkcja.

Następnie wybieramy polecenie menu Wstaw/funkcja lub na pasku narzędzi Standardowy klikamy przycisk Wklej funkcję . w każdym przypadku wyświetlone zostanie okno dialogowe Wklej funkcję, w którym na liście Kategorie wybieramy odpowiednią grupę, natomiast na liście Nazwa funkcji zaznaczamy jej nazwę.

Po kliknięciu przycisku OK uruchomiony zostanie Pasek formuły.

Teraz pozostaje już wprowadzić argumenty funkcji do właściwych pól. Następnie naciskamy klawisz .


Okno dialogowe Wklej funkcję




Pasek formuły po uruchomieniu opcji Edytuj formułę
Najczęściej stosowane funkcje kilku wybranych kategorii:
Funkcje matematyczne:
Za pomocą funkcji tego typu możemy wykonać proste, jaki złożone obliczenia matematyczne. Do kategorii tej należą także funkcje, które umożliwiają zaokrąglanie liczb oraz przeprowadzanie działań na funkcjach trygonometrycznych. Np.:


  • SUMA() – umożliwia sumowanie argumentów z podanego zakresu np. SUMA(A3:A20) lub np. SUMA(A3:A20;B3:B50). Można ją także wywołać korzystając z paska narzędzi Standardowy i przycisku . Liczba argumentów w nawiasach nie może przekraczać trzydziestu.




  • ZAOKR() – umożliwia zaokrąglenie liczby w podanej komórce do wskazanej liczby miejsc po przecinku , np. gdy w komórce A5 znajduje się liczba 234,5678 to formuła: =ZAOKR(A5;2) zwróci liczbę 234,56.




    • POTĘGA() – podaje wartość liczby podniesionej do danej potęgi, np. gdy w komórce A5 znajduje się liczba 2 i chcemy ją podnieść do potęgi trzeciej, to formuła: =POTĘGA(A5,3) oblicza wartość 8.




  • PIERWIASTEK() – zwraca pierwiastek kwadratowy z argumentu liczbowego (dodatniego), np. gdy w komórce A6 znajduje się liczba 36, to formuła: =PIERWIASTEK(A6) oblicza wartość 6.


Funkcje daty i czasu:
Za pomocą tych funkcji można analizować dane typu data i czas oraz tworzyć formuły. Można także dokonywać na nich operacji arytmetycznych.

Przykłady funkcji:




  • TERAZ() – funkcja bezargumentowa, która zwraca aktualną datę i godzinę.




  • DZIŚ()-funkcja bezargumentowa, która zwraca aktualną datę.

Funkcje statystyczne:
Są to funkcje przeznaczone do wykonywania analizy statystycznej na zakresach danych w arkuszu.

Przykłady funkcji:




  • ILE.NIEPUSTYCH() – funkcja zwraca liczbę niepustych komórek z podanego zakresu w postaci liczby całkowitej. Składnia funkcji: ILE.NIEPUSTYCH(ZAKRES).




  • MAX() – funkcja zwraca maksymalną wartość spośród podanych argumentów. Składnia funkcji: MAX(Argument1;Argument2;...Argument30).




  • MIN() – funkcja zwraca minimalną wartość spośród podanych argumentów. Składania funkcji: MIN(Argument1;Argument2;...Argument30).




  • ŚREDNIA() – funkcja zwraca wartość średniej arytmetycznej podanych argumentów. Składnia funkcji: ŚREDNIA(Argument1;Argument2;...Argument30)

UWAGA! Jednym argumentem może być zakres komórek.



Funkcje logiczne:


Przykład funkcji: JEŻELI

Funkcja JEŻELI podaje w wyniku jedną wartość, jeśli argument test logiczny zostanie obliczony jako PRAWDA lub inną, jeśli wartością tą będzie FAŁSZ.

Wykorzystujemy ją w celu przeprowadzenia testu logicznego na wartościach i formułach.

Składnia

JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz )

Przykład 1:


=JEŻELI(A1>=0;"liczba dodatnia";"liczba ujemna")

Funkcja Jeżeli sprawdza jaka liczba zapisana jest w komórce o adresie A1. Jeżeli będzie to liczba np. 178 wyprowadzi komunikat "liczba dodatnia", po wpisaniu liczby –13 wyprowadzi komunikat "liczba ujemna".

Przykład 2:
=JEŻELI(F7>F8;"nadwyżka";JEŻELI(F7

Funkcja Jeżeli sprawdza stan budżetu, po wpisaniu w komórkę F8 przychodów i w komórkę F8 wydatków.



Test logiczny jest dowolną wartością lub wyrażeniem, sprawdzanym czy jest to PRAWDA czy FAŁSZ. Na przykład, A10=100 jest wyrażeniem logicznym; jeśli wartość w komórce A10 jest równa 100, wyrażenie ma wartość PRAWDA. W innym przypadku wyrażenie przyjmuje wartość FAŁSZ. Argumentem może być dowolny operator obliczeń porównawczych.

Wartość jeżeli prawda oznacza wartość wyniku dla przypadku, gdy zmienna test logiczny ma wartość PRAWDA. Na przykład, jeśli ten argument jest łańcuchem tekstowym "W budżecie", a wyrażenie test logiczny ma wartość PRAWDA, to funkcja JEŻELI wyświetla tekst "W budżecie". Jeśli test logiczny równa się PRAWDA, a wartość jeżeli prawda jest pusta, to zwracana jest wartość 0 (zero). Aby wyświetlić słowo PRAWDA, użyj wartości logicznej PRAWDA jako tego argumentu. Wartość jeżeli prawda może być inną formułą.

Wartość jeżeli fałsz oznacza wartość wyniku dla przypadku, gdy argument test logiczny ma wartość FAŁSZ.










©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna