Instrukcja Elektronicznej Skrzynki Podawczej Podstawowe funkcje elektronicznej skrzynki podawczej



Pobieranie 25.04 Kb.
Data08.05.2016
Rozmiar25.04 Kb.
Instrukcja
Elektronicznej Skrzynki Podawczej

Podstawowe funkcje elektronicznej skrzynki podawczej


  1. Możliwość składania do urzędu podań w formie elektronicznej (zarówno w postaci przygotowanych przez Urząd formularzy elektronicznych, jak również dowolnie utworzonego wniosku przy pomocy dostępnego edytora tekstu)

  2. Możliwość wysyłania do urzędu podań przy użyciu tradycyjnej skrzynki mailowej na adres elektronicznej skrzynki podawczej urzędu.

  3. Automatyczne generowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla wysyłanych podań (wygenerowane Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest gwarancją, że złożony przez Interesanta formularz znalazł się na elektronicznej skrzynce podawczej urzędu)

  4. Podpisywanie składanych podań kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

  5. Dostęp z jednego miejsca do całej elektronicznej korespondencji z urzędem.


Słownik
e-Poczta – elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) urzędu, przyjmująca składane przez interesantów dokumenty elektroniczne

Dokument elektroniczny – dokument składany przez interesanta na ESP w postaci formularza elektronicznego lub „zwykłego” pisma elektronicznego dostępnego poprzez interfejs WWW systemu e-Poczta

Formularz elektroniczny – dokument elektroniczny, który może zostać wypełniony przez interesanta na WWW, podpisany podpisem kwalifikowanym i złożony na ESP Urzędu
Składanie elektronicznego dokumentu na ESP urzędu
Każdy interesant, chcący przesłać korespondencję do urzędu przy pomocy elektronicznej skrzynki podawczej musi założyć konto użytkownika. Konto użytkownika, może zostać utworzone na dwa sposoby:


  1. Interesant zakłada konto użytkownika na portalu e-Urząd/e-Gmina/e-Sołtys (konto na elektronicznej skrzynce podawczej zostanie założone automatycznie)

  2. Interesant zakłada konto tylko na elektronicznej skrzynce e-podawczej

System umożliwia złożenie dokumentu elektronicznego poprzez wypełnienie dostępnych formularzy elektronicznych lub tez przy pomocy tzw. „zwykłego” pisma. (pusty szablon formularza elektronicznego nieprzypisany do żadnej sprawy). Dokument elektroniczny może zostać złożony na ESP z dwóch miejsc :




  1. Poprzez serwis WWW e-Urząd (e-Gmina/e-Sołtys)

  2. Poprzez interfejs WWW Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu

Miejsce, z którego zostanie złożony dokument elektroniczny na ESP nie ma znaczenia – zawsze składany będzie w ten sam sposób. Jedyną różnicą jest to, że z poziomu e-Urzędu Interesant ma dostęp do formularzy poprzez odpowiednio przypisane do grup procedury, gdzie dla każdej procedury jest osobna karta informacyjna. Z poziomu e-Poczty formularze elektroniczne są jedynie podzielone na grupy (brak jest procedur i kart informacyjnych), natomiast istnieje tutaj możliwość złożenia „zwykłego” pisma, które nie jest formularzem elektronicznym.


Składanie na ESP formularza elektronicznego przy wykorzystaniu serwisu WWW e-Urząd
Z poziomu zakładki Procedury załatwiania spraw zalogowany użytkownik ma możliwość składania do urzędu formularzy elektronicznych. W pierwszej kolejności należy wybrać grupę:
Z
dostępnych na liście grup procedur. Po wybraniu grupy zostanie wyświetlone okno z lista procedur dostępnych dla danej grupy:

J
ak widać na rysunku powyżej dla każdej procedury dostępne są Formularze oraz Karty usług opisujące sposób załatwienia danej sprawy w urzędzie.


Przechodząc w wybranej procedurze na zakładkę Formularze zostanie wyświetlona lista formularzy przypisanych do danej procedury. (będą to zarówno formularze elektroniczne jaki i ich odpowiedniki w formatach DOT oraz PDF):

P
o wybraniu formularza elektronicznego (klikamy na ikonkę po prawej stronie okna) zostanie on otwarty w nowym oknie.



Teraz wystarczy go tylko wypełnić (dane wnioskodawcy zostaną automatycznie umieszczone na formularzu na podstawie danych podanych przy zakładaniu konta w serwisie)). A następnie wybrać Podgląd i wysłanie formularza. Zostanie wyświetlony widok wypełnionego formularza (w tym momencie możemy jeszcze sprawdzić czy wszystkie podane dane są poprawne – jeżeli nie wystarczy kliknąć na Powrót i je poprawić) i jeżeli wszystko jest OK wybieramy Wyślij i Podpisz. Zostanie załadowana biblioteka do podpisu elektronicznego (przy pierwszym podpisaniu może to zając kilka minut, aż wszystkie wymagane do podpisu pliki zostaną wgrane na dysk) i po wybraniu Podpisz należy wskazać certyfikat, którym wysyłany formularz ma zostać podpisany. Po otrzymaniu komunikatu „Wysłanie podpisanego pliku na e-Pocztę zakończone powodzeniem”:

C
entrum Elektronicznych Banków Informacji Publicznejmożemy zamknąd okno. Urzędowe Poświadczenie Odbioru zostanie dostarczone na email interesanta podany przy logowaniu do systemu.


Składanie na ESP formularza elektronicznego lub „standardowego” pisma przy wykorzystaniu interfejsu e-Poczty
Omówienie interfejsu użytkownika

Wysyłanie podać do urzędu poprzez ESP możliwe jest po uprzednim zalogowaniu. Do systemu można zalogować się z dwóch miejsc:




  1. Logując się na portalu e-Urząd/e-Gmina/e-Sołtys i wybierając zakładkę Moje dokumenty (zostaniemy przekierowani do serwisu elektronicznej skrzynki podawczej)

  2. Logując się bezpośrednio na ESP urzędu.

Po zalogowaniu do systemu zostanie wyświetlony interfejs użytkownika:

P
o lewej stronie okna znajduje się pasek nawigacyjny:
1. Wyślij formularz – pozwala na wyszukanie i, wyświetlenie gotowego wzoru formularza elektronicznego, a następnie na jego wypełnienie i złożenie na ESP urzędu (lista formularzy identyczna jak w serwisie e-Urząd z tą tylko różnicą, że w serwisie e-Urząd formularze przypisane są do poszczególnych procedur i dla każdej procedury jest dostępna karta informacyjna – na ESP jest tylko pogrupowana lista formularzy elektronicznych)
2. Nowe pismo – pozwala na utworzenie podania/wniosku (lub innego typu pisma) przy pomocy wbudowanego edytora. Do wysyłanego dokumentu możliwość dołączania dowolnej ilości załączników.
3. Odebrane – dostęp do całej elektronicznej korespondencji odebranej z urzędu
4. Wysłane – dostęp do całej elektronicznej korespondencji wysłanej do urzędu
5. Moje konto – wyświetlenie danych użytkownika zalogowanego. Możliwość zmiany określonych danych.
6. Skrzynki – lista ESP posiadających skrzynki w domenie esp.cebip.pl.
Wysyłanie formularza

Po wybraniu Wyślij formularz zostanie wyświetlona lista dostępnych formularzy elektronicznych podzielona na grupy:

Z
listy wybieramy interesujący nas formularz. Kolejne kroki identyczne jak w przypadku składania formularza elektronicznego z poziomu serwisu e-Urząd/e-Gmina/e-Sołtys.


Tworzenie nowego pisma

Po przejściu do opcji Nowe pismo zostanie otwarte okno edytora:

D
ane nadawcy i adresata zostaną wypełnione automatycznie. Nam pozostaje jedynie wypełnienie pola
Temat oraz wpisanie treści pisma. Jeżeli zechcemy do wysyłanego pisma dołączyć jakieś załączniki po klęknięciu Przeglądaj wskazujemy na dysku plik, który chcemy dołączyć, a następnie klikamy Dodaj złącznik. W momencie kiedy nasze pismo będzie gotowe do wysyłki wybieramy Wyślij pismo – teraz należy chwilę odczekać aż system zainstaluje odpowiednie biblioteki do podpisu cyfrowego. Po prawidłowym zainstalowaniu bibliotek zostanie wyświetlone okno podpisywania dokumentu:





Teraz wystarczy wybrać podpisz i wskazać odpowiedni certyfikat, którym wysyłany dokument ma zostać podpisany. Pismo zostało złożone na ESP urzędu. Urzędowe poświadczenie odbioru zostało wysłane na adres email nadawcy pisma. UPO przesłane w mailu można otworzyć poprzez przeglądarkę dokumentów GDF. Przeglądarka do pobrania po kliknięciu na link w treści maila z UPO.




©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna