Instrukcja ks-asw



Pobieranie 48.91 Kb.
Data02.05.2016
Rozmiar48.91 Kb.



INSTRUKCJA

KS-ASW

Instrukcja wprowadzenia zmian w KS-ASW na przełomie 2010 i 2011 roku

ISO 9001:2008

Dokument: 2010.3.0.0

Wydanie: 2010-12-13




Waga:




Instrukcja wprowadzenia zmian w KS-ASW na przełomie 2010 i 2011 roku

Jak co roku czekają nas zmiany jednak, te które wchodzą od 1 stycznia 2011 roku nie dotyczą tylko środowiska farmaceutycznego, ale dotyczą również strefy podatkowej. W projekcie ustawy budżetowej przyjętej w dniu 28.09.2010 roku przez Radę Ministrów możemy przeczytać, że zmianie ulegają stawki podatku VAT z obecnych 22% do 23%, z 7% do 8%, z części towarów z 3% na 5%. Wpływ tych zmian na system apteczny jest bardzo znaczący ponieważ istnieje konieczność obecności w systemie do 8 stawek podatkowych. Jest to konieczne ze względu na okres przejściowy, w którym możliwe, że trzeba będzie wykonać korektę do dokumentów wystawionych w 2010 roku, wykonać wydruki lub zestawienia, za okres, gdzie obowiązywały inne stawki podatkowe. Kolejną sprawą jest wejście w życie od 1 stycznia 2011 nowej klasyfikacji PKWiU.

W poniższej instrukcji będziemy chcieli wyjaśnić Państwu, w jaki sposób wykonać wszystkie czynności, aby podczas ich realizacji mieli Państwo jak najmniej kłopotów.
Z naszej strony postaramy się na bieżąco informować Państwa o wszelkich zmianach na naszej stronie internetowej www.kamsoft.pl.


OGÓLNY PLAN DZIAŁANIA

  1. Instalacja i aktualizacja programu KS-ASW 2010 zawierającego zmiany związane z stawkami podatku VAT (aktualizacja udostępniona w drugiej połowie grudnia).




  1. Wprowadzenie bazy KS-BLOZ zawierającej zmiany PKWiU obowiązujące od 1 stycznia 2011 roku.




  1. Operacje jakie należy wykonać 31 grudnia 2010 roku:




  1. Wykonanie archiwum bazy danych.



  1. Wykonanie koniecznych wydruków zestawień zawierających dotychczasowe, „stare” stawki podatku VAT.




  1. Jeśli konieczne, wykonanie wydruku remanentowego zamykającego 2010 rok.




  1. Przełączenie na pracę z nową stawką podatku VAT.




  1. Utworzenie i zatwierdzenie bufora zmian PKWiU.

  2. Utworzenie bufora leków zmiany stawek VAT oraz jego sprawdzenie.




  1. Zatwierdzenie bufora zmian i wydruk protokołu zawierającego zmiany stawek VAT.




  1. Wykonanie testu przygotowania systemu na 2011 rok.




  1. Dostosowanie systemu do indywidualnych preferencji użytkownika - opcjonalne.







  1. Instalacja i aktualizacja programu KS - ASW 2010

Instalacja programu powinna być przeprowadzona przez autoryzowany serwis przed końcem roku 2010. Natomiast apteki, które wykupiły program KS - ASW 2010 powinny zaktualizować program do najnowszej wersji dostępnej na ftp. Trudno jest jednoznacznie określić czas wykonania tej czynności, gdyż zależy on od wielu czynników i ewentualnych dodatkowych operacji serwisowych wykonywanych w aptece. Większość operacji może być wykonywana przy pracującej aptece jednak bezpieczniej jest wykonać to po zamknięciu lub przed otwarciem apteki.





  1. Wprowadzenie bazy KS – BLOZ zawierającej zmiany PKWiU oraz stawek podatku VAT obowiązujące od 1 stycznia 2011 roku

W module ASW 44 KOMUNIKACJA w drugiej połowie grudnia, należy zaktualizować bazę BLOZ zawierającą wszystkie zmiany. Jeśli apteka posiada połączenie z Internetem, należy ściągnąć nową wersję bazy BLOZ z serwera FTP firmy KAMSOFT za pomocą funkcji „Cała baza KS-BLOZ” (pozycja „FTP Kamsoftu” w menu „Internet”) i odpowiedzieć twierdząco na pytanie programu czy ma zaktualizować bazę BLOZ. Jeśli baza BLOZ dostarczona została na nośniku danych, należy skorzystać z funkcji „Aktualizacja bazy BLOZ” w menu „Narzędzia” i dokonać aktualizacji bazy.

Przed aktualizacją bazy KS - BLOZ należy upewnić się, że dostępna baza na ftp zawiera zmiany. Przeprowadzając aktualizację bazy BLOZ w tzw. „pajączku” wybieramy klawisz „[F5] TWORZENIE BUFORA Z AKTUALIZACJĄ” jeżeli komputer poinformuje, że na dysku istnieje już bufor i zapyta czy go skasować, należy odpowiedzieć pozytywnie (zatwierdzić TAK). Następnie zaznaczamy punkt „PKWIU” jak na poniższym rysunku i potwierdzamy wprowadzone zmiany przyciskiem „[F2] ZATWIERDŹ”. Tworzenie bufora może potrwać kilka minut. Po utworzeniu bufora leków należy „wejść do niego” klawiszem F4 i dokładnie sprawdzić poprawność dokonanych zmian.


Rys. 1. Przygotowanie bufora leków z nowymi kodami PKWiU.





  1. Operacje, które należy wykonać 31 grudnia 2010 roku

W ostatnim dniu roku system KS-ASW podczas uruchamiania wyświetli komunikat informujący użytkownika o potrzebie dostosowania listy dostępnych stawek VAT do nowych wymogów prawnych. Informacja pojawi się w sytuacji, gdy w systemie KS-ASW nie zdefiniowano jeszcze żadnej z nowych stawek VAT obowiązujących w 2011 roku (jeśli stawki zdefiniowano, lecz nie są aktywne wówczas informacja się nie wyświetli).

Rys. 2. Ostrzeżenie mogące pojawić się przy uruchamianiu KS-ASW w dniu 31.12.2010.


W sytuacji, gdy pomimo rozpoczęcia roku 2011 brak będzie aktywnych nowych stawek VAT w systemie KS-ASW podczas uruchamiania wyświetli się informacja ostrzegająca o niedostosowaniu systemu do pracy z nowymi, obowiązującymi już stawkami VAT.

Rys. 3. Ostrzeżenie mogące pojawić się przy uruchamianiu KS-ASW w roku 2011.

Po ostatnim wydaniu 31 grudnia 2010 roku należy wykonać operacje podane poniżej:


  1. Wykonanie archiwum bazy danych

Wykonanie tej funkcji jest bardzo ważne, ponieważ w przypadku jakiegokolwiek niepowodzenia podczas przeprowadzenia aktualizacji stawek VAT, będzie można przywrócić poprzedni stan. W celu zwiększenia bezpieczeństwa należy zachować utworzony plik archiwizacji na dodatkowym nośniku danych lub innym komputerze. Operacja może być wykonana w module ASW43. Zalecane jest aby w trakcie jej wykonywania nie były prowadzone żadne operacje w systemie aptecznym (sprzedaż, zakupy itp.).


  1. Wykonanie koniecznych wydruków zestawień zawierających dotychczasowe, „stare” stawki podatku VAT

Zanim przełączymy program na pracę z 5%, 8% i 23% stawką podatku VAT, należy wykonać wszystkie niezbędne wydruki zestawień, na których pojawia się stawka podatku VAT. Ponieważ po przeprowadzeniu całej operacji odpowiednio w miejscu stawki 3%, 7% i 22% na wszystkich niżej wymienionych wydrukach pojawiłyby się 5%, 8% i 23%, również robiąc takie wydruki w nowym roku za okres 2010, na wydrukach pojawiłyby się stawki 5%, 8% i 23%. Do takich wydruków należą między innymi: wydruki remanentowe, stany magazynu, dostawy w cenach zakupu, rejestry dokumentów zakupu, rejestry dokumentów rozchodu, itp.


  1. Jeśli konieczne, wykonanie wydruku remanentowego zamykającego 2010 rok

Wydruk ten jest typowym wydrukiem jaki robimy na zakończenie roku. W programie ASW14 MAGAZYN istnieje kilka wzorów takich wydruków. Przykładowym może być „Wydruk remanentowy w cenach zakupu brutto”. Każda apteka powinna wybrać wydruk dostosowany do indywidualnych potrzeb, określonych przez księgowość.



  1. Przełączenie na pracę z nową stawką podatku VAT

Uwaga! Należy pamiętać, że przed wykonaniem zmiany stawki VAT, należy zatwierdzić ewentualne faktury zakupu znajdujące się w buforze.
UWAGA! W przypadku, gdy operacje będą wykonywane przez pracownika apteki, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia:


  • 41_0011 Definiowanie programowych stawek podatku VAT,

  • 41_0047 Zmiana stawek VAT na rok 2011,

  • 41_0048 Test przygotowania programu do stawek VAT w roku 2011,

  • 14_0010 Zmiany w liście leków i przecena na podstawie bazy KS-BLOZ.

Czynności pozwalające na przygotowanie systemu do pracy z nowymi stawkami VAT:




  1. Uruchomić program KS - ASW 2010

  2. Uruchomić moduł ASW41 ADMINISTRATOR

  3. Wybrać funkcję Zmiana stawek VAT na rok 2011 w głównym oknie modułu ASW41 ADMINISTRATOR.

Rys. 4. Zmiana stawek VAT na rok 2011.




  1. Pozytywnie odpowiedzieć na pytanie, czy na pewno wykonać operację zmiany stawki VAT (Rys. 5).

Rys. 5. Okno komunikatu.




  1. W oknie ZMIANA STAWEK VAT NA ROK 2011 należy wybrać klawisz „[F2] WYKONAJ”, po wybraniu tej funkcji program kolejno wykona operacje przedstawione na rys. 6.

Rys. 6. Zmiana stawek VAT na rok 2011


- Zmiana stawek VAT w systemie – opcja spowoduje dopisanie nowych stawek 23, 8, 5, które zostaną oznaczone jako aktywne, natomiast nie używane stawki 22, 7, 3 zostaną oznaczone jako nieaktywne.

Rys. 7. Stawki VAT przed zmianami.


Rys. 8. Stawki VAT po zmianach.


- Zmiana stawek VAT w opcjach – zostaną zmienione opcje dotyczące VAT.



  1. Ponownie pozytywnie odpowiedzieć na ostrzeżenie, czy wykonać tą operację, pamiętając, że jest ona nieodwracalna.

Rys. 9. Okno komunikatu.


Po wykonaniu zmian okno będzie prezentować wynik wykonanych operacji (rys.10). W oknie listy dostępnych stawek VAT (menu „Definicje”, funkcja „Stawki podatku VAT”) aktywne będą nowe stawki VAT (rys. 8.)

Rys. 10. Podsumowanie wykonanych operacji.





  1. Utworzenie i zatwierdzenie bufora zmian PKWiU

Przeprowadzając aktualizację przy pomocy bazy KS - BLOZ w tzw. „pajączku” wybieramy klawisz F5, a w wyświetlonym oknie zaznaczamy punkt PKWIU, jak na rysunku 1 i potwierdzamy klawiszem „[F2] ZATWIERDŹ”. Zaznaczenie opcji PKWiU wprowadza zmiany na kartach leków w związku z czym zostanie utworzony tylko BUFOR LEKÓW. Po utworzeniu bufora leków należy sprawdzić poprawność dokonanych zmian za pomocą klawisza „[F4] RĘCZNA POPRAWA”. Następnie po sprawdzeniu i wyjściu do tzw. „pajączka” zatwierdzić utworzony bufor klawiszem „[F6] KOREKTA LEKÓW”.


  1. Utworzenie bufora leków w celu zmiany stawek VAT oraz jego sprawdzenie

Na kartach towarowych są wpisane stawki VAT, które są podpowiadane w momencie przyjmowania dostawy. Aby zmienić STAWKI PODATKU VAT w BAZIE TOWARÓW musimy ponownie utworzyć BUFOR LEKÓW. Należy zatem wybrać klawisz F2 TWORZENIE BUFORA. Następnie wybierając w tzw. „pajączku” klawisz F4 RĘCZNA POPRAWA należy skorzystać z funkcji „[ALT+F3] 22->23, 7->8”, która spowoduje automatyczną zmianę stawek podatku VAT z 3% na 5%, 7% na 8% oraz 22% na 23%. Istnieje również możliwość ręcznej zmiany stawek VAT. W tym celu należy skorzystać z filtra F9 FILTRUJ WG. wybrać opcję WYŚWIETLANIE LEKÓW Z WYBRANĄ STAWKĄ VAT wpisać np. stawkę 3% . Program odfiltruje pozycje z podaną stawką następnie za pomocą klawisza [ENT] POPRAW zmieniamy na stawkę właściwą np. 5%.


Rys. 11. Buforowana poprawa listy leków.




  1. Zatwierdzenie bufora zmian i wydruk protokołu zawierającego zmiany stawek VAT

Jest to kluczowa funkcja wykonywana tego dnia (31 grudzień 2010). Spowoduje ona, że przygotowany wcześniej bufor zmiany stawek VAT zostanie przeniesiony na karty leków. Aby tego dokonać należy w module APW14 MAGAZYN wybrać funkcję POPRAWA LEKÓW I ZAK. Zatwierdzenia buforów dokonujemy klawiszem „[F6] KOREKTA LEKÓW”. Po zatwierdzeniu na kartach towarowych widoczne będą nowe stawki VAT.

  1. Wykonanie testu przygotowania systemu na 2011 rok

Po wykonaniu wszystkich operacji użytkownik może sprawdzić poprawność wykonanych operacji zmiany stawki podatku VAT wybierając moduł ASW41 ADMINISTRATOR -> VAT -> TEST PRZYGOTOWANIA SYSTEMU NA ROK 2011.

Rys. 12. Test przygotowania systemu na rok 2011.



Rysunek 13. Test przygotowania programu do stawek VAT w roku 2011

Na powyższym rysunku „Test przygotowania programu do stawek VAT w roku 2011” przedstawione są wszystkie operacje jakie zostaną sprawdzone przez system:

- Stawki VAT w systemie – program sprawdza czy w systemie zostały wprowadzone nowe stawki.

- Baza towarów – program sprawdza czy na wszystkich kartach towaru została zmieniona stawka.

- Baza zakupów – program sprawdzi czy istnieją dostawy, które na kartach dostaw posiadają starą stawkę VAT, natomiast ich dokument przychodowy wystawiono siedem dni po wejściu w życie nowych stawek VAT (gdyż dostawca ma 7 dni na wystawienie faktury).

- Stawki VAT w opcjach – program sprawdza czy w każdej opcji związanej ze stawką VAT zostały

naniesione zmiany.

W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości podczas wykonania testu wyświetli się okno przedstawione na poniższym rys. 14. W oknie tym, możemy zauważyć, że operacje które nie zostały wykonane poprawnie wyświetla się czerwony trójkąt z wykrzyknikiem. Aby rozwiązać problem, możemy skorzystać z podpowiedzi umieszczonej w dolnej części okna. W przypadku gdyby w bazie towarów lub zakupów pozostały stawki nieobowiązujące w nowym roku, klawiszem F10 można je wydrukować, a następnie wrócić do punktu f.

Rys. 14. Test przygotowania programu do stawek VAT w roku 2011



Wyszczególnione zmiany w modułach KS-ASW:

Ustawienie opcji w module ASW41 ADMINISTRATOR –> OPCJE MODUŁÓW –> ASW13.2.4 „Kontrola stawek podatku VAT podczas wprowadzania faktury” spowoduje, że podczas wypełniania karty dostawy po wpisaniu stawki VAT, która nie istnieje lub nie jest aktywna wyświetli się ostrzeżenie (rys.15).



Rysunek 15. Ostrzeżenie o innej stawce VAT.

Jeżeli wprowadzana dostawa zawiera starą stawkę VAT, a dotyczy dokumentu, którego data wystawienia wykracza poza siedem dni od daty obowiązywania nowych stawek VAT (tj. po 07.01.2011), wówczas istnieje duże prawdopodobieństwo, że podana stara stawka VAT jest błędna. W takiej sytuacji obok stawki pojawi się ikonka z wykrzyknikiem (rys. 16).

Rys. 16. Ostrzeżenie o możliwej błędnej stawce VAT.

Po kliknięciu na ikonkę wyświetli się komunikat z rys.17.

Rys. 17. Okno komunikatu.



Informacje serwisowe

Moduły uwzględniające zmiany wynikające z dostosowania do nowych stawek VAT to moduły począwszy od wersji 2010.3.0.0. Aktualizacja oprogramowania możliwa jest przed zakończeniem roku, samo przełączenie na pracę z nowymi stawkami VAT powinno odbyć się po zakończeniu pracy w roku 2010 i przed rozpoczęciem pracy w roku 2011, aby dostawom przyjmowanym w roku 2010 podpowiadane były stare stawki VAT natomiast przyjmowanym w roku 2011 już nowe stawki VAT. Zmiany w aptekach szpitalnych (KS-ASW) w odróżnieniu od zmian w aptekach otwartych (KS-AOW) nie dotyczą przeceny dostaw znajdujących się na stanie. Apteka szpitalna musi zachowywać zgodność pomiędzy wartością przychodu a wartością wydań, nawet jeśli przychód (dostawa) zarejestrowano w 2010 roku a rozchód z danej dostawy (wydanie) został wykonany już w 2011 roku.

Aplikacja aktualizująca strukturę bazy ASWPlus od wersji 2010.3.0.0 zawiera nowe widoki wykorzystywane przez system finansowo-księgowy (np. KS-FKW) zintegrowany z KS-ASW. Nowe widoki zostały rozbudowane i uwzględniają nowe kolumny w których przekazywane są dane dotyczące nowych stawek VAT.

Możliwe są trzy przypadki:

1 . KS-ASW nie jest zintegrowany z żadnym systemem finansowo-księgowym za pomocą tych widoków. Wówczas aktualizacja widoków nie ma wpływu na działanie systemu.

2. KS-ASW jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym za pomocą standardowych widoków (bez wykonywanych modyfikacji). Wówczas aktualizacja widoków zapewnia przekazywanie danych dotyczących także nowych stawek VAT, a same widoki nie powinny powodować problemów z odbiorem przekazywanych danych do systemu finansowo-księgowego. Nie mniej jednak należy zwrócić uwagę czy dane przechodzą bez problemów.

3. KS-ASW jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym za pomocą niestandardowych widoków, które dla potrzeb szpitala były modyfikowane i dostosowywane do odbierającego dane systemu finansowo-księgowego. W takiej sytuacji zaktualizowanie widoków na nowe (nie zawierające indywidualnych modyfikacji dla szpitala) może skutkować potrzebą wprowadzenia ponownie takich modyfikacji na nowych widokach. Możliwe jest też oczywiście zrezygnowanie z proponowanych aktualizacji widoków i zmodyfikowanie istniejących dostosowując do nowych stawek VAT.

Nowe widoki dostępne wraz z aktualizacją przeznaczone do przekazywania danych dla systemu finansowo-księgowego to widok V_FK_DOK, V_FK_DOK_POZ oraz V_ASW_DOK_POZ. Po uruchomieniu programu ASWPlus aktualizator ostrzeże o ryzyku i zapyta kolejno dla każdego z tych widoków czy zastąpić istniejący widok nowszą wersją widoku. Po potwierdzeniu chęci zmiany widoku na nowszy, aktualizator próbuje zmienić nazwę obecnego widoku dodając na końcu nazwy ‘_ARCH_’ i datę (lub w przypadku następnych wersji dodaje wersję widoku w nazwie), aby nie utracić poprzednio zdefiniowanego widoku, po czym aktualizator tworzy nowy widok i zapisuje informację o wersji stosowanego widoku (nowe widoki są wersjonowane). Jeśli brak uprawnień do utworzenia widoku aktualizator ASWPlus zapyta o hasło na konto SYSTEM i nada potrzebne uprawnienia do przeprowadzenia tej operacji.

W razie zrezygnowania z aktualizowania widoków za pomocą ASWPlus, możliwe jest w przyszłości wymuszenie tej aktualizacji uruchamiając ASWPlus z parametrem addfkstructs.

Jest prawdopodobne, że w przyszłości z nowych widoków (w szczególności z widoku V_ASW_DOK_POZ) będą korzystać także funkcje dostępne w KS-ASW (raporty przychodowe i rozchodowe), dlatego zaleca się aby widoki te były aktualizowane nawet jeśli brak obecnie za ich pomocą integracji z systemem finansowo-księgowym. Nie należy dopuścić do sytuacji, w której jeden widok zostanie zaktualizowany a pozostałe nie. Decydując się na zaktualizowanie widoków należy aktualizować wszystkie trzy widoki (V_FK_DOK, V_FK_DOK_POZ oraz V_ASW_DOK_POZ).





Instrukcja

Wyk

onał: Marek Szczepankiewicz



Spra

wdził:


Zatwi

erdził:


Strona z




: pub -> KS-ASW -> WWW -> Vat2011
pub -> Lista Przebojów Radia Pik
pub -> Piotr Wojewnik
pub -> Negotiating an Investment Strategy with Fuzzy Redescriptions
pub -> Konsultacje pracowników Katedry Eksploatacji Statku – semestr letni rok akademicki 2015/2016
pub -> dnia r. (pieczęć firmowa) Harmonogram złożenia dokumentów stanowiących podstawę do uruchomienia pożyczki lub jej rat oraz spłaty pożyczki dotyczącej realizacji przedsięwzięcia pn.: „ ”
pub -> załącznik nr 2 do umowy nr z dnia (pieczątka jednostki) harmonogram wypłat I spłat pożyczki dotyczący realizacji przedsięwzięcia pn.:„ ”
pub -> A11 pieczątka jednostki Harmonogram złożenia dokumentów stanowiących podstawę do uruchomienia dotacji/ rat dotacji 1 dotyczącej realizacji przedsięwzięcia pn.: „ ”
pub -> Konkurs matematyczny „czar par”
pub -> OŚwiadczenie oświadczam, że pit roczny składam/składamy* : Urząd Skarbowy




©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna