Instytucja Zarządzająca rpo wsl wytyczne programowe w sprawie wprowadzenia skutecznych I proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych oraz zarządzania


Sekcja 3.2.1 – Ochrona sygnalistów



Pobieranie 142.9 Kb.
Strona7/7
Data07.05.2016
Rozmiar142.9 Kb.
1   2   3   4   5   6   7

Sekcja 3.2.1 – Ochrona sygnalistów

W związku z tym, iż pracownicy instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020 należą do osób zaufania społecznego niezwykle istotne jest, aby byli świadomi odpowiedzialności jaką ponoszą za dostrzeganie wszelkich sygnałów działania niezgodnego z prawem oraz odpowiedniego reagowania na takie sygnały.


Mając na uwadze powyższe, instytucje zaangażowane we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 zapewniają pełną poufność w zakresie personaliów osób dokonujących zgłoszenia (tzw. sygnalistów), a także ochronę przed wystąpieniem sankcji wewnętrznych z tytułu zgłoszenia. Sygnalista to osoba z wewnątrz instytucji, która działając w dobrej wierze zgłasza lub ujawnia informacje o zachowaniach nieetycznych lub nieprawidłowościach godzących w interes publiczny lub interes pracodawcy zachodzących w miejscu pracy.
Mając na uwadze powyższe, IZ/ IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL zobowiązane są do ochrony pracowników zgłaszających (podejrzenie) nadużycia finansowego. Podstawowymi elementami ochrony prawnej pracownika stwierdzającego możliwość wystąpienia nadużycia finansowego, są:
a) ochrona tożsamości osoby sygnalizującej. Jednym z głównych elementów ochrony jest ochrona tożsamości osoby zgłaszającej możliwość wystąpienia nadużycia finansowego. Dane identyfikujące sygnalistę mogą być udostępniane wyłącznie za zgodą zainteresowanego, poza przypadkiem,
gdy taka sytuacja jest konieczna i jest uregulowana przepisami prawa. Osoby te należy informować o okolicznościach, w których ujawnienie ich tożsamości stanie się konieczne jak na przykład wszczęcie postępowania karnego.
b) ochrona pracownika każdej instytucji zaangażowanej we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 przeciwko ewentualnym działaniom odwetowym. Instytucje zaangażowane we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 są zobowiązane do zapewnienia sygnalistom ochrony, aby przeciwdziałać ewentualnym działaniom odwetowym, rozumianym jako działania, które prowadzą do pogorszenia ich sytuacji, wyrządzają szkodę lub krzywdę i przed jakimkolwiek niekorzystnym traktowaniem będącym wynikiem ujawnienia informacji o (podejrzeniu) nadużycia. W szczególności należy chronić sygnalistów przed jakimkolwiek niekorzystnym traktowaniem będącym wynikiem ujawnienia informacji, w tym przed rozwiązaniem umowy, na podstawie której świadczona jest praca, zmianą miejsca wykonywania pracy, przeniesieniem na niższe stanowisko, utratą premii lub innych korzyści wynikających z zatrudnienia, molestowaniem psychicznym i fizycznym, mobbingiem. Dodatkowo pracownicy dopuszczający się działań odwetowych na sygnalistach muszą liczyć się z tym, iż podejmują osobiste ryzyko objęcia sankcjami, co najmniej w formie odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Warunkiem objęcia ochroną przeciwko ewentualnym działaniom odwetowym pracownika IZ/ IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL, stwierdzającego możliwość wystąpienia nadużycia finansowego jest działanie pracownika w dobrej wierze i interesie publicznym oraz w granicach prawa.


c) stworzenie i stosowanie wewnętrznych mechanizmów zgłaszania (podejrzeń) nieprawidłowości i nadużyć finansowych. Instytucje uczestniczące w realizacji RPO WSL 2014-2020 są zobowiązane
do precyzyjnego określenia kto jest odpowiedzialny w IZ/ IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL za przyjmowanie zgłoszeń i w jaki sposób można sygnalizować wszelkie podejrzenia związane z wystąpieniem nadużycia finansowego. Głównym celem wypracowania takiej ścieżki jest uniknięcie sytuacji, w której pracownik obawia się ujawnienia przypadku podejrzenia nadużycia finansowego ze względu
na reakcję otoczenia, przełożonych, napiętnowania, ewentualnych działań odwetowych i obaw
co do finalnego rozwiązania problemu poprzez ukrycie lub zaniechanie ujawnienia sprawy przez osoby decyzyjne oraz przedkładanie interesu własnego nad publiczny.
d) umożliwienie anonimowego zgłoszenia podejrzenia nadużycia finansowego. W instytucjach zaangażowanych w system realizacji RPO WSL 2014-2020 powinna zostać zapewniona możliwość zgłoszenia podejrzenia nadużycia finansowego bez konieczności ujawniania tożsamości zgłaszającego (np. anonimowe skrzynki korespondencji, anonimowe skrzynki e-mail, zewnętrzny punkt kontaktowy).

Podrozdział 3.3 – Informowanie, raportowanie i korygowanie


Instytucja, która wykryła lub uzyskała informację o podejrzeniu nadużycia zgłasza przedmiotową informację do właściwych organów dochodzeniowo-śledczych celem wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania. Przed zgłoszeniem do organów dochodzeniowo-śledczych, instytucje weryfikują uzyskane informacje o podejrzeniu nadużycia finansowego, zgodnie z przyjętymi procedurami. Instytucja zobowiązana jest do przekazania zgłoszenia organom ścigania, jeśli zebrany materiał dowodowy uprawdopodobni


lub potwierdzi podejrzenie nadużycia finansowego. Instytucja, która dokonała zgłoszenia do organów ścigania jest odpowiedzialna za podejmowanie wszelkich dalszych czynności związanych z dokonanym zgłoszeniem, w szczególności podejmuje ona decyzję o złożeniu zażalenia w przypadku postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania. Ponadto, IZ RPO WSL/ IP RPO WSL
po otrzymaniu informacji o podejrzeniu nadużycia finansowego może podjąć dodatkowe działania weryfikacyjne w tym zakresie (np. przeprowadzić kontrolę doraźną).
W przypadku, gdy podejrzenie nadużycia finansowego zostało zgłoszone do organów ścigania przez IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL, jest ona również zobowiązana do powiadomienia o zaistniałym zdarzeniu niezwłocznie i w formie pisemnej IZ RPO WSL. IZ RPO WSL bezzwłocznie przekazuje informację o dokonaniu przedmiotowego zgłoszenia do komórki pełniącej funkcję IC dla RPO WSL 2014-2020. Obowiązek ten dotyczy również informowania IZ RPO WSL o wszelkich dalszych czynnościach podejmowanych w sprawie przez organy ścigania i organy wymiaru sprawiedliwości.
Informacja o każdym podejrzeniu nadużycia zostaje zgłoszona Komisji Europejskiej zgodnie z art. 122 rozporządzenia ogólnego w trybie bieżącym za pomocą systemu IMS (Irregularity Managenment System). IZ RPO WSL na bieżąco monitoruje postęp raportowanych spraw oraz na bieżąco informuje KE w formie uaktualniania informacji w raportach przekazywanych za pomocą systemu IMS.
Aby poprawnie realizować obowiązki związane z informowaniem o postępie spraw związanych z wykryciem nadużyć finansowych, konieczne jest zapewnienie pełnej współpracy z organami dochodzeniowo-śledczymi. W tym celu Decyzją nr 3/2014 Przewodniczącego Międzyresortowego Zespołu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę RP lub UE w dniu 7 listopada 2014 r. została powołana Grupa robocza do spraw przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności. Przedstawiciele IZ RPO WSL uczestniczą w posiedzeniach Grupy na zaproszenie MR. Celem powołania Grupy jest m.in. wypracowywanie ogólnych warunków przekazywania danych dotyczących beneficjentów funduszy unijnych pomiędzy instytucjami zarządzającymi, a innymi instytucjami mającymi uprawnienia kontrolne
oraz dochodzeniowo-śledcze, wypracowywanie zasad współpracy pomiędzy tymi instytucjami
oraz wzajemna wymiana wiedzy i doświadczeń.

Po wykryciu podejrzenia nadużycia finansowego i zgłoszeniu go zgodnie z właściwymi przepisami


IZ RPO WSL/ IP RPO WSL uruchamiają procedurę odzyskiwania przekazanych środków (zgodnie ze swoimi kompetencjami). IZ RPO WSL/ IP RPO WSL opracowują procedury odzyskiwania
od beneficjentów niesłusznie przyznanych im środków, dzięki którym będą mogły sprawnie odzyskiwać wydane środki będące potencjalnie przedmiotem nadużyć finansowych. Procedury przygotowywane są z uwzględnieniem Wytycznych MIiR w zakresie korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków.

IZ RPO WSL/ IP RPO WSL wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody


na pomniejszenie kolejnych płatności na podstawie art. 207 ust. 8 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem art. 207 ust. 13 ww. ustawy. W przypadku niewypełnienia przez beneficjenta powyższego wezwania IZ RPO WSL/ IP RPO WSL wydaje na podstawie art. 207 ust. 9 decyzję określającą kwotę do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki oraz sposób zwrotu środków. Niezależnie od wydania decyzji o zwrocie, przed stwierdzeniem czy przypadek stanowi nieprawidłowość o charakterze nadużycia finansowego, IZ RPO WSL/ IP RPO WSL może wstrzymać płatności w ramach projektu do czasu ostatecznego wyjaśnienia sprawy, z zastrzeżeniem możliwości wyłączenia z wniosku o płatność zakwestionowanego wydatku i przekazania do certyfikacji pozostałej kwoty.
Ponadto, w przypadku braku zwrotu środków w terminie lub otrzymania środków przez przedstawienie jako autentyczne dokumentów podrobionych lub przerobionych lub dokumentów potwierdzających nieprawdę, na podstawie art. 207 ust. 4 pkt. 1, 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, Beneficjent zostaje wykluczony z możliwości otrzymania środków UE.

Rejestr podmiotów wykluczonych na podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych, prowadzi Minister Finansów. Za zgłaszanie beneficjentów do rejestru podmiotów wykluczonych odpowiada


IZ RPO WSL/IP RPO WSL. Instytucje uczestniczące w realizacji RPO WSL 2014-2020
są zobowiązane do informowania IZ RPO WSL (WRR) o zaistnieniu przesłanek do zgłoszenia podmiotu do przedmiotowego rejestru.
Komórka pełniąca funkcję IC dla RPO WSL 2014-2020 przy sporządzaniu wniosku o płatność
do KE oraz rocznych zestawień wydatków do KE blokuje certyfikację wydatków obarczonych podejrzeniem nadużycia finansowego.
Dodatkowo, komórka odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych w IZ RPO WSL po potwierdzeniu podejrzenia nadużycia finansowego przez właściwe organy ścigania, w terminie
do 3 miesięcy od otrzymania informacji o skierowaniu aktu oskarżenia do sądu, dokonuje oceny związanych ze sprawą systemów kontroli (ich funkcjonowania, słabości i błędów), które naraziły
ją na ryzyko nadużycia finansowego. W przypadku stwierdzenia błędów w funkcjonowaniu systemów kontroli, komórka odpowiedzialna podejmuje odpowiednie działania mające na celu wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli. O rezultatach dokonanej oceny informowane są wszystkie instytucje uczestniczące w realizacji RPO WSL 2014-2020. W celu przeprowadzenia weryfikacji
ww. systemów komórka odpowiedzialna może zwoływać nadzwyczajne posiedzenia zespołu
ds. samooceny ryzyka.

Rozdział 4 – Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych w ramach RPO WSL

Wspierającym elementem systemu zwalczania nadużyć finansowych jest wykorzystanie w praktyce informacji uzyskanych w wyniku przeprowadzanej na bieżąco oceny ryzyka nadużyć finansowych w postaci oceny wpływu poszczególnych typów ryzyka oraz identyfikacji najczęściej występujących nadużyć wraz z oszacowaniem prawdopodobieństwa ich wystąpienia. IZ RPO WSL na bieżąco monitoruje i reaguje na wykryte w trakcie kontroli ryzyko wystąpienia nadużyć finansowych, w formie podejmowania działań naprawczych w ramach tzw. kontroli łagodzących, których celem byłaby przede wszystkim redukcja zidentyfikowanego ryzyka oraz wdrażanie skutecznych i efektywnych działań naprawczych. Działania IZ RPO WSL/ IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL powinny zmierzać


do minimalizowania wpływu zidentyfikowanego ryzyka nadużyć poprzez wprowadzenie skutecznych mechanizmów kontrolnych dostosowanych do kontekstu i systemu realizacji RPO WSL 2014-2020.

W następstwie oceny ryzyka, IZ RPO WSL opracowuje metodologię wyznaczania specyficznych wskaźników nadużyć finansowych (tzw. czerwonych flag) oraz zapewnia skuteczną współpracę i koordynację między IZ RPO WSL, IP RPO WSL, IP ZIT/RIT RPO WSL, Instytucją Audytową


i organami dochodzeniowo-śledczymi. Ponadto, IZ RPO WSL może podjąć współpracę i korzystać
ze wsparcia oferowanego przez KE państwom członkowskim w zakresie wykorzystania specjalnego narzędzia punktacji ryzyka ARACHNE, które pełni zarówno rolę instrumentu zapobiegawczego,
jak i instrumentu wspomagającego identyfikację i wykrywanie ryzykownych działań, projektów, beneficjentów, wykonawców, itp.
Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych skoncentrowane jest na procesach najbardziej narażonych na wystąpienie nadużyć finansowych. Największym ryzykiem obarczone są następujące procesy:

  • nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania;

  • realizacja projektów;

  • poświadczanie wydatków i płatności;

  • zamówienia dokonywane przez IZ RPO WSL/ IP RPO WSL (z wyłączeniem IP ZIT/RIT RPO WSL).

Rozdział 5 – Samoocena ryzyka nadużyć finansowych


IZ RPO WSL powołuje Zespół ds. samooceny ryzyka składający się z przedstawicieli IZ RPO WSL oraz IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL, który dokonuje okresowej lub bieżącej samoceny ryzyka nadużyć finansowych. Opisane w podrozdziale 5.1 narzędzie do oceny ryzyka nadużyć finansowych ma za zadanie ułatwić dokonywanie samooceny wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia określonych przypadków nadużyć. Dalsza część rozdziału zawiera opis metodologii przeprowadzania samooceny, szczegółowe informacje dotyczące zakresu i trybu działania Zespołu ds. samooceny ryzyka oraz częstotliwości dokonywania samooceny.


Podrozdział 5.1 – Metodologia przeprowadzania samooceny


Zgodnie z Wytycznymi KE, stosowana przez Zespół ds. samooceny metodologia szacowania ryzyka nadużyć finansowych opiera się na pięciu podstawowych działaniach:



  1. ilościowym określeniu ryzyka wystąpienia danego typu nadużycia finansowego w oparciu
    o ocenę wpływu i prawdopodobieństwa (ryzyko całkowite);

  2. ocenie skuteczności obecnych kontroli w celu ograniczenia ryzyka całkowitego;

  3. ocenie ryzyka rezydualnego po uwzględnieniu wpływu obecnych kontroli i ich skuteczności, czyli sytuacji w momencie dokonywania oceny ryzyka (rezydualnego);

  4. ocenie wpływu planowanych kontroli ograniczających ryzyko na ryzyko rezydualne;

  5. określeniu ryzyka docelowego, czyli poziomu ryzyka, które IZ RPO WSL/ IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL uważa za dopuszczalny po skutecznym wdrożeniu wszelkich mechanizmów kontrolnych.

W przypadku każdego rodzaju ryzyka ogólnym celem jest ocena ryzyka całkowitego wystąpienia danego przypadku nadużycia finansowego, a następnie określenie i ocena skuteczności działających kontroli ograniczających ryzyko wystąpienia nadużyć albo zapewnienie ich wykrywalności.


Po dokonaniu tej oceny otrzymywane jest bieżące ryzyko rezydualne, na podstawie którego, o ile jego stopień określono jako wysoki lub krytyczny, wprowadza się wewnętrzny plan działania w celu usprawnienia kontroli i dodatkowego ograniczenia negatywnych skutków ryzyka (czyli podjęcie dodatkowych, skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne).
Do szacowania ryzyka wykorzystuje się narzędzie zaproponowane w Wytycznych KE. Narzędzie zostało przygotowane w formie pliku Excel i obejmuje cztery kluczowe procesy w ramach czterech sekcji:

  1. nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania (arkusz nr 1 w arkuszu kalkulacyjnym);

  2. realizacja projektów (arkusz nr 2);

  3. poświadczanie wydatków i płatności (arkusz nr 3);

  4. zamówienia dokonywane przez IZ RPO WSL/ IP RPO WSL(arkusz nr 4).

Szczegółowy opis i instrukcja korzystania z narzędzia do samooceny znajduje się w załączniku


do Wytycznych KE.

Podrozdział 5.2 – Zespół ds. samooceny


Zespół ds. samooceny ryzyka składa się z 7 przedstawicieli IZ RPO WSL i 8 przedstawicieli IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL (po 2 z WUP i ŚCP oraz po 1 z IP ZIT/ RIT RPO WSL). Zespół powoływany jest uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego, który określa również Regulamin jego pracy oraz zasady wyboru Przewodniczącego Zespołu. Za udział w pracach Zespołu członkowie nie otrzymują wynagrodzenia.


Zaleca się, aby w skład Zespołu wchodziły osoby z różnych działów IZ RPO WSL i IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL, posiadające różne zadania i kompetencje, tj. wybór projektów, kontrola dokumentów, kontrola systemowa, autoryzacja płatności, certyfikacja, zamówienia publiczne. Zaleca się również, aby były to osoby pełniące funkcje kierownicze, koordynatorskie lub posiadające kompetencje specjalisty w celu zapewnienia możliwie największej rzetelności i precyzyjności oceny, a także sprawnego jej przeprowadzania. Na posiedzenia Zespołu mogą być również zapraszani przedstawiciele służb zajmujących się zwalczaniem nadużyć finansowych albo innych wyspecjalizowanych organów, które posiadają przydatną wiedzę specjalistyczną w omawianej dziedzinie.

Głównym zadaniem Zespołu ds. samooceny ryzyka jest dokonywanie regularnej (okresowej


lub bieżącej) oceny ryzyka nadużyć finansowych oraz przygotowywanie planów reagowania (odpowiednich kontroli) w tego typu sytuacjach. Samoocena nie może być dokonywana przez podmioty zewnętrzne, bowiem wymaga ona dobrej znajomości systemu zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020, a także wiedzy na temat beneficjentów programu.
Do zakresu zadań Zespołu ds. samooceny należy ponadto:

  • ustalenie zakresu, sposobu i częstotliwości publikacji informacji o kontrolach
    oraz o instytucjach (komórkach, osobach) odpowiedzialnych za te publikacje;

  • wskazywanie obszarów, które powinna objąć kontrola systemowa – w zakresie weryfikacji systemów kontroli (planów reagowania) przygotowanych przez Zespół ds. samooceny ryzyka,
    w szczególności w zakresie jego skuteczności pod względem prewencji, wykrywania
    i eliminowania nadużyć finansowych;

  • przygotowywanie rekomendacji odnośnie tematyki i zakresu szkoleń oraz innych działań informacyjnych;

  • ocena przejrzystości podziału obowiązków w zakresie organizowania systemów kontroli
    i zarządzania w IZ RPO WSL i IP RPO WSL;

  • analiza mechanizmów zgłaszania nadużyć obowiązujących w IZ RPO WSL i IP RPO WSL.

Obsługę organizacyjną prac Zespołu zapewnia WRR, odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych.


Bez uszczerbku dla niniejszych wytycznych instytucje/ wydziały uczestniczące w pracach
zespołu ds. samooceny ryzyka, mogą dodatkowo powołać wewnętrzne zespoły ds. samooceny ryzyka nadużyć finansowych składające się z pracowników właściwej instytucji/ wydziału, które dokonywać będą wstępnej oceny ryzyka nadużyć finansowych.

Rozdział 5.3 – Częstotliwość dokonywania samooceny i tryb pracy Zespołu ds. samooceny

Zespół ds. samooceny ryzyka co do zasady dokonuje kompletnej oceny nadużyć finansowych


raz w roku, w terminie do 31 marca, zwanej oceną okresową . Podczas okresowej oceny podejmowane są także inne decyzje będące w zakresie zadań Zespołu ds. samooceny ryzyka. Wyniki samooceny są wykorzystywane przez IZ RPO WSL/ IP RPO WSL podczas sporządzania Rocznego planu kontroli na kolejny rok obrachunkowy. W szczególności, instytucje wdrażające RPO WSL
2014-2020 są zobowiązane do uwzględnienia podczas planowania kontroli (ich zakresu, metodologii doboru próby oraz wielkości próby) ryzyk zidentyfikowanych przez Zespół ds. samooceny, zwłaszcza ryzyka wysokiego i krytycznego .
W sytuacji wystąpienia nowego przypadku nadużycia, zasadniczych zmian w procedurach lub kadrach IZ RPO WSL i IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL oraz w przypadkach określonych w podrozdziale 3.3, Zespół ds. samooceny może dokonywać bieżącej (nadzwyczajnej) oceny potencjalnie słabych punktów systemu, a także istotnych elementów samooceny.
Spotkania Zespołu są zwoływane przez Przewodniczącego Zespołu. Obsługę Zespołu zapewnia WRR, odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych. Z wnioskiem o zwołanie spotkania nadzwyczajnego może wystąpić do Przewodniczącego każdy członek
Zespołu ds. samooceny ryzyka.
Bieżących przeglądów stopnia realizacji zakładanych harmonogramów w odniesieniu do dodatkowo wprowadzonych kontroli, zmian w uwarunkowaniach ryzyka, a także bieżącej adekwatności wyników oceny dokonywać będzie WRR, odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych,
m.in. poprzez kontrole systemowe, kontrole wewnętrzne systemu zarządzania i kontroli w IZ RPO WSL oraz analizę wyników kontroli prowadzone na potrzeby sporządzenia Rocznego podsumowania końcowych wyników audytu i przeprowadzonych kontroli. O powyższych działaniach informowani
są członkowie Zespołu ds. samooceny ryzyka.
Szczegółowe zasady dotyczące trybu pracy Zespołu ds. samooceny zostaną określone w Regulaminie prac Zespołu ds. samooceny ryzyka przyjmowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego.




1   2   3   4   5   6   7


©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna