Komisja europejski urząd ds. Zwalczania nadużYĆ finansowych (olaf)



Pobieranie 276.06 Kb.
Strona3/8
Data07.05.2016
Rozmiar276.06 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8

1.3. Ramy krajowe

W uzupełnieniu ram prawnych UE niektóre (choć nie wszystkie) państwa członkowskie ustanowiły w swoim prawodawstwie krajowym przepisy pozwalające lepiej zdefiniować procedury audytu.


Ramy prawne UE są dość ogólne i pozostawiają państwom członkowskim pole manewru. Państwa członkowskie mogą organizować i przeprowadzać audyty w oparciu o własne przepisy, struktury organizacyjne i zasady. Należy to uwzględnić przy rozważaniach dotyczących roli audytorów w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania.


Kilka przykładów ilustrujących różnice pomiędzy państwami członkowskimi
W Estonii dekret rządowy nr 125 z dnia 8 maja 2007 r. określa ramy przeprowadzania audytów dotyczących pomocy strukturalnej. Określono w nim wymóg, by instytucja audytowa podczas audytu operacji współfinansowanych przez UE postępowała zgodnie z definicją audytu wewnętrznego, kodeksem etyki, międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego i poradami dotyczącymi praktyk, wydanymi przez Instytut Audytorów Wewnętrznych.
W Niderlandach międzynarodowe standardy rewizji finansowej określone przez Międzynarodową Federację Księgowych przetransponowano do prawa krajowego, które ma zastosowanie do zarejestrowanych księgowych i biegłych rewidentów, zatem muszą oni stosować te standardy w swojej praktyce zawodowej.

2. W jaki sposób audyty systemów pomagają w zapobieganiu nadużyciom finansowym i ich wykrywaniu


Celem audytu systemu jest uzyskanie wystarczającej pewności, że system zarządzania i kontroli jest odpowiednio skuteczny i sprawny, by zapewnić zapobieganie błędom i nieprawidłowościom (w tym nadużyciom finansowym), a w przypadku ich wystąpienia zapewnić ich wykrycie i skorygowanie.
Podczas wykonywania swojej pracy audytorzy mogą wykrywać uchybienia w systemie, które wymagają podjęcia działań w samych systemach. Audytorzy odgrywają kluczową rolę w tym względzie. W szczególności mają oni obowiązek zwrócić uwagę instytucji zarządzających i certyfikujących na wszelkie uchybienia. Instytucje te ponoszą główną odpowiedzialność za wdrażanie rozwiązań pozwalających usunąć stwierdzone niedociągnięcia, co pomoże zapobiegać nadużyciom finansowym.
Audytorzy mogą zetknąć się z okolicznościami, które wskazują na wystąpienie nadużycia finansowego. W takich przypadkach muszą oni niezwłocznie informować właściwy organ w celu podjęcia dalszych działań. Właściwym organem może być instytucja zarządzająca, organy ścigania, czy też OLAF, w zależności od konkretnych informacji dotyczących podejrzewanego nadużycia finansowego i od obowiązujących krajowych procedur zgłaszania takich nadużyć. Przyczyni się to do wykrywania nadużyć finansowych.

2.1. Audyty systemów a zapobieganie nadużyciom finansowym

Zapobieganie nadużyciom finansowym samo stało się osobnym zagadnieniem. Ramy prawne na lata 2014–2020 zobowiązują państwa członkowskie do dalszych działań w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym. Środki zwalczania nadużyć finansowych dotyczące europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych objęte są zakresem rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów, które zobowiązuje instytucje zarządzające do wdrożenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych na podstawie oceny ryzyka wystąpienia takich nadużyć. Przepisy te obejmują wymóg przeprowadzania przez instytucje audytowe oceny funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli w ramach programów operacyjnych, w tym oceny wprowadzonych środków zwalczania nadużyć finansowych16.


2.1.1 Rola kontrolna
Zgodnie z ISSAI 1240 i MSRF 240:


  • odpowiedzialność za zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie spoczywa na osobach sprawujących nadzór nad danym podmiotem i na jego kierownictwie;

  • biegli rewidenci powinni ocenić ryzyko powstania zniekształceń w sprawozdaniu finansowym w wyniku nadużyć finansowych; oraz

  • biegli rewidenci powinni zgłaszać podejrzewane przypadki nadużyć finansowych osobom sprawującym nadzór nad danym podmiotem i jego kierownictwu, a także organom regulacyjnym i organom ścigania.

W nocie informacyjnej dotyczącej wskaźników nadużyć finansowych dla Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności17 stwierdza się: „Przez działanie z zachowaniem zawodowego sceptycyzmu, audytorzy muszą być szczególnie wyczuleni na takie okazje do nadużycia, jak słabe elementy kontroli w systemach kontroli i zarządzania. W odpowiednich przypadkach, w szczególności gdy środowisko zarządzania i kontroli można uznać za obarczone wysokim ryzykiem, zaleca się, by audytorzy zasięgnęli informacji w instytucjach zarządzających na temat ich poglądów na ryzyko nadużycia w celu sprawdzenia stosowanych środków zwalczania nadużyć finansowych”.


W MSRF 240 zawodowy sceptycyzm opisuje się jako: „postawę cechującą się dociekliwością, wyczuleniem na warunki mogące wskazywać na możliwe zniekształcenie spowodowane błędem lub oszustwem oraz krytycyzmem przy ocenie
dowodów badania”. Oznacza to na przykład, że nawet gdy przedłożone biegłemu rewidentowi dokumenty poświadczają sytuację prawidłową i zgodną z prawem, musi on zachować ostrożność i rezerwę. Jeżeli biegły rewident stwierdzi, że istnieje ryzyko oszustwa, może on podjąć decyzję o przeprowadzeniu dodatkowych testów i kontroli, w tym o rozszerzeniu tego obszaru audytu.

2.1.1.1. Strategia audytu
Art. 127 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 zobowiązuje instytucje audytowe do przygotowania strategii przeprowadzania audytów w ciągu ośmiu miesięcy od przyjęcia programu operacyjnego. Ważne jest, aby instytucja audytowa w tym dokumencie należycie uwzględniła zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie w instytucjach wykonawczych.
W 2014 r. Komisja opracowała wytyczne dotyczące strategii audytu18. Zgodnie z sekcją 3 tych wytycznych dotyczących oceny ryzyka instytucjom audytowym zaleca się opracowanie systemu oceny ryzyka w celu ustalenia priorytetów programu prac w zakresie audytu systemów. Zaleca się, by ogólnej oceny ryzyka dokonać przy użyciu tabeli oceny ryzyka, która obejmuje zarówno czynniki ryzyka nieodłącznego, jak i ryzyka kontroli.
W sekcji 4.2 tych wytycznych dotyczących strategii audytu wdrożenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych w oparciu o ocenę ryzyka nadużyć finansowych wyodrębniono jako osobny obszar tematyczny, który należy uwzględnić.

2.1.1.2. Ocena systemów zarządzania i kontroli
W art. 72 lit. h), art. 122 ust. 2 i art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów oraz w tabeli 1 załącznika IV do rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 odniesiono się do kluczowego wymogu nr 7, który dotyczy „efektywnego wdrożenia proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych”. W ramach tego kluczowego wymogu wyodrębniono siedem kluczowych kryteriów wymienionych w załączniku 2 do niniejszego podręcznika. W okresie programowania 2014–2020, mimo iż nie jest to wyraźny wymóg zawarty we wspomnianym rozporządzeniu, instytucje audytowe będą po raz pierwszy zobowiązane do przetestowania środków zapobiegania nadużyciom finansowym w ramach przeprowadzanych przez nie oceny systemów zarządzania i kontroli.
Komisja opracowała zaktualizowane wytyczne określające wspólną metodykę oceny systemów zarządzania i kontroli w państwach członkowskich19. Instytucjom audytowym stanowczo zaleca się stosowanie metodyki określonej w tych wytycznych przy ocenie systemów zarządzania i kontroli instytucji zarządzających i pośredniczących.
Instytucje audytowe muszą pamiętać, że instytucje zarządzające powinny przyjąć bardziej aktywne, zorganizowane i ukierunkowane podejście do zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych i wprowadzić środki zwalczania nadużyć finansowych, które będą skuteczne i proporcjonalne oraz będą uwzględniać stwierdzone rodzaje ryzyka.
Zgodnie z tymi zasadami opracowane przez Komisję wytyczne „Ocena ryzyka wystąpienia nadużyć finansowych i skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych” zapewniają instytucjom audytowym narzędzie oceny środków zwalczania nadużyć finansowych wprowadzonych przez instytucje zarządzające. Narzędzie to stanowi listę kontrolną zamieszczoną w załączniku 4 do tych wytycznych.
Przy planowaniu audytów systemu audytorzy będą zobowiązani do przeprowadzania oceny ryzyka w odniesieniu do kontekstu, w którym funkcjonują badane podmioty.
Oznacza to, że audytorzy powinni:


  • rozumieć działalność badanego podmiotu oraz kontekst, w którym prowadzi on działalność;

  • sprawdzić wykonanie zaleceń z poprzednich audytów;

  • ocenić system kontroli wewnętrznej badanego podmiotu;

  • ustalić i ocenić ryzyko, w tym ryzyko nadużyć finansowych.

Bardziej szczegółowo, najważniejsze pytania dotyczące nadużyć finansowych to między innymi (lista nie jest wyczerpująca):




  • Czy istnieje specjalna procedura oceny ryzyka nadużyć finansowych i jak często jest ona stosowana?

  • Jakie jest ogólne podejście do kwestii nadużyć finansowych? Czy pochodzi ono od kierownictwa wyższego szczebla (np. wynika z tonu informacji przekazywanych od kierownictwa najwyższego szczebla)?

  • Czy istnieje konkretna polityka ujęta w prawodawstwie krajowym dotycząca oszustw, nadużyć i niewłaściwego wykorzystania dotacji? Jakie są konsekwencje w przypadku wykrycia oszustw, nadużyć lub niewłaściwego wykorzystania dotacji? Czy nakładane są sankcje z tego tytułu?

  • Czy procedura wyboru wnioskodawców/projektów jest przeprowadzana w obiektywny sposób?

  • Czy podczas kontroli zarządzania zwraca się szczególną uwagę na wykrywanie nadużyć finansowych?

  • Czy badany podmiot należycie ocenia ryzyko wystąpienia nadużyć finansowych? Czy stosuje się odpowiednie środki zaradcze?

  • Czy któreś ze środków kontroli stosowanych przez badany podmiot są podatne na warunki, w których wystąpienie nadużycia finansowego jest bardziej prawdopodobne (zachęty/presja, okazja, nastawienie/racjonalizacja)?20 Czy podejmowane są działania w celu ograniczenia potencjalnego oddziaływania tych warunków?

  • Czy system kontroli wewnętrznej spełnia wymogi prawne dotyczące środków zwalczania nadużyć finansowych? Czy obowiązują procedury w celu ograniczenia możliwości wystąpienia nadużyć finansowych (np. szczegółowe listy kontrolne, zaangażowanie większej liczby osób w proces podejmowania decyzji, stosowanie zasady „dwóch par oczu” przy przeprowadzanych kontrolach itp.)?

Przydatnym źródłem informacji mogą być (lista nie jest wyczerpująca):




  • spotkania z kierownictwem wyższego szczebla i urzędnikami badanego podmiotu odpowiedzialnymi za zamówienia;

  • podręczniki procedur stosowane przez badany podmiot;

  • przegląd weryfikacyjnych list kontrolnych stosowanych przez kierownictwo w celu odpowiedniego zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania;

  • przegląd programów dotacji w ramach danego programu operacyjnego, które nie są przedmiotem otwartych zaproszeń do składania wniosków;

  • informacje przekazane audytorowi przez organy ścigania i organy regulacyjne na temat obszarów ryzyka związanych z funkcjonowaniem badanego podmiotu (dobrą praktyką dla audytorów mogłoby być uzgodnienie z tymi organami wymiany wiedzy, informacji, wyników przeprowadzonych działań itp.);

  • informacje wynikające z procedury informowania o nieprawidłowościach;

  • przegląd możliwych powiązań między szeregiem odnośnych operacji i podmiotów;

  • informacje pochodzące z narzędzi punktowej oceny ryzyka (np. Arachne);

  • baza danych „systemu zarządzania nieprawidłowościami”, w której przechowywane są sprawozdania państw członkowskich dla OLAF-u dotyczące nieprawidłowości.



W Rumunii krajowe instytucje audytowe i Departament ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (DLAF) podpisały umowę o współpracy, która obejmuje:
• dwustronne konsultacje w sprawie opracowania nowego prawodawstwa odnoszącego się do kwestii nadużyć finansowych mających wpływ na podstawową działalność instytucji audytowych i DLAF-u;

• • organizację spotkań, konferencji oraz wspólnych szkoleń;

• zgłaszanie DLAF-owi przez instytucje audytowe przypadków potencjalnych nadużyć finansowych;

• wymianę informacji o przypadkach nadużyć finansowych w celu dokonania oceny ryzyka ich wystąpienia;

• dostęp do bazy danych DLAF-u (a w szczególności do rumuńskiego systemu zarządzania nieprawidłowościami) dla instytucji audytowych, na pisemny wniosek;

• przekazywanie przez DLAF dwa razy w roku instytucjom audytowym wykazu kontrolowanych podmiotów.


W przypadku wyboru próby do testów kontrolnych w celu pełnego prześledzenia na konkretnych przykładach praktycznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli, audytorzy powinni stosować metody losowego doboru próby (lub inne metody określone w międzynarodowych standardach rewizji finansowej). Nie powinni oni starać się wybierać potencjalnych przypadków nadużyć (np. w oparciu o informacje dostarczone przez organy ścigania i organy regulacyjne). Mogłoby to prowadzić do błędnej oceny funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli badanego podmiotu, ponieważ tak dobrana próba mogłaby być ukierunkowana na przypadki nadużyć. Tego rodzaju przypadki można jednak wybrać w ramach próby uzupełniającej w celu oceny procesów zarządzania nadużyciami finansowymi.


Instytucje audytowe powinny przeprowadzić czynności dotyczące audytu systemów w zakresie środków zwalczania nadużyć finansowych na możliwie wczesnym etapie okresu programowania i tak często, jak to konieczne. Powinny one również w ramach swojego programu audytów systemów zapewnić systematyczny przegląd wdrażania skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych na poziomie instytucji pośredniczących21.
Przykłady uchybień systemowych, które mogą skutkować nadużyciem finansowym22


    • Brak szkoleń dla personelu instytucji zarządzających na temat ustalania sygnałów ostrzegawczych23: może to prowadzić do pominięcia fałszywych, niedokładnych lub niekompletnych dokumentów (np. faktur, gwarancji bankowych, świadectw pracy, zaświadczeń podatkowych, sprawozdań finansowych, dokumentacji technicznej itp.).




    • Brak szczegółowych kontroli, czy osoba zaangażowana w opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia ma interes osobisty lub gospodarczy związany z tym przetargiem. (Na przykład w sytuacji, w której oferent, który później wygrał przetarg, sam opracowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia i przekazuje ją instytucjom zamawiającym jedynie w celu udowodnienia, że dokumentacja przetargowa została oficjalnie opublikowana.)




    • Brak szczegółowych kontroli dotyczących tego, czy osoba biorąca udział w procesie podejmowania decyzji ma interes osobisty lub gospodarczy związany z podejmowaną decyzją. (Na przykład w sytuacji, w której pracownicy instytucji zarządzającej celowo niesprawiedliwie faworyzują konkretnego beneficjenta, naruszając obowiązujące przepisy i procedury oraz pozwalając beneficjentowi na otrzymanie bezzwrotnych funduszy, do których nie jest on uprawniony, ponieważ nie spełnił kryteriów prawnych do przyznania finansowania. )




    • Brak zastosowania narzędzi punktowej oceny ryzyka (np. Arachne).


Jeżeli w wyniku przeprowadzenia audytu systemu audytor stwierdzi niedociągnięcia w zakresie środków kontroli lub ich wyraźny brak, powinien zgłosić te kwestie i przedstawić odpowiednie zalecenia mające na celu poprawę funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli i pomagające w zapobieganiu nadużyciom finansowym. Wyniki audytów systemu powinny być także brane pod uwagę podczas planowania audytów operacji.

2.1.2. Rola doradcza
MSRF 240 zobowiązuje audytorów do odnotowywania niedociągnięć i braków w systemie kontroli wewnętrznej badanego podmiotu oraz do poinformowania o tych uchybieniach osób odpowiedzialnych za zarządzanie tym podmiotem. Dzięki swemu doświadczeniu i wiedzy na temat danego środowiska audytorzy mogą określić środki naprawcze i rozwiązania w celu wyeliminowania wszelkich niedociągnięć. Mogą oni również korzystać ze swojego bogatego doświadczenia przy wyciąganiu wniosków na przyszłość oraz przy ustalaniu nowych „sygnałów ostrzegawczych”. Umożliwi to wymianę wiedzy na temat metod ustalania potencjalnych przypadków nadużyć finansowych między audytorami i pracownikami instytucji zarządzających i certyfikujących (zob. rozdział 4 niniejszego dokumentu dotyczący szkoleń).
Na podstawie tych wniosków audytorzy mogą również udzielać porad i skutecznie przyczyniać się do walki z nadużyciami finansowymi w fazie opracowywania nowych przepisów.
W Niderlandach instytucja audytowa jest częścią rządowej Centralnej Służby Audytu, która podlega Ministerstwu Finansów. Pełni ona rolę doradczą przy opracowywaniu przepisów krajowych. Koncentruje się ona na zapobieganiu nadużyciom i niewłaściwemu wykorzystaniu dotacji poprzez sprawdzanie, czy planowane przepisy w projektach nowych aktów prawnych są w praktyce możliwe do zastosowania i skontrolowania w oparciu o posiadaną wiedzę i doświadczenie.




1   2   3   4   5   6   7   8


©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna