Microsoft access



Pobieranie 31.29 Kb.
Data07.05.2016
Rozmiar31.29 Kb.

MS Access_Maciej Monkiewicz

MICROSOFT ACCESS

Cel ćwiczenia


Celem ćwiczenia jest zapoznanie studenta z zagadnieniem projektowania oraz użytkowania relacyjnej bazy danych na przykładzie pracy własnej z programem Microsoft Access.

Informacje ogólne


Baza danych jest zbiorem powiązanych ze sobą informacji. Zwykle informacje te posiadają wspólną tematykę i przeznaczenie. Najprostszą bazę danych można przedstawić w postaci pojedynczej tabeli, tzw. płaska baza danych.

Tab. 1) Przykład najprostszej bazy danych zawierającej spis pacjentów:

Nr ewidencyjny

pacjenta



Nazwisko

Imię

Data przyjęcia

Rozpoznanie

1

Kowalski

Jan

11-04-2003

grypa

2

Nowak

Małgorzata

24-06-2003

żółtaczka

3

Wiśniewska

Teresa

30-06-2003

zapalenie płuc

4

Nowak

Grzegorz

7-08-2003

odra

W terminologii baz danych wiersze tabeli odpowiadają rekordom a kolumny polom.


Rekordem nazywamy zestaw danych różnego typu, dotyczących danego podmiotu, natomiast pole dotyczy pojedynczej cechy podmiotu charakteryzowanego przez rekord. Podstawowymi operacjami na bazach danych to wyszukiwanie, aktualizacja, dodawanie i usuwanie rekordów. Prawdziwa siła baz danych polega nie tylko na zdolności przechowywania dużych ilości danych, ale przede wszystkim na możliwości szybkiego wydobycia z nich dokładnie tych informacji, jakie życzy sobie użytkownik.

Specyfikacja programu Microsoft Access


Program MS Access jest przykładem relacyjnej bazy danych tzn., iż może przechowywać dane w wielu powiązanych ze sobą tabelach. Wyróżniamy trzy typy relacji między tabelami:

  • jeden do jednego - rekord w pierwszej tabeli ma przyporządkowany dokładnie jeden rekord pokrewny w tabeli drugiej, a rekord w tabeli drugiej ma dokładnie jeden pasujący do niego rekord w tabeli pierwszej.

  • jeden do wielu - rekord w pierwszej tabeli ma przyporządkowany więcej niż jeden rekord w tabeli drugiej, ale dla rekordu w tabeli drugiej istnieje co najwyżej jeden przyporządkowany rekord w tabeli pierwszej.

  • wiele do wielu - rekord w tabeli pierwszej ma więcej niż jeden pasujący do niego rekord w tabeli drugiej, rekord w tabeli drugiej ma więcej niż jeden pasujący do niego rekord w tabeli pierwszej, ten typ relacji rozbija się najczęściej na dwie relacje jeden do wielu powiązane za pośrednictwem trzeciej tabeli.

Aby program pracował wydajnie każda tabela powinna zawierać pole lub zbiór pól, który jednoznacznie identyfikuje każdy rekord przechowywany w tabeli. Informacja ta nosi nazwę Klucza podstawowego tabeli. Polem klucza podstawowego może być np. Nr ewidencyjny pacjenta (patrz Tab.1), gdyż w całej tabeli nie ma dwóch lub więcej pacjentów o tym samym numerze identyfikacyjnym, natomiast błędem jest przypisanie klucza podstawowego do pola zawierającego nazwisko pacjenta, ponieważ może się ono powtórzyć w kilku rekordach. W programie MS Access pracuje się na tzw. obiektach, którymi są tabele, kwerendy, formularze, raporty, strony, makra i moduły:


Tabele jak już powiedziano służą do przechowywania danych. Ważną sprawą jest umiejętne zaprojektowanie tabel i relacji między nimi, co pozwoli na późniejszą efektywną pracę z bazą danych. Pojedyncza tabela powinna przechowywać informacje tylko na określony temat np. dane personalne pacjentów, natomiast informacje w poszczególnych polach przechowuje się w najmniejszych logicznych częściach np. tworzy się oddzielne pola dla imienia i nazwiska.

Kwerendy służą do wyszukiwania informacji w bazie danych na podstawie pytania, jakie układamy projektując kwerendę. Kwerendy umożliwiają wyświetlanie, zmienianie oraz analizę danych na różne sposoby.

Formularze służą do przeglądania, edycji lub wprowadzania nowych rekordów do tabel, na których są oparte.

Raporty umożliwiają zwięzłe i całościowe przedstawienie danych na ekranie monitora lub w postaci drukowanego dokumentu. W raporcie mogą znajdować się informacje wybrane z wielu tabel i kwerend, wykresy oraz wartości obliczone na podstawie informacji w bazie danych.

Strony umożliwiają wyświetlanie i operowanie informacjami zawartymi w bazie danych za pośrednictwem, Intranetu lub Internetu. Obsługa stron dostępu w sieci Web jest bardzo podobna do bezpośredniej obsługi tabel lub formularzy w Accessie.

Makra pozwalają zautomatyzować powtarzające się czynności. Dzięki makrom możliwe jest ujednolicenie wszelkich czynności, dzięki czemu wszyscy użytkownicy bazy danych mogą jednakowo wykonywać określone działania. Makro uruchamia określone zdarzenie np. kliknięcie przycisku czy otwarcie formularza.

Moduły są to programy napisane w języku Microsoft Visual Basic for Aplication (VBA) służące do automatyzacji zadań w bazie danych MS Access. Programy napisane w VBA mogą realizować zadania o dużej złożoności, których nie obsłużyłyby makra.

Przebieg ćwiczenia


  1. Utwórz pustą bazę danych i nadaj jej nazwę BMI.

  2. Utwórz pierwszą Tabelę z Danymi personalnymi pacjentów w Widoku projektu.
    Nadaj następujące nazwy polom oraz przyporządkuj im odpowiednie typy danych:

Nr ewidencyjny typ danych Autonumerowanie, Nazwisko typ danych Tekst, Imię typ danych Tekst, Data urodzenia typ danych Data/Godzina oraz Płeć męska typ danych Tak/Nie:



Zapisz i zamknij projekt tabeli nadając jej nazwę: Dane personalne.
Pozwól programowi przyporządkować Klucz podstawowy do pola Nr ewidencyjny.


  1. Utwórz drugą Tabelę w Widoku projektu
    Nadaj następujące nazwy polom oraz przyporządkuj im odpowiednie typy danych:

Nr ewidencyjny typ danych Autonumerowanie, Waga typ danych Liczba, rozmiar pola Liczba całkowita, Wzrost typ danych Liczba, rozmiar Pola liczba całkowita, BMI typ danych Liczba, rozmiar pola Pojedyncza precyzja.



Zapisz i zamknij projekt Tabeli nadając jej nazwę BMI.
Pozwól programowi przyporządkować Klucz podstawowy do pola Nr ewidencyjny.

  1. Utwórz Relacje jeden do jednego pomiędzy obiema tabelami poprzez pola Nr ewidencyjny, tzn. wybierz z menu NarzędziaRelacje – pokazuje się okno dialogowe Pokazywanie tabeli z utworzonymi przez nas tabelkami BMI oraz Dane personalne. Wybierz tabelę BMI, a potem Dane personalne – przycisk Dodaj – zamknij to okno, a następnie przeciągnij Nr ewidencyjny z BMI do Nr ewidencyjnego Dane personalne. Pokaże się okno dialogowe Edytowanie relacji i jeśli są takie relacje, o które Ci chodziło to kliknij Utwórz. Pokaże się relacja pomiędzy tabelami - linia pozioma.



  1. Utwórz Formularz za pomocą Kreatora formularzy umieszczając w nim pola z obu tabel, należy pominąć pole Nr ewidencyjny z jednej tabeli.

Wybierz tabelę Dane personalne i przenieś (przycisk >>) do okna obok, a następnie wybierz tabelę BMI i pomijając Nr ewidencyjny przenieś resztę pól. Następnie dokończ tworzenie Kreatora formularza:

Formularz kolumnowyDalejTytuł Formularza BMI Otwórz Formularz, żeby wprowadzić poniższe dane.


  1. Wpisz za pomocą Formularza fikcyjne dane dziesięciu pacjentów opuszczając pole BMI.

Zaczynamy od pola Nazwisko i wg poniższego wzoru wypełnij pozostałe opuszczając pole BMI. Do następnego Rekordu przechodzimy przyciskiem . Po wprowadzeniu wszystkich danych zamknij Formularz.



  1. Utwórz Kwerendę aktualizującą z Widoku projektu tzn.z okna Pokazywanie tabeli dodaj Tabelę BMI – zamknij okno - i zamień Kwerendę wybierającą na Kwerendę aktualizującą (z paska opcji KwerendaKwerenda aktualizująca ) obliczającą wartości BMI wg wzoru: BMI=Waga[kg]/(Wzrost[m])2 w polu BMI tabeli BMI. Najpierw jednak wypełnij Siatkę projektu. Jeśli pojawia się przy BMI - * czyli gwiazdka - trzeba ją zlikwidować.

Do sformułowania wyrażenia obliczającego wartości BMI należy posłużyć się Konstruktorem wyrażeń: . Zwróć uwagę, aby otwarta była tabela BMI i zaciemniona opcja Waga.



Kwerendę należy zapisać i zamknąć. Wyniki oglądamy w Widoku arkusza danych lub po wybraniu ikony Uruchom .



  1. Utwórz Kwerendę wybierającą w Widoku projektu wybierającą pacjentów z nadwagą (BMI > 25). W Siatce projektu umieść następujące pola: Nr identyfikacyjny, Nazwisko, Imię, BMI oraz w Kryteria wyrażenie >25, można użyć do tego Konstruktora wyrażeń lub wpisać z klawiatury.



  1. Utwórz Kwerendę wybierającą w Widoku projektu, która oblicza m.in. średnią i odchylenie standardowe (oznaczenie: SD i OdchStd) Wagi, Wzrostu i BMI pacjentów. Z okna Pokazywanie tabeli wybierz tabelę BMI – przycisk Dodaj – zamknij to okno. Na pasku narzędzi Baza danych kliknij ikonę sumy . Teraz wypełnij Siatkę projektu wg załączonego wzoru: w polu Podsumowanie wybierz Średnia, w następnej kolumnie wybierz OdchStd. itd. Po wypełnieniu Siatki projektu zapisz np. pod nazwą: SD i średnie pacjentów i zamknij ją. Wyniki oglądamy w Widoku arkusza danych.



  1. Utwórz Raport przy pomocy Kreatora na podstawie Kwerendy z pkt. 8, który zawiera następujące dane pacjentów z nadwagą: Nr ewidencyjny, Nazwisko, Imię oraz BMI. Uruchom Kreatora raportów. Wybierz odpowiednią tabelę. Przenieś pola z okienka lewego do prawego za pomocą przycisków > lub >> kliknij Dalej. W zależności jak chcesz mieć zaprojektowany raport dodaj interesujące Cię opcje i znów kliknij Dalej. Posortuj raporty np. rosnąco. Wybierz układ tabelaryczny. Wybierz styl raportu np. Kompaktowy. Na koniec dopracuj wygląd raportu w Widoku projektu.

Linki: Access - Internetowa Szkoła Zakładu Informatyki Medycznej AM w Warszawie

Bibliografia:



Microsoft Access 2002 krok po kroku. Wersja polska, red. prow. L. Rutkowska, Wydawnictwo RM, Warszawa 2001









©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna