Microsoft Office System I xml



Pobieranie 90.76 Kb.
Data28.04.2016
Rozmiar90.76 Kb.






Microsoft Office System i XML:

Wartość XML w aplikacjach biurowych

Opublikowano: Marzec 2003

W celu uzyskania najświeższych informacji, należy zajrzeć na stronę http://www.microsoft.com/office/developer/preview/


Abstrakt


Na przestrzeni kilku ostatnich lat dużo pisało się na temat XML oraz pozytywnego wpływu, jaki upowszechnienie się tego języka wywarło na procesy biznesowe. Mimo iż wiele przedsiębiorstw dostrzegło ogromne możliwości wynikające z użycia języka XML, głównie do wymiany danych pomiędzy serwerami wewnętrznymi, to potencjalnie jeszcze większe korzyści niesie pojawienie się rozumiejących XML aplikacji biurowych, wyposażonych w obsługę schematów definiowanych przez użytkownika. Microsoft Office System udoskonala obsługę formatu XML w aplikacjach należących do pakietu Office 2003 oraz udostępnia nowe aplikacje, pozwalające użytkownikom operować na danych XML, a co za tym idzie, czerpać pełne korzyści z tej rewolucyjnej technologii.




Spis treści


Spis treści 2

Wprowadzenie 3

Dlaczego XML? 3

Czym jest XML? 4

Korzyści płynące z zastosowania języka XML w aplikacjach biurowych 5

XML w akcji: Scenariusze 7

Przygotowanie danych finansowych, przy zachowaniu zgodności z przepisami 7

Zarządzanie pracownikami w terenie 9

Tworzenie raportów marketingowych 10

Obsługa roszczeń z tytułu ubezpieczenia 12

Przepływ informacji pomiędzy agencjami rządowymi 13

XML w Microsoft Office System: ogólny opis produktu 17

Microsoft Office Word 2003 17

Microsoft Office Excel 2003 17

Microsoft Office InfoPath™ 2003 17

Microsoft Office Access 2003 18

Microsoft Office FrontPage® 2003 18

Microsoft Office Visio® 2003 18

Dalsze informacje 19

Wprowadzenie


Obecnie XML jest publicznym, powszechnie akceptowanym standardem, pozwalającym na wymianę danych pomiędzy różnymi systemami. Używanie języka XML oraz pojawienie się serwisów WWW powstałych na bazie tego języka, zrewolucjonizowało sposób, w jaki wiele firm – a w niektórych przypadkach nawet całych przedsiębiorstw – zawiera transakcje biznesowe w sieci Web. Jednakże XML to coś więcej niż tylko prosty protokół wymiany danych; zgodnie z pierwotną wizją jego twórców, język XML – pozwalający definiować strukturę i kontekst informacji zawartych w dokumentach biznesowych – jest środkiem pozwalającym na wydobycie większego sensu ukrytego w tych dokumentach.

Zagadnienia rozpatrywane w niniejszej broszurze, dotyczą sposobu, w jaki pojawienie się pakietu aplikacji biurowych rozumiejących język XML, przybliżyło realizację wspomnianej wizji. Aplikacje, o których mowa, ułatwiają tworzenie dokumentów XML i pozwalają użytkownikom korzystać z informacji w nowatorki sposób. Przy pomocy kilku scenariuszy przedstawione zostaną sposoby wykorzystania możliwości języka XML, do udoskonalenia procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwach, a także do podniesienia produktywności pracowników merytorycznych. Na koniec zaprezentowany zostanie krótki opis nowych cech pakietu Microsoft® Office Professional Edition 2003, uwypuklający sposób, w jaki firma Microsoft sprzyja osiąganiu wspomnianych korzyści, dzięki którym Microsoft Office System jest pierwszą platformą przeznaczoną dla technologii, umożliwiających tworzenie i korzystanie z rozwiązań bazujących na języku XML.


Dlaczego XML?


W obecnych czasach prowadzenie biznesu opiera się na informacji. Informacja ta może pochodzić z wielu źródeł i istnieć w różnych formach: jako surowe zbiory danych wywodzące się z różnych systemów je gromadzących, jako opublikowane i współdzielone dokumenty, wreszcie jako niezliczone ilości wiadomości e-mail, wymieniane i przechowywane lokalnie przez pracowników.

Pomimo, że istnieją doskonałe metody przechowywania i zarządzania pewnymi rodzajami danych (na przykład danymi numerycznymi, gromadzonymi w bazach danych), to znaczna część informacji tworzonej w środowisku biznesowym, nie jest utrwalana w żaden treściwy sposób. Pracownicy nieustannie tworzą ważne informacje, umieszczając je w raportach i arkuszach, jak również w rozsyłanych wiadomościach e-mail. Jednakże, gdy zachodzi potrzeba ponownego wykorzystania tych informacji, ci sami pracownicy mogą poświęcić mnóstwo czasu na wyszukiwanie odpowiednich plików, by następnie zaangażować się w przepisywanie, kopiowanie i wklejanie lub importowanie istotnych danych do innych dokumentów. Sposób, w jaki treści te są tworzone i obsługiwane, ogranicza stopień i łatwość użycia informacji poza oryginalnym dokumentem.

Zarządzanie tradycyjnymi danymi opiera się na wykorzystaniu ugruntowanej technologii ich magazynowania i walidacji. Jednakże w przypadku danych gromadzonych w raportach tekstowych i informacji istniejącej w innych popularnych dokumentach biznesowych, podobna technologia nie jest dostępna. Język XML został zaprojektowany w celu rozwiązania tego problemu. Dzięki niemu możliwe jest zbieranie wszystkich rodzajów informacji biznesowych, w sposób uwydatniający wartość tych informacji. Ułatwiając ponowne wykorzystywanie treści, ich indeksowanie, przeszukiwanie, przechowywanie, agregowanie oraz inne czynności, do tej pory charakterystyczne dla relacyjnych baz danych, XML przenosi na dokumenty potężne możliwości zarządzania tradycyjnymi danymi.

Jak zostanie przedstawione w poniższych sekcjach, standard XML idealnie nadaje się do definiowania wszelkich rodzajów informacji biznesowych, a w szczególności dokumentów. Ponadto, ze względu na fakt, iż został on zaprojektowany do przenoszenia takich informacji na płaszczyznę sieci Web, język ten stanowi doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw szeroko korzystających z sieci wewnątrzfirmowych, intranetów, a także Internetu, komunikując się przy pomocy tego ostatniego medium z partnerami biznesowymi, dostawcami, czy producentami. Jak zostanie pokazane, adaptacja standardu XML w firmie może poskutkować znacznymi korzyściami, zarówno dla pracowników, jak i dla realizowanego biznesu.


Czym jest XML?


XML to język znakowania (ang. markup language), używany do definiowania struktury dokumentu. Standard XML został opublikowany i jest zarządzany przez W3C, konsorcjum zajmujące się wieloma standardami wykorzystywanymi w Internecie.

Podobnie jak inne języki znakowania, XML używa znaczników (ang. tag), pozwalających na definiowanie określonych elementów, składających się na strukturę dokumentu, a także na nadawanie tym elementom znaczenia. W przeciwieństwie do znaczników HTML, które służą do określania wyglądu oraz formatowania dokumentu, znaczniki stosowane w języku XML używane są do określania struktury dokumentu oraz jego zawartości, nie zaś wyglądu. Dzięki temu XML umożliwia oddzielenie zawartości dokumentu od sposobu prezentacji tej zawartości; to zaś pozwala zarządzać zawartością na różne sposoby.

Pomimo że XML jest opublikowanym standardem, specyfikacja tego języka nie obejmuje wspomnianych znaczników, lecz jedynie sposoby ich definiowania, ustalania relacji pomiędzy nimi oraz znakowania dokumentów. Ze względu na brak jakiegokolwiek predefiniowanego zestawu znaczników, XML jest bardzo elastycznym meta-językiem, przy pomocy którego można modelować niemal dowolny typ dokumentu.

Skutkiem tej elastyczności jest wysoce skalowalny model, który można stosować zarówno do bardzo prostych dokumentów tekstowych, jak i złożonych informacji hierarchicznych. Model, o którym mowa pozwala na tworzenie "półstrukturalnych" dokumentów, tj. takich, które wyposażone są w strefy o określonym znaczeniu; podobną rolę znaczeniową pełnią na przykład kolumny tabeli bazy danych. W rezultacie model, o którym mowa pozwala na opisanie niemal nieskończonej ilości typów dokumentów i struktur danych.

Znaczniki, które mogą być użyte w stosunku do określonego typu dokumentu lub informacji, zawarte są w schematach XML (ang. XML schema), będących definicjami zestawów znaczników oraz zasad ich stosowania. Schematy definiują strukturę oraz typ danych, jakie można umieszczać w każdym z elementów znajdujących się w dokumencie oraz jakie mogą być tworzone przez użytkownika, czy przedsiębiorstwo. Dzięki schematom XML można zdefiniować i sklasyfikować zawartość, przeznaczoną do niemal dowolnego zastosowania.

Innym kluczowym wyróżnikiem charakteryzującym język XML jest jego tekstowy charakter. Dzięki temu, że pliki XML to w całości pliki tekstowe, nie jest problemem ich odczytywanie, wymiana pomiędzy aplikacjami, a także tworzenie niezależnych od platformy narzędzi, przeznaczonych do operowania na takich plikach. Ponadto, nie istnieje wiele ograniczeń dotyczących narzędzi, platform, a nawet urządzeń, które mogą tworzyć i korzystać z dokumentów XML. Daje to przedsiębiorstwom szerokie możliwości, pozwalając wymieniać dane pomiędzy aplikacjami, systemami, a nawet różnymi firmami, niezależnie od wykorzystywanej platformy.

Ponadto kodowanie tekstowe sprawia, że sposób wymiany informacji zapisanej w formacie XML jest niezmiernie elastyczny. Dane takie mogą być wyświetlone w przeglądarce lub edytowane w przeznaczonej do tego celu aplikacji. Jedną z użytecznych technik jest wykorzystanie arkuszy stylów (ang. style sheets) lub technologii XSL-T (Extensible Style Sheet Language–Transformation). Rozwiązania te pozwalają na definiowanie sposobów wyświetlania informacji. Oprócz możliwości definiowania formatowania określonego egzemplarza dokumentu, XSL-T pozwala również na przekształcanie dokumentów XML na format, wymagany przez aplikację korzystającą z tych dokumentów. Zazwyczaj XSL-T dokonuje translacji oryginalnych dokumentów XML, na wymagany przez aplikację schemat XML lub na format HTML, dzięki czemu dokument można wyświetlić w przeglądarce WWW.

Jako, że dokumenty tworzone w języku XML są tekstowe, strukturalne i niezależne od platformy, mogą być otwierane i przetwarzane przez cały szereg programów edycyjnych (takich jak na przykład programy Microsoft Office System), a także integrowane z rozwiązaniami automatyzującymi procesy biznesowe.


Korzyści płynące z zastosowania języka XML w aplikacjach biurowych


Dziś język XML jest publicznym, powszechnie akceptowanym standardem, pozwalającym na wymianę danych pomiędzy różnymi systemami. Wielu firmom XML ułatwia przeprowadzanie transakcji oraz wymianę informacji z partnerami biznesowymi, gdyż rozwiązuje problemy powodowane przez korzystanie z różnych, nie zawsze zgodnych platform. Sporo przedsiębiorstw zaadaptowało architekturę usług XML Web Services, jako sposób na udostępnianie danych w systemach wewnętrznych oraz wykorzystanie istniejącej infrastruktury, dla rozwiązań bazujących na języku XML.

Jednak pomimo to, że wiele firm korzysta z XML podczas wymiany danych i przeprowadzania transakcji, a także mimo istnienia - zarówno w Internecie jak i w przedsiębiorstwach - niezbędnych serwerów i architektur, XML nie jest w pełni wykorzystany w aplikacjach biurowych. Powodem takiego stanu rzeczy jest typowa dla owych aplikacji trudność w oddzieleniu zawartości od prezentacji. Wykonanie tego zadania stanowi klucz do implementacji rozwiązań XML, w działaniach realizowanych przez zwykłego użytkownika.

Microsoft Office System, oferujący udoskonaloną obsługę XML w wielu aplikacjach pakietu Microsoft Office Professional 2003, pozwala na korzystanie z technologii, udostępniających moc XML w aplikacjach biurowych. Microsoft Office System otwiera następną generację rozwiązań proponowanych przez Office, w których język XML odgrywa zasadniczą rolę, pozwalając przedsiębiorstwom uzyskiwać pełną wartość informacji tworzonych przez pracowników.

Inteligentne aplikacje


XML oferuje wyjątkowy potencjał, umożliwiający zautomatyzowanie niemal każdego zadania, wymagającego korzystania z dokumentów. Tworzenie dokumentów, takich jak raporty, arkusze kalkulacyjne, czy formularze, z wykorzystaniem schematu XML – nawet, jeśli schemat ten jest ukryty dla użytkowników - pozwala programistom konstruować rozwiązania, umożliwiające rozpoznawanie struktury tych dokumentów oraz znaczenia zawartych w nich treści, a także inteligentne prezentowanie rezultatów użytkownikowi. Inteligencja aplikacji może również zostać użyta do sprawdzania poprawności informacji, już podczas jej wprowadzania, co skutkuje eliminowaniem błędów oraz pomaga w oczyszczaniu i normalizacji danych.

Możliwość definiowania własnych schematów, pozwala przedsiębiorstwom określać występujące w dokumentach obszary o szczególnym znaczeniu, a także tworzyć mechanizmy, wiążące te obszary z realizowanymi procesami biznesowymi. Ponieważ zawartość dokumentów oddzielona jest od ich wizualnej reprezentacji, mechanizmy, o których mowa można tak dostosować, by możliwe było wyświetlanie tych samych informacji na wiele różnych sposobów, odpowiednich dla określonego zadania, użytkownika, czy procesu.

Co więcej, możliwość definiowania sekcji w dokumencie, lub rozpoznawania określonej zawartości w tych sekcjach, pozwala programistom tworzyć aplikacje, reagujące w sposób inteligentny na dane wprowadzane przez użytkownika, oferujące pomoc kontekstową, podpowiadające tekst, a także udostępniające odnośniki do pokrewnych informacji.

Ponieważ oprogramowanie klienckie rozumie zawartość dokumentu, aplikacje inteligentne oferują użytkownikom nieograniczoną pomoc w interakcji z dokumentami. Pojawienie się tego rozwiązania zrewolucjonizuje sposób, w jaki użytkownicy tworzą dokumenty i korzystają z nich. Aplikacje inteligentne zautomatyzują proces tworzenia dokumentów, redukując tym samym czas poświęcany czynnościom manualnym.


Udostępnienie danych użytkownikom


Powszechnie język XML uważa się za standard wymiany danych, a także za mechanizm udostępniający informacje pochodzące z baz danych i systemów wewnętrznych. Z kolei usługi XML Web Services, korzystając z otwartych standardów internetowych, zapewniają komunikację pomiędzy systemami biznesowymi a źródłami danych, a także pomiędzy aplikacjami pisanymi w różnych językach oraz przeznaczonymi na odmienne platformy. Dzięki wyposażeniu aplikacji biurowych w obsługę XML, firmy mogą wykorzystać tę infrastrukturę, bezpośrednio udostępniając upoważnionym pracownikom, systemy i źródła danych wykorzystywanych w przedsiębiorstwie.

Klasę inteligentnych aplikacji klienckich można porównać zarówno z nowymi, potężnymi aplikacjami biurowymi, jak i aplikacjami rozproszonymi, opierającymi swe działanie na usługach XML Web Services. W oparciu o technologie Office, firmy mogą tworzyć inteligentne programy klienckie, w pełni wykorzystujące mechanizmy XML Web Services. Programy te mogą pobierać dane w sposób bezpośredni i dynamiczny, a następnie prezentować odpowiednie informacje we właściwym formacie, opierając się na przeznaczeniu danych źródłowych; te zaś mogą być na przykład wykorzystane w arkuszach kalkulacyjnych, edytorach tekstu, czy aplikacjach biznesowych, używanych do analizy, formatowania lub publikacji informacji. Mechanizmy te składają się na elastyczne, bogate oraz bardziej zintegrowane środowisko biurowe.


Pobieranie i ponowne wykorzystanie informacji


Dzięki dokumentom powstałym w oparciu o język XML, firmy mogą w pełniejszy sposób wykorzystywać tworzoną przez pracowników własność intelektualną, zawartą zazwyczaj w dokumentach i plikach. Informacja taka staje się po pobraniu wartościowym atutem, którego można używać na wiele sposobów. Firmy mogą tworzyć swoje własne schematy XML, a co za tym idzie, decydować o rodzaju pobieranych danych oraz o ich strukturze.

Schematy definiowane przez użytkowników stanowią analogię kolumn i tabel baz danych; to dlatego wszelkie rodzaje dokumentów stają się źródłem informacji, równie wartościowej jak ta, gromadzona w innych repozytoriach danych. Dokumenty, zachowując swą funkcjonalność, umożliwiają agregowanie zgromadzonych w nich danych, ich przetwarzanie, przeszukiwanie, zarządzanie oraz używanie w taki sam sposób, w jaki firmy korzystają ze swoich danych biznesowych.

Z punktu widzenia użytkowników, możliwość wyszukiwania określonych informacji oraz łączenia danych pochodzących z wielu różnych źródeł, eliminuje konieczność wykonywania czasochłonnych, nieodpornych na błędy zadań, jakie wiążą się z tworzeniem oraz aktualizowaniem dokumentu (na przykład otwieranie i zamykanie plików w poszukiwaniu informacji, czy kopiowanie i wklejanie danych, przenoszonych pomiędzy dokumentami)

XML w akcji: Scenariusze

Przygotowanie danych finansowych, przy zachowaniu zgodności z przepisami


Schematy charakterystyczne dla określonej dziedziny, tworzone są i adaptowane przez szereg branż, takich jak usługi finansowe, ubezpieczeniowe, ochrona zdrowia i inne. Standaryzacja obowiązująca w takich specjalnościach, usprawnia działania zgodne z przepisami oraz raportowanie, jak również wymianę danych pomiędzy partnerami i firmami należącymi do tej samej branży. Przedstawiony poniżej scenariusz ilustruje sposób, w jaki adaptacja standardowego schematu przeznaczonego dla danych finansowych, pozwala instytucjom, takim jak FDIC (komisja nadzorująca wymianę danych finansowych) i SEC (komisja nadzorująca działalność giełdy papierów finansowych), zautomatyzować przetwarzanie i przechowywanie wymaganych dokumentów. Ponadto powszechniejsze wykorzystane języka XML w instytucjach finansowych, może przyczynić się do zautomatyzowania procesu tworzenia raportów, a także przyspieszyć i uprościć przekazywanie tych raportów klientom, z wykorzystaniem rozmaitych metod dystrybucji.

Sytuacja


Branża finansowa charakteryzuje się surowymi wymaganiami dotyczącymi raportowania. Istniejące przepisy zobowiązują przedsiębiorstwa, do przedkładania całego szeregu raportów finansowych, zgodnych z regulacjami rządowymi. Analitycy działający w sektorze prywatnym, polegając na wspomnianych wytycznych, jak również na rozległych badaniach, przygotowują własne raporty, zalecenia oraz szacunkowe dochody, dotyczące przedsiębiorstw i określonych firm. Informacje te są następnie udostępniane formalnym inwestorom.

Konieczność szczegółowego badania rynku finansowego, wymusza potrzebę dokładnego, przejrzystego oraz bezstronnego raportowania, przeprowadzanego w odpowiednim czasie.


Wyzwania


Raporty badawcze oraz dane SEC przybierają przeróżne formy, z których każda zgodna jest z obowiązującym standardem. W przypadku dokumentów SEC raporty te muszą być przekazane zgodnie ze ściśle określonym harmonogramem. W sektorze prywatnym raporty i sprawozdania dystrybuowane są przez rozmaite kanały, na przykład przesyłane faksem, zdawane telefoniczne, drukowane, wysyłane pocztą elektroniczną, przekazywane przy pomocy komunikatorów, czy też portali WWW. Metoda przekazania danych może być podyktowana preferencjami klienta lub charakterem informacji. Ponadto dane często są przekształcane, w celu przystosowania ich do powszechnej dystrybucji, a także mogą być łączone i przekazywane przez osoby trzecie. Ilość raportów przesyłanych w cyklu dziennym, wymusza zarówno na rządzie jak i przedsiębiorcach, konieczność zautomatyzowania procesów ich przekazywania i publikowania.

Rozwiązanie XML


Biorąc pod uwagę setki firm prywatnych i publicznych oraz cały szereg urzędów, pierwszym krokiem prowadzącym do udanej automatyzacji, jest ustalenie standardów reprezentowania danych, a także innych informacji, typowych dla raportów finansowych. Firmy, które przyjęły takie standardy, mogą używać schematów, do wskazywania w swoich raportach finansowych specyficznych elementów danych, jak również definiowania struktur rozmaitych typów raportów. Następnie mogą one tworzyć niestandardowe aplikacje lub uruchamiać zautomatyzowane procesy, wybierające i formatujące odpowiednie dane, zgodnie z wymogami dotyczącymi raportowania, określonymi przez różne urzędy.

Dla rządu (oraz innych organizacji, zajmujących się gromadzeniem olbrzymich ilości danych SEC), wykorzystanie standardowego schematu XML może przyczynić się do pełnego zautomatyzowania procesów akceptacji, walidacji, normalizacji oraz magazynowania danych.

Wrodzona przenośność dokumentów XML umożliwia wspomnianym urzędom, łatwe automatyzowanie procesu przekazywania w sieci Web lub innych bezpiecznych sieciach, raportów utworzonych przy wykorzystaniu języka XML. Podobnie dane XML mogą być bez trudu publikowane i rozpowszechniane wśród klientów, przy wykorzystaniu usług WWW, pozwalających dostosować te dane do niemal każdego urządzenia, formatu, czy języka. Usługi w sieci Web oraz odpowiednie serwery sterujące tymi usługami, mogą akceptować dokumenty XML, niezależnie od oprogramowania, jakie zostało użyte do utworzenia raportów i platformy na której one powstały. W związku z powyższym przyjęcie standardu nie wymaga żadnego "przeprogramowywania".

Użycie standardowego schematu pozwala na sprawdzenie poprawności danych finansowych, bądź to przez usługę odbierającą te dane, bądź stosowaną przez analityka aplikację biurową, która korzystając z XML, udostępnia pomoc kontekstową oraz informacje niezbędne do prawidłowego skonstruowania raportu.

Użycie aplikacji biurowych rozumiejących język XML, takich jak Microsoft Office Excel 2003, pozwala analitykom przygotowującym raporty i codziennie operującym na danych, korzystać ze standardu XML, używając jednocześnie znanych sobie narzędzi. Posługując się kilkoma prostymi dodatkami do oprogramowania, analitycy ci mogą eksportować dane bezpośrednio z Excela i pakietów analitycznych, w formacie gotowym do przekazania.

Rozumiejące XML aplikacje biurowe, pozwalają również pobierać dane bezpośrednio do programu, a przez to unikać ręcznego kopiowania i wklejania informacji pochodzących z innych źródeł elektronicznych, jak również przepisywania ich z raportów drukowanych. Czynność ta nie ogranicza się do danych zgodnych z pojedynczym schematem, lecz może być przeprowadzana dla dowolnego, zdefiniowanego przez klienta standardowego formatu XML.

Łatwe pobieranie danych, pozwala również na prostsze łączenie informacji pochodzących z różnych źródeł i umieszczanie w aplikacji Excel 2003. Na przykład dyrektor do spraw finansowych, tworzący skonsolidowany raport, obejmujący wiele oddziałów firmy, może z łatwością uzgodnić dochody każdego z oddziałów, gdyż są one objęte znacznikami "".

W jednym z możliwych dziś scenariuszy, analitykom pracującym w firmach zajmujących się badaniem rynku finansowego, udostępniane są dane pochodzące z prywatnych i publicznych przedsiębiorstw. W tym celu wykorzystywane jest rozwiązanie oparte na standardowym schemacie XML, przeznaczonym do raportowania finansowego oraz inteligentnej aplikacji klienckiej, utworzonej na bazie Excela. Komórki w arkuszach Excela skojarzone są z różnymi elementami występującymi w dokumencie XML. Arkusz pobiera listę firm do okienka zadań Excela i - zgodnie z wytycznymi analityka - automatycznie odczytuje indywidualne lub scalone dane określonych firm.

Po analizie okienko zadań w aplikacji Microsoft Office Word 2003 zaprezentuje dane XML, w celu przygotowania dynamicznego raportu, gotowego do przekazania klientowi. Ze względu na fakt, iż rozwiązanie opiera się na XML, zarówno arkusz Excela jak i dokument Worda 2003 są niewrażliwe na zmiany formatu pobieranych danych. Kiedy dane zmienią się, analityk będzie zmuszony jedynie odświeżyć cały plik, wskutek czego informacja zawarta w raporcie automatycznie zaktualizuje się.

Podsumowanie


  • Schematy zgodne z wymaganymi standardami pozwalają na zachowanie spójności raportowania, a także pozwalają na wymianę danych pomiędzy partnerami i podmiotami niezależnymi.

  • Dokumenty w formacie XML umożliwiają zautomatyzowanie przetwarzania oraz przekazywania raportów i innych danych.

  • Rozumiejące język XML aplikacje biurowe automatyzują tworzenie standardowych raportów.

  • Po oznaczeniu danych przy pomocy znaczników XML, użytkownicy mogą z łatwością scalać informacje pochodzące z różnych źródeł, co pozwala na ich analizowanie i modelowanie.

Zarządzanie pracownikami w terenie


Niniejszy scenariusz opisuje sposób, w jaki rozwiązania mobilne, korzystające z formularzy rozumiejących język XML, mogą pomóc technicznym pracownikom terenowym, w wydajnym i dokładnym zbieraniu danych oraz automatycznym generowaniu raportów, jak również w złożonych analizach, agregacjach i przechowywaniu informacji zebranych w terenie.

Sytuacja


Producenci sprzętu ciężkiego (generatorów elektrycznych, koparek, ładowarek, traktorów, itp.) rutynowo wysyłają zespoły pracowników terenowych, do przeprowadzania napraw u użytkownika sprzętu. Naprawy te mogą ciągnąć się tygodniami, a nawet miesiącami, w zależności od powstałych awarii i wymaganych przeglądów.

Wyzwania


Podczas każdej naprawy pracownicy gromadzą ogromne ilości danych, które okazują się pomocne w ocenie realizacji zleceń serwisowych. Inżynierowie oraz zespoły naprawcze gromadzą te dane zazwyczaj w formie papierowej, lub korzystają z drogich, jednostkowych aplikacji, tworzonych na potrzeby konkretnego klienta. Ponieważ pracownicy terenowi nie mogą korzystać ze stałego połączenia z Internetem, zebrane przez nich dane muszą być przeniesione do centralnej bazy danych, już po zakończeniu usługi serwisowej.

Dane wykorzystywane są na wiele sposobów, włącznie z generowaniem oficjalnych, wymaganych przez klienta raportów poserwisowych. Tworzenie tych raportów często zajmuje tyle samo czasu ile usługa serwisowa, zwłaszcza wówczas, gdy dane istnieją wyłącznie w postaci papierowych formularzy. Klient nie może być obciążony finansowo przed dostarczeniem mu takiego raportu. Oprócz używania danych w raportach poserwisowych, producenci sprzętu gromadzą je również w swoich systemach wewnętrznych i wykonują na ich podstawie analizy, które mogą okazać się sygnałem do modyfikacji procesu produkcji. Wreszcie zebrane przez serwisantów dane są archiwowane w celu zachowania historii zgłoszeń klienta.

Korzystanie z papierowych formularzy wymusza konieczność realizowania nieefektywnych, nieodpornych na błędy procesów, a także utrudnia porównywanie historii napraw określonego sprzętu, przeprowadzanych u konkretnego klienta. Ponadto długi czas, jaki mija on momentu zarejestrowania danych w terenie, do chwili wprowadzenia ich do centralnej bazy danych, uniemożliwia firmie ocenę stanu trwających napraw, a także szybkie odpowiadanie na często występujące awarie sprzętu lub zgłoszenia klienta.

Rozwiązanie XML


Rozwiązania bazujące na XML mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy te implementują realizowane procesy. Dzięki tym rozwiązaniom można dokładnie przetworzyć całe bogactwo informacji zebranej przez serwisantów, a także efektywnie tą informacją zarządzać.

Używane w terenie papierowe formularze, należy zastąpić notebookiem wyposażonym w Microsoft Office InfoPath™ 2003, rozumiejącą XML aplikację, pozwalającą na wprowadzanie danych do formularzy. Na komputerze tym powinny znaleźć się również instrukcje obsługi naprawianego sprzętu, utworzone i utrzymywane w Wordzie 2003, wyposażonym w odpowiedni schemat XML.

Formularze aplikacji InfoPath 2003 umożliwiają dokładne zbieranie szczegółowych informacji, takich jak statystyki wydajności sprzętu, czy odczytane w miejscu naprawy dane dotyczące wykorzystania sprzętu oraz wymaganych napraw. Zadaniem zaprojektowanego przez firmę schematu XML jest charakteryzowanie tych danych. Schemat ten pozwala przeprowadzać walidację danych w czasie rzeczywistym; informacje, które nie mieszczą się w ustalonych zakresach zostają oznaczone, a serwisant zmuszony jest wyjaśnić te rozbieżności.

Po zaimportowaniu do Worda, dane zebrane przez serwisanta pozwolą na inteligentne przeszukanie instrukcji i podręczników. Na przykład, konfiguracja sprzętu opisana w formularzu, może spowodować, że Word automatycznie wyszuka i umieści w panelu zadań, właściwe dla danej czynności definicje, zaktualizowane informacje, porady, a nawet nagrania wideo, przedstawiające techniki naprawy.

Po zsynchronizowaniu notebooka z komputerem w biurze, dokument XML zawierający dane wprowadzone przez serwisanta, zostanie przesłany przy użyciu usługi Web. Ta ostatnia umieści dane w nadrzędnej bazie danych i korzystając z serwera Microsoft BizTalk® Server, zainicjuje szereg odpowiednich procesów, takich jak na przykład przygotowanie rachunku, utworzenie raportów dla klienta, czy przeprowadzenie analiz naprawy. Znaczniki XML wstawione pomiędzy dane, pozwolą inteligentnej aplikacji automatycznie wyszukać odpowiednie notatki i informacje, by na tej podstawie utworzyć końcowy raport naprawy oraz wystawić fakturę. Dane mogą być również pobierane później i wykorzystywane na szereg sposobów, takich jak na przykład tworzenie i agregowanie analiz, pozwalających przewidywać przyszłe naprawy, czy aktualizowanie kalkulacji przygotowanej dla określonego produktu.

Firma posiada możliwość przechowywania raportu wyposażonego w znaczniki XML, w postaci oryginalnej jako dokumentu lub jako zawierających informację elementów, umieszczanych w relacyjnej bazie danych, rozumiejącej znaczniki XML i wyposażonej w możliwości skalowania informacji. Zarówno w jednym jak i w drugim przypadku, dane nadal mogą być przeszukiwane, sortowane lub scalane. Operacje te kontrolowane są przez znaczniki XML, użyte podczas wprowadzania danych serwisowych, choć niewidoczne dla serwisanta.


Podsumowanie


  • Formularze rozumiejące XML pozwalają serwisantom dokładnie i wydajnie rejestrować dane zebrane w terenie.

  • Inteligentne aplikacje wspomagają użytkowników oraz udostępniają istotne informacje, zależne od aktualnego kontekstu lub zawartości dokumentu.

  • Wstępne znakowanie danych zebranych w terenie, umożliwia usługom Web Services automatyzację procesu gromadzenia i analizowania danych.

  • Rozwiązania określane mianem "inteligentny dokument", automatyzują tworzenie raportów, a także innych procesów, bazujących na danych zebranych w terenie.

Tworzenie raportów marketingowych


Niniejszy scenariusz opisuje sposób, w jaki firmy zajmujące się badaniami marketingowymi, mogą wykorzystać XML do zautomatyzowania procesu tworzenia dla swoich klientów dynamicznych raportów sterowanych danymi, nadawania większego znaczenia tym raportom i zbierania informacji odnoszących się do określonych produktów lub przedsiębiorstw.

Sytuacja


Sukces określonej marki, mierzony doznaniami klientów odnoszącymi się do produktu, serwisu lub firmy, przedkłada się bezpośrednio na ich lojalność oraz zyski. Proces tworzenia, oraz kontrolowania popularności określonego produktu jest dla wielu przedsiębiorstw sprawą kluczową.

Przewidywanie zmian odnoszących się do marki, zapewnienie integralności kanałów dystrybucji, pozycjonowanie oraz uwzględnienie wymagań klienta, to elementy mające wpływ na konkurencyjność produktu. Menedżerowie zajmujący się sprzedażą marki, często polegają na konsultantach badających zachowania rynku, tworząc na tej podstawie dynamiczne "rezultaty uzyskiwane przez markę", na podstawie których można śledzić i oceniać zalety i wady określonego produktu. Takie badania dostarczane są zazwyczaj w postaci raportów okresowych.


Wyzwania


Gruntowne monitorowanie zachowań rynku, niezbędne do oceny efektywności określonej marki, wymaga od firm przyswajania danych pochodzących z różnych źródeł, takich jak wywiady telefoniczne, uwagi zgłaszane przez biura obsługi klienta, statystyki udostępniane na stronach WWW, wiadomości wysyłane na grupy dyskusyjne oraz inne. Informacje te dostarczane są w wielu formatach, na przykład w postaci plików XML, dokumentów drukowanych, stron HTML, czy surowych danych. Ta różnorodność formatów komplikuje proces scalania informacji oraz oceniania marki; przy stosowanych obecnie metodach proces ten może trwać nawet dłużej niż miesiąc.

Ze względu na czas, jaki trzeba poświęcić na utworzenie i dystrybucję raportów dotyczących marki, dane zawarte w tych raportach mogą stracić aktualność, jeszcze przed ich opublikowaniem. Co więcej, statyczna natura tych raportów (będących zazwyczaj dokumentami Worda lub prezentacjami aplikacji Microsoft Office PowerPoint®), nie umożliwia menedżerom monitorowania zachowań w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie, odpowiedniego reagowania na zmiany tych zachowań.

Ponadto, firmom sprzedających wiele produktów, tradycyjne, statyczne raporty nie ułatwiają analizy informacji dotyczących różnych marek. To sprawia, że niezwykle trudno jest porównać dane odnoszące się do różnych własnych lub konkurencyjnych produktów. Taki stan rzeczy utrudnia realizowanie cyklu rozwoju produktu, podczas którego trzeba polegać na danych historycznych.

Rozwiązanie XML dla desktopu


Oznaczając dane dotyczące marki oraz wyniki badań rynku przy pomocy znaczników XML, firma może udoskonalić proces oceny produktu oraz efektywniej wykorzystać zebrane dane w innych procesach, takich jak na przykład opracowywanie nowego produktu.

Chcąc to osiągnąć, firma musi najpierw utworzyć własny schemat XML, przedstawiający typy danych oraz procesy wewnętrzne, wspólne dla badań rynku i marki. Po drugie, musi wyposażyć menedżerów odpowiedzialnych za określone produkty, w aplikacje biurowe rozumiejące język XML, pozwalające na raportowanie odpowiednich informacji. Połączenie danych w formacie XML oraz bogatego zestawu aplikacji biurowych, poskutkuje powstaniem elastycznego, potężnego narzędzia, zdolnego tworzyć wymagane raporty.

Narzędzie pozwalające na tworzenie i zarządzanie witrynami WWW, jakim jest Microsoft Office FrontPage® 2003, umożliwi konsultantom szybkie konstruowanie dostosowanych do indywidualnych potrzeb stron WWW lub portali, przeznaczonych dla określonych klientów lub produktów. FrontPage 2003 pozwala użytkownikom korzystać lub łączyć się z dowolnym źródłem danych w formacie XML oraz tworzyć arkusze stylów (XSL-T), przy użyciu narzędzi graficznych, nie wymagających umiejętności programowania. Dzięki możliwości tworzenia stron sieci Web, pobierających dane XML bezpośrednio z ich źródeł, konsultant jest w stanie dostarczyć informację w czasie rzeczywistym, a klienci nie muszą czekać na raport miesięczny lub kwartalny.

Najnowsza wersja Worda (Microsoft Office Word 2003) potrafi obsługiwać niestandardowe schematy XML, umożliwiając użytkownikom pracę w wygodnym środowisku, pozwalającym dokonywać oceny marki. Dzięki obsługiwaniu języka XML, użytkownicy mogą pobierać dane z różnych źródeł, takich jak aktualne dane gromadzone na serwerach WWW, czy dane archiwalne, przechowywane w poprzednio utworzonych raportach oraz centralnych bazach danych.

Niestandardowa aplikacja zarządzana przez Word, może wyświetlić te źródła danych w okienku zadań, umożliwiając konsultantowi wprowadzenie parametrów, takich jak daty, produkty, czy regiony geograficzne, dotyczących pobieranych danych. Aplikacja może wyszukać odpowiednie dane, wyświetlić je w okienku zadań oraz pozwolić użytkownikowi wybrać ich całość lub cześć i umieścić w dokumencie Worda. Ponadto, podczas tworzenia raportów, użytkownik może oznaczyć słowa kluczowe i ważną treść lub skorzystać z dostępnych w Wordzie inteligentnych tagów, do automatycznego zidentyfikowania elementów, takich jak nazwy produktów czy konkurentów, które mają być monitorowane.

Ponieważ wynikowy dokument lub raport posiada strukturę XML, dane w nim zawarte mogą być sortowane, filtrowane, indeksowane i ponownie używane. Użytkownicy mogą następnie wyszukiwać raporty, charakteryzujące się podobnymi danymi.


Podsumowanie


  • Schematy definiowane przez użytkownika, pozwalają na konstruowanie struktur danych i definicji odpowiadających określonym procesom.

  • Dzięki narzędziom rozumiejącym język XML, możliwe jest szybkie tworzenie dynamicznych raportów, mogących występować w rozmaitych formatach.

  • Rozwiązanie określane mianem "inteligentny dokument", pomaga użytkownikom w tworzeniu skomplikowanych raportów, podpowiadając odpowiednią zawartość i oferując odnośniki do właściwych informacji.

  • Wyróżnianie danych przy pomocy znaczników XML, ułatwia ich przechowywanie, agregowanie, analizowanie i ponowne wykorzystywanie.

Obsługa roszczeń z tytułu ubezpieczenia

Sytuacja


Kiedy podmiot podlegający ubezpieczeniu informuje firmę ubezpieczeniową o stracie, ta ostatnia rozpoczyna proces odszkodowawczy, zbierając w tym celu szereg różnych informacji. Następnie proces taki jest przejmowany i zarządzany przez określonych pracowników, którzy zajmują się jego kontynuacją. Roszczenia dotyczące niektórych własności i strat są złożone, zwłaszcza wówczas, gdy wynikają one ze zdarzeń losowych, dotyczą więcej niż jednego elementu (na przykład przejście tornada uszkadzającego ubezpieczony dom i samochód) i mogą wiązać się z ofiarami w ludziach. Inne roszczenia, takie jak straty osobiste (kradzież, uszkodzenie własności) są mniej skomplikowane, lecz również wymagają odpowiedniego manipulowania danymi.

Istotne jest to, że zebrane dane są już zgodne z obowiązującymi standardami; ACORD (Association for Cooperative Operations Research and Development), stowarzyszenie ubezpieczeniowe typu nonprofit, opracowało i opublikowało ponad 450 standardowych formularzy ubezpieczeniowych, które używane są przez ponad 1000 firm i spełniają wszystkie wymogi amerykańskiego rynku ubezpieczeniowego.

Szacunki szkód zgłoszonych w terenie są dużo słabiej kontrolowane. Często duża ilość roszczeń zmusza firmy ubezpieczeniowe do nakazywania likwidatorom szkód przeprowadzania śledztw, opierających się na dostępności i fizycznej bliskości strat, nie zaś na odpowiednich umiejętnościach. Niedoświadczony likwidator szkód może narazić firmę na potencjalne ryzyko niesłusznej wypłaty lub nieuzasadnionych roszczeń.

Wyzwania


Ze względu na fakt, iż zebrane dane są zgodne ze standardowym formatem, na etapie kontaktu z klientem nie jest wymagane sprawdzanie ich poprawności. Proces zgłaszania szkody opiera się na papierowych formularzach lub niestandardowych aplikacjach, tworzonych na zamówienie klienta (w zależności od wielkości firmy ubezpieczeniowej), lecz - niezależnie od formatu - niedokładności popełnione na tym etapie, będą miały wpływ na całe postępowanie, a to może opóźnić wypłatę odszkodowań.

Proces jest daleko bardziej skomplikowany w przypadku złożonych roszczeń, które zazwyczaj wymagają przekazywania wielu informacji pomiędzy różnymi stronami zaangażowanymi w sprawę. Słaba wymiana danych może poskutkować utratą ważnych, lub pojawieniem się nieścisłych informacji.


Rozwiązanie XML


Niezwykle istotne jest to, by firma ubezpieczeniowa zbierała dokładne dane. Tylko na tej podstawie można wydać uzasadnione orzeczenie dotyczące roszczenia oraz analizować zbierane informacje pod kątem tendencji i istniejącego ryzyka. Automatyzacja procesu zgłaszania szkody może zagwarantować firmom ubezpieczeniowym dokładność, eliminując błędy jakie pojawiają się podczas przepisywania oraz inne pomyłki.

Ponieważ dane są już dobrze zdefiniowane przez standardy ACORD, opracowanie zestawu schematów XML, specyficznych dla tej gałęzi gospodarki, to zadanie relatywnie proste. Użycie odpowiednich schematów w stosunku do formularzy elektronicznych, pozwoli firmie ubezpieczeniowej, już na etapie zbierania danych, oznaczyć je przy pomocy znaczników XML. Nie wymaga to od użytkownika zrozumienia schematów kodowania, a nawet wiedzy o tym, że takie schematy istnieją. Po oznaczeniu informacji, firma ubezpieczeniowa może zautomatyzować procedury, sprawdzać poprawność danych oraz zmniejszyć możliwość wystąpienia niedokładności lub błędów na każdym etapie złożonego procesu.

Podobnie jak miało to miejsce w przypadku poprzednich scenariuszy, formularz aplikacji InfoPath pozwoli agentowi ubezpieczeniowemu kontrolować poprawność danych już w czasie ich wprowadzania i wyróżniać informacje, które nie mieszczą się w zdefiniowanych zakresach. Dokumenty XML doskonale sprawdzają się w procesie zarządzania organizacją pracy i przetwarzania przez odpowiednie narzędzia, takie jak BizTalk Server, potrafiący zautomatyzować przekazywanie informacji dotyczących roszczeń pomiędzy firmami ubezpieczeniowymi, bankami, agentami oraz innymi podmiotami, niezależnie od używanych przez nich systemów i platform.

XML ułatwia również przechowywanie informacji o roszczeniach. Ponieważ dokumenty w tym formacie są z natury skalowalne, mogą one być używane z aplikacjami dowolnych rozmiarów. Małe biura oraz poszczególni agenci mogą eksportować dane do bazy danych Microsoft Office Access 2003, zainstalowanej na komputerach lokalnych, lub do większej bazy Microsoft SQL Server™, podczas gdy liderzy branży mogą przesyłać te same dane do olbrzymich relacyjnych struktur, wykorzystywanych do gromadzenia informacji ubezpieczeniowych, ich analizowania czy zarządzania nimi.


Podsumowanie


  • Formularze rozumiejące XML pozwalają na znakowanie informacji już podczas jej wprowadzania.

  • Dokumenty XML ułatwiają organizację pracy oraz automatyzację procesów biznesowych.

  • Oznaczanie danych przy pomocy znaczników XML ułatwia ich przechowywanie, zarówno na małą jak i na dużą skalę.



Przepływ informacji pomiędzy agencjami rządowymi


Niniejszy scenariusz opisuje sposób, w jaki powszechne przyjęcie standardu XML, może uprościć przepływ informacji pomiędzy agencjami rządowymi, podnosząc wydajność ich działania i ograniczając biurokrację.

Sytuacja


Nigdzie wymagania administracyjne nie są tak złożone i uciążliwe, jak w przypadku rządu. Tysiące miejskich, stanowych i federalnych agencji generuje miliony informacji, które przechowywane są różnorodnych bazach danych, jak również w postaci dokumentów papierowych, dystrybuowanych na cały świat. Wydajność tej biurokratycznej machiny zależy często od możliwości współdzielenia informacji przez agencje - przekazywania zapisów, wyszukiwania danych, czy zatwierdzania raportów. Niemożność wykonywania tych zadań, prowadzi do niepotrzebnej nadmiarowości oraz opóźnień, które powszechnie określa się mianem biurokracji.

Wyzwania


Ilość informacji, jaka musi być zbierana i utrzymywana przez rząd USA jest zawrotna. Podczas gdy w niemal wszystkich agencjach rządowych są już wdrożone (lub przynajmniej są na etapie wdrażania) pewne formy elektronicznego przechowywania danych, to niezliczona ilość platform, formatów, baz danych oraz systemów, jakie stosowane są przez te agencje, poważnie utrudnia sprawny przepływ informacji. Ponadto różnice w sposobie zbierania informacji przez różne agencje i organizacje, często skutkują koniecznością raportowania na podstawie nadmiarowych wymagań.

Przedstawione poniżej przykłady ilustrują dwa typowe scenariusze, w których pochodzące z różnych źródeł informacje, zbierane przez jeden urząd, pożytkowane są przez szereg innych agencji.



  • Wizy dla obcokrajowców chętnych odwiedzić Stany Zjednoczone, wydawane są zazwyczaj przez którąś z setek ambasad USA, rozsianych po całym świecie. Agencje wewnętrzne akceptujące wnioski składane przez obcokrajowców (na przykład urzędy zajmujące się wydawaniem praw jazdy, rekrutacją na uczelnie, lub opieką społeczną) odpowiedzialne są za weryfikowanie rodzaju i statusu wiz konkretnych osób. Nie istnieje jednak centralna baza danych, która zawierałaby takie informacje. W związku z tym agencje wewnętrzne polegają zazwyczaj na wnioskodawcach, ufając, że przygotowali oni dokumenty zgodnie z prawem.

  • Dane dotyczące szczepień ochronnych to kolejny przypadek, w którym informacje generowane przez agencję rządową (publiczną służbę zdrowia) mogą być wykorzystane przez wiele różnych urzędów (na przykład przez szkoły publiczne). Nie istnieje jeszcze ujednolicony proces, pozwalający na pozyskiwanie i wymianę takich informacji. Wymagania dotyczące szczepień są w poszczególnych stanach inne, a proces lokalnego weryfikowania i utrzymywania tych danych różni się w zależności od regionu, a nawet od konkretnej szkoły.

Celem rządowego programu Federal Enterprise Architecture (FEA)1 jest znalezienie rozwiązań technologicznych, które potrafiłyby uprościć i ujednolicić wspomniane procesy, przyczynić się do współdziałania organizacji rządowych, a także zwiększyć wydajność i efektywność czynności przez nie realizowanych. Głównym elementem programu FEA jest adaptacja standardów XML i zmierzanie w stronę architektury XML Web Services. Realizacja tych zadań ułatwi przechowywanie i wykorzystywanie danych, a także usprawni ich przekazywanie pomiędzy różnymi aplikacjami, platformami i systemami, jakie są dzisiaj używane.

Podstawowe wytyczne FEA to:



  • Standardy: Ustanowić federalne, współoperatywne standardy.

  • Inwestycje: Dostosować inwestycje technologiczne do rządowych potrzeb i architektury

  • Gromadzenie danych: Zminimalizować koszty gromadzenia danych

  • Bezpieczeństwo: Zabezpieczyć informacje rządowe przed nieautoryzowanym dostępem.

  • Funkcjonalność: Wykorzystać standaryzację bazującą na wspólnych funkcjach i klientach.

Rozwiązanie XML dla desktopu


W realizacji tych założeń pomocne może okazać się wykorzystanie języka XML i ujednoliconych schematów XML. W ramach nowej inicjatywy o nazwie "E-Gov", rząd zachęca do przyjmowania standardów wykorzystywanych w Internecie, portalach, języka XML i nowych modeli integracyjnych, takich jak XML Web Services. Technologie te pomogą agencjom przezwyciężyć problemy pojawiające się podczas współpracy, wynikające z niespójności platform sprzętowych i programowych. Ponadto XML pozwoli podnieść wydajność, umożliwiając przechowywanie, współdzielenie i późniejsze wykorzystywanie informacji, wprowadzonej tylko jeden raz.

Wykorzystanie aplikacji rozumiejących język XML oraz usług XML Web Services, pozwoli urzędnikom - zarówno tym lokalnym, jak i rozsianym po całym świecie, począwszy od pielęgniarek w szkolnych przychodniach lekarskich, po pracowników ambasad - na swobodne przekazywanie informacji pomiędzy agencjami rządowymi, przyczyniając się do zmniejszenia strat, a także do uproszczenia setek procesów, wymagających przetworzenia niezliczonej ilości dokumentów.

Agencje rządowe korzystają już ze ściśle zdefiniowanych standardów dotyczących zbierania danych (bądź to w formie papierowej, bądź elektronicznej). Użycie języka XML do nadania formalnego kształtu stosowanym dokumentom, to jedynie kwestia zdefiniowania odpowiednich schematów, opisujących wymagane informacje. W przypadku agencji, które obszernie korzystają z dokumentów, zastosowanie rozumiejących język XML wersji Worda i Excela, poskutkuje łagodnym przejściem na systemy oparte na standardzie XML, często nie wymagającym ponownego szkolenia pracowników, bądź wymieniania istniejących systemów. Dla agencji zbierających dane głównie przy pomocy formularzy, wdrożenie oprogramowania InfoPath oraz wykorzystanie stron XML, tworzonych w programie FrontPage, może - oprócz innych korzyści płynących z zastosowania języka XML - uprościć ręczne procesy, a także podnieść wydajność pracowników.

Agencje rządowe, dysponując coraz większą ilością danych zbieranych i przechowywanych w formacie XML, mogą wydajniej współdzielić te dane, a jednocześnie mieć pewność co do prawidłowego rozpowszechnienia i wydajnego wykorzystania informacji.

W przypadku statusu wiz, XML mógłby uprościć proces, w ramach którego ambasady i inne urzędy wizowe zbierają nowe lub aktualizują posiadane informacje. Nowe dane mogłyby być rejestrowane w formacie XML, co ułatwiłoby zapisywanie ich w centralnej bazie danych. Dostęp do danych przechowywanych w rozproszonych bazach danych urzędów wizowych, byłby możliwy dzięki wykorzystaniu usług XML Web Services. Zakładając, że istnieje odpowiedni system autoryzacji, urzędy rozproszone po całym kraju mogłyby pobierać i weryfikować określone informacje (na przykład pozwolenia na pracę lub naukę, daty ważności dokumentów, czy ostatnie znane adresy osób), jakie niezbędne są do realizacji określonych działań.

Podobnie w przypadku zapisów dotyczących szczepień ochronnych, format XML umożliwiłby organizacjom zajmującym się ochroną zdrowia, przesyłanie informacji do centralnej bazy danych. Podczas rozpoczęcia nauki lub zmiany szkoły, dane te mogłyby być w łatwy sposób weryfikowane i pobierane w formatach, wykorzystywanych przez systemy działające w określonej szkole. W takiej sytuacji nie byłoby konieczne poleganie na informacjach uzyskanych od rodziców lub danych przesłanych z poprzedniej szkoły.

Podawane przykłady mogłyby dotyczyć niemal każdego urzędu, który musi współpracować z innymi urzędami lub osobami. Mając świadomość konieczności ograniczania kosztów, ważne jest zwrócenie uwagi to fakt, że agencje rządowe mogą czerpać korzyści z rozwiązań bazujących na języku XML, bez ponoszenia wygórowanych wydatków lub wymieniania kosztownych systemów informatycznych. W każdym przypadku to obywatele skorzystają na szybszej i lepszej obsłudze, jakie będą mogli doświadczyć w urzędach. Zmniejszą się również straty oraz nieefektywność wynikająca z biurokratycznych metod pracy.

Podsumowanie


  • Aplikacje biurowe rozumiejące język XML, pozwalają na gromadzenie danych w formacie XML, co prowadzi do ułatwień w przechowywaniu, ponownym wykorzystaniu i wymianie informacji.

  • Wykorzystanie znanego środowiska Microsoft Office, ogranicza potrzebę przeprowadzania ponownych szkoleń

  • XML oraz usługi XML Web Services pozwalają na współdziałanie różnych platform i systemów, a co za tym idzie, minimalizują konieczność ich wymiany lub aktualizacji.


XML w Microsoft Office System: ogólny opis produktu


Poniższa sekcja prezentuje wybrane nowe i udoskonalone cechy oprogramowania Microsoft Office System, pozwalające korzystać z rozwiązań bazujących na języku XML, jakie zostały opisane w poprzedniej części dokumentu. Niektóre z wymienionych możliwości XML dostępne są jedynie w pakiecie Microsoft Office Professional Edition 2003.

Microsoft Office Word 2003


Rdzenna obsługa XML w aplikacji Word 2003 pozwala tworzyć bogate treści, korzystając ze schematów definiowanych przez użytkownika, umożliwiających przystosowanie zawartości dokumentu do urządzeń, platform i procesów. Ponadto Word może działać jak inteligentny klient oraz host dla rozwiązań znanych pod nazwą "inteligentny dokument".

Word oferuje dwa sposoby zapisywania dokumentów w formacie XML. Obsługa XML jako rodzimego formatu pliku, pozwala na zachowanie dokumentu Worda włącznie z formatowaniem, odnośnikami oraz akapitami. Obsługa niestandardowych schematów XML, umożliwia użytkownikom zapisanie bądź wydzielenie z dokumentu tylko tych danych lub elementów strukturalnych, które wymagane są przez określoną aplikację. W obu przypadkach użytkownicy mogą w sposób całkowicie intuicyjny tworzyć dokumenty, zawierające informacje oznaczone przy pomocy znaczników XML. Aby korzystać z nowych rozwiązań, użytkownicy nie muszą znać, a nawet rozumieć, pojęć związanych z językiem XML.

Rozwiązania składające się na inteligentne oprogramowanie klienckie, pozwalają użytkownikom Worda korzystać z danych pochodzących z sieci Web, efektywnie łącząc możliwości oprogramowania biurowego, ze źródłami danych zlokalizowanymi w przedsiębiorstwie lub rozsianymi po Internecie. Mechanizmy na bazie których działają inteligentne dokumenty, pozwalają zautomatyzować tworzenie dokumentów oraz procesy biznesowe korzystające z tych dokumentów. Inteligentne dokumenty łączą dobrze znany interfejs Worda (lub Excela) z intuicyjnym okienkiem zadań, oferującym odpowiednie informacje i działania, odnoszące się do miejsca w dokumencie, w którym aktualnie znajduje się kursor. Ponadto obsługa XML umożliwia programistom konstruowanie rozwiązań, pozwalających zawrzeć w dokumencie Worda, niemal każdą treść wyrażoną w formacie XML.

Microsoft Office Excel 2003


Klienci używający aplikacji Excel 2003 w celu importowania i analizowania danych biznesowych, mogą korzystać z udostępnionych w tej wersji, wzbogaconych możliwości obsługi formatu XML. Podobnie jak Word 2003, tak i Excel 2003 może pełnić rolę inteligentnego klienta dla usług XML Web Services oraz rolę hosta dla rozwiązań "inteligentny dokument", które zamiast bogatych możliwości formatowania tekstu, oferują zaawansowane opcje analityczne i obliczeniowe.

W ramach dodatkowych możliwości obsługi XML, Excel udostępnia narzędzie wizualne, pozwalające na łatwe skojarzenie arkusza XML z niestandardowych schematem. Pozwala to programistom i doświadczonym użytkownikom, na łatwiejsze importowanie i eksportowanie danych Excela do lub z firmowych repozytoriów danych, bądź usług dostępnych w Internecie.


Microsoft Office InfoPath™ 2003


Nowy element Microsoft Office System, InfoPath 2003, używa metafory formularzy, do pobierania informacji zgodnych z niestandardowym schematem XML. InfoPath pozwala użytkownikom na pobieranie i ponowne wykorzystywanie danych o predefiniowanej strukturze (wyposażonych w znaczniki).

Interfejs aplikacji InfoPath umożliwia użytkownikom łatwe tworzenie i zbieranie informacji zapisanych w formacie XML. InfoPath kojarzy arkusz stylów XSL-T z interfejsem formularza, dając użytkownikom możliwość przeglądania i edytowania formularzy XML. InfoPath udostępnia pełną funkcjonalność, jakiej można oczekiwać od formularzy, włącznie z możliwością walidacji struktury i danych, a także prostotą edycji tekstu. Wszystko to opakowane w przyjazny interfejs Microsoft Office.



Aplikacja InfoPath obsługuje złożone formularze o strukturze hierarchicznej, tekst niesformatowany, tabele, opcjonalne lub powtarzane bloki, sprawdzanie poprawności i agregację danych oraz formularze wymagające wielu różnych widoków. W środowiskach firmowych aplikacja, o której mowa upraszcza wprowadzanie i zbieranie danych. Wbudowana obsługa formatu XML pozwala firmom tworzyć rozwiązania oparte na InfoPath, które - korzystając z usług XML Web Services - mogą przesyłać dane ze środowiska biurowego do systemów wewnętrznych

Microsoft Office Access 2003


Access 2003 umożliwia użytkownikom pakietu Office, pobieranie danych XML z tabel baz danych. Z poziomu Accessa użytkownicy mogą przeglądać wspomniane tabele i wybierać dane, które chcą wyeksportować. Rozwiązanie to pozwala na łatwe wydzielanie odpowiednich informacji (na przykład w celu dołączenia ich do wiadomości e-mail) oraz integrację ze zautomatyzowanymi procesami biznesowymi. W przypadku importowania informacji, Access umożliwia bezpośredni import danych, zgodnych z odpowiednimi XSD (definicjami schematu XML), jak również pozwala na tworzenie arkuszy XSL-T, definiujących sposób importu danych. Dzięki powyższym mechanizm użytkownicy mogą dokładnie określać jak dane mają być umieszczane w tabelach Accessa.

Microsoft Office FrontPage® 2003


FrontPage 2003 pozwala użytkownikom na szybkie tworzenie wysokiej jakości witryn WWW sterowanych danymi, prezentujących w sposób dynamiczny informacje pochodzące z systemów przedsiębiorstwa lub z lokalnych źródeł danych. FrontPage obsługuje pełen zestaw narzędzi, służących do tworzenia i edytowania stron WWW, pobierających dane z różnych źródeł, wśród których można wymienić pliki XML zgodne z odpowiednimi schematami XML, bazy danych oraz usługi XML Web Services. Użytkownicy, korzystając z intuicyjnego edytora graficznego, mogą konstruować arkusze stylów XSL-T, sterujące sposobem wyświetlania danych na stronach. Te widoki danych XSL-T umożliwiają posługiwanie się standardowymi narzędziami raportującymi, pozwalającymi na sortowanie, grupowanie, filtrowanie i warunkowe formatowanie danych.

Microsoft Office Visio® 2003


Visio 2003 to oprogramowanie do rysowania i tworzenia diagramów. Pozwala ono umieszczać na diagramach informacje pochodzące z bazy danych. Diagramy zapisywane jako pliki XML Visio, mogą zawierać dane zgodne ze schematem zdefiniowanym przez użytkownika. Informacje znajdujące się na diagramach mogą być następnie analizowane pod kątem wyszukiwania interesujących danych. Taki stan rzeczy pozwala programistom tworzyć zaawansowane projekty Visio, modelujące określone procesy biznesowe oraz potrafiące skojarzyć informacje pochodzące z dowolnego źródła XML z określonym kształtem lub elementem diagramu.

Dalsze informacje


  • W celu uzyskania dalszych informacji na temat specyfikacji W3C XML oraz implementacji tego języka przez firmę Microsoft, należy odwiedzić stronę http://msdn.microsoft.com/xml/.

  • Dodatkowe informacje na temat oprogramowanie Microsoft Office System można znaleźć na stronie http://www.microsoft.com/poland/office .

  • Dalsze informacje o nowych możliwościach pakietu Microsoft Office Professional Edition 2003 znajdują się na stronie http://www.microsoft.com/office/developer/preview/.

© 2003 Microsoft Corp. Wszystkie prawa zastrzeżone.     

Informacje podane w tym dokumencie prezentują punkt widzenia Microsoft Corporation, na sprawy będące przedmiotem publikacji w chwili określonej datą publikacji. Z uwagi na to, że Microsoft stale musi dostosowywać system do warunków panujących na rynku, dokument ten nie powinien być podstawą do roszczeń wobec Microsoft, a także Microsoft nie gwarantuje, że informacje przedstawione w nim będą aktualne w przyszłości po dacie publikacji.

Dokument ma charakter wyłącznie informacyjny. W DOKUMENCIE TYM MICROSOFT NIE UDZIELA ŻADNYCH GWARANCJI, ANI W DOSŁOWNYCH SFORMUŁOWANIACH, ANI W DOMYŚLNYCH.

Odpowiedzialność za przestrzeganie wszystkich praw autorskich leży po stronie użytkownika. Bez ograniczenia praw autorskich, żadna część tego dokumentu nie może być powielana ani rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny, włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem i innymi metodami powielania i rozpowszechniania) do żadnych celów bez pisemnej zgody firmy Microsoft Corporation.

Firma Microsoft może posiadać patenty, zgłoszenia patentowe, znaki towarowe, prawa autorskie i inne prawa do własności intelektualnej, związane z tematami poruszanymi w tym dokumencie. Informacje zawarte w dokumencie nie dają użytkownikowi żadnych praw do patentów, zgłoszeń patentowych, znaków towarowych, praw autorskich ani innych praw do własności intelektualnej, chyba że zostanie zawarta pisemna umowa licencyjna z firmą Microsoft.

Microsoft, BizTalk, FrontPage, InfoPath, PowerPoint, Visio, logo Office, Outlook oraz Windows są zarówno zarejestrowanymi znakami towarowymi jak i nazwami zastrzeżonymi przez Microsoft Corporation, obowiązującymi na terenie Stanów Zjednoczonych, a także na obszarze innych państw.

Inne nazwy wymienione w niniejszym dokumencie dotyczące produktów i firm, mogą być zastrzeżone i mogą być własnością określonych podmiotów.



Microsoft Corporation One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA      

1Więcej informacji na temat programu Federal Enterprise Architecture można znaleźć na stronie http://www.feapmo.gov.







©absta.pl 2019
wyślij wiadomość

    Strona główna