Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w Pracowni Naukowej i Pracowni Materiałów Audiowizualnych Archiwum Akt Nowych



Pobieranie 57.33 Kb.
Data28.04.2016
Rozmiar57.33 Kb.

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych

w Pracowni Naukowej i Pracowni Materiałów Audiowizualnych

Archiwum Akt Nowych

§ 1

1. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Akt Nowych udostępniane są


nieodpłatnie i wyłącznie w Pracowni Naukowej i Pracowni Materiałów Audiowizualnych.

2. Pracownia Naukowa im. prof. dr hab. Jerzego Skowronka (dalej Pracownia) oraz Pracownia Materiałów Audiowizualnych im. doc. dr Józefa Stojanowskiego (dalej Pracownia) czynne są dla korzystających w okresie od września do czerwca, w godzinach określonych odrębną decyzją Dyrektora Archiwum Akt Nowych.

3. W sierpniu Pracownie czynne są od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9.00 do 15.30.

4. W lipcu Pracownia Naukowa i Pracownia Materiałów Audiowizualnych są nieczynne.



§ 2

1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w Pracowni AAN składa „Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego" (Zał. 1); obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych, oraz „Oświadczenie użytkownika zasobu archiwalnego Archiwum Akt Nowych w Warszawie” (Zał. 2).

2. „Zgłoszenie użytkownika" może być ponadto uzupełnione o dodatkowe oświadczenia
dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach - o ile ich
udostępnienie podlega pewnym ograniczeniom.


  1. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu użytkownika, podając datę modyfikacji.

  2. Zgłoszenie użytkownika uważa się za aktualne przez 12 miesięcy licząc od daty ostatniej wizyty w Archiwum.

  3. Do Zgłoszenia użytkownika dołącza się pisemne zobowiązanie do wykorzystania informacji uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych, a mających znamiona aktualności, w sposób nienaruszający wolności albo praw, wynikających w szczególności z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe.

  4. W przypadku udostępniania materiałów archiwalnych od wytworzenia których nie upłynęło 30 lat użytkownik jest zobowiązany do złożenia, oprócz Zgłoszenia użytkownika, również pisemnego wniosku o wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych. Dyrektor AAN ma czas na podjęcie decyzji o udostępnieniu materiałów archiwalnych w terminie 7 dni od złożenia wniosku przez użytkownika w Kancelarii AAN.

§ 3

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są

przez użytkowników zasobu samodzielnie.

2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez

Archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.

3. Pomoce ewidencyjno - informacyjne mogą być udostępnione przed złożeniem „Zgłoszenia



użytkownika".

4. Ogólnych informacji o zasobie AAN, dostępnych pomocach ewidencyjno - informacyjnych

i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy Archiwum dyżurujący w Pracowni.


§ 4

1. Materiały archiwalne udostępniane są po 30 latach od ich wytworzenia, o ile nie narusza to

prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

2. Udostępnianiu podlegają wyłącznie materiały archiwalne zewidencjonowane,


tzn. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację
poszczególnych jednostek archiwalnych o określonej zawartości lub
jednorodnych pod względem zawartości grup jednostek.

3. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia -

rewersu (Zał. 3), w ilości do 10 j.a. w ciągu dnia dla mieszkańca Warszawy i okolic, zaś dla osób przyjezdnych i cudzoziemców, w ilości do 15 j.a.; w przypadkach szczególnie uzasadnionych liczba jednostek może zostać zmieniona przez Dyrektora AAN.

4. W odniesieniu do akt zawierających dokumentację techniczną, kartograficzną lub


szczególnie cennych liczba udostępnianych jednostek archiwalnych, w ciągu dnia nie
może przekroczyć 5. Ograniczenie wynika z wymogów zabezpieczenia zasobu.

5. Zamówienia realizowane są codziennie w godzinach od 9’00 do 10’00, w odniesieniu do

zamówień z dnia poprzedniego i w godzinach od 13’00 do 14’00, w odniesieniu do zamówień bieżących.

6. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 14 dni są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

7. Zamówienia na materiały wymagające dodatkowego przygotowania (paginacja, wstępna

konserwacja, itp.) mogą być realizowane z opóźnieniem wynikającym z charakteru prac przygotowawczych; w takiej sytuacji korzystający zostanie poinformowany o terminie dostępności zamówionych materiałów archiwalnych.

8. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej, w sposób czytelny

(drukowanymi literami). Dyżurujący w Pracowni może odmówić przyjęcia zamówienia, jeśli jest ono nieczytelne lub treść może być niejednoznaczna.



  1. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach datę korzystania z jednostki oraz imię i nazwisko; może też podać temat swojej pracy (przedmiot badań).

  2. Dyrektor AAN, w uzasadnionych przypadkach, może w drodze decyzji odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych.

11. Ograniczenia w udostępnianiu mogą wynikać z:

a) ograniczeń prawnych, np. ochrony danych osobowych, tytułu własności, danych jednostkowych itp.,



  1. trwającego opracowania archiwalnego,

  2. prowadzonego skontrum,

  3. złego stanu zachowania i konserwacji archiwalnej,

  4. przemieszczenia zasobu.

§ 5

Użytkownicy zasobu AAN mogą zostać zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną, wydawaną im przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów.



§ 6

  1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z podręcznego depozytu Pracowni przy każdorazowym przystąpieniu przezeń do korzystania z archiwaliów.

  2. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający Pracownię zobowiązany jest do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.

  3. Po każdorazowym zakończeniu pracy w Pracowni korzystający zwraca materiały archiwalne dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie Pracowni.


§ 7

1. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (głównie mikrofilmy)

udostępniane są w postaci reprodukcji. Dyrektor AAN może dopuścić do zamówienia takich materiałów w oryginale tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania w zamierzonej pracy z reprodukcji.

2. Jednostki archiwalne udostępnia się kolejno: po zwróceniu dyżurnemu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady dopuszczalne są w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi.

3. Pracownik dyżurujący, na prośbę użytkownika, udziela instruktażu i pomocy technicznej przy uruchamianiu i wyłączaniu czytnika oraz przy zakładaniu i zdejmowaniu taśmy filmu.

4. W przypadku, gdy z winy użytkownika, dochodzi do uszkodzenia czytnika, jego elementu

konstrukcji lub zniszczenia mikrofilmu, koszt naprawy lub odtworzenia taśmy ponosi użytkownik.

5. Użytkownik, po skończonej pracy z mikrofilmami, ma obowiązek przewinąć film do początku.



  1. Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym
    porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt.

  1. Na pisemny wniosek zainteresowanego, AAN może czasowo sprowadzić do własnej pracowni reprodukcje - mikrofilmy materiałów archiwalnych spoza swego zasobu, przechowywane w innym archiwum państwowym, w celu ich udostępnienia we własnej pracowni naukowej. Może też w celu udostępnienia wypożyczyć reprodukcje – mikrofilmy lub skany materiałów archiwalnych z własnego zasobu innemu archiwum państwowemu.

  2. W celu sprowadzenia wyżej wymienionych reprodukcji użytkownik składa pisemny wniosek w sprawie oraz dołącza wypełniony formularz Zgłoszenia użytkownika.

  1. Archiwum wypożycza reprodukcje materiałów archiwalnych z własnego zasobu do innego archiwum sukcesywnie, w ilościach nie zakłócających bieżącego wykorzystania kopii do udostępnienia w pracowni naukowej i realizacji wykonywanych przez Archiwum kwerend. Archiwum wypożycza reprodukcje na okres 1 miesiąca.

  2. Koszty przesyłki reprodukcji pokrywa użytkownik (przesyłka wartościowa).

  3. Archiwum nie wypożycza reprodukcji materiałów archiwalnych dostępnych w sieci (np. na stronie internetowej www.szukajwarchiwach.pl).

  4. Archiwum nie sprowadza do pracowni naukowych oraz nie wypożycza ze swego zasobu oryginałów materiałów archiwalnych w celu ich udostępnienia w pracowniach naukowych.


§ 8

1. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z


materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania
upoważnionym pracownikom Archiwum zawartości toreb itp. Kontroli mogą też być
poddane materiały wynoszone z Pracowni.

2. Osobami upoważnionymi do kontroli są dyżurujący w Pracowni oraz pracownicy służby ochrony, a także ich przełożeni.



§ 9

1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego


Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.

2. Korzystanie z materiałów archiwalnych w Pracowni powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników akt.

3. Wynoszenie poza pomieszczenia Pracowni materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno - informacyjnych przez użytkowników jest zabronione, pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.


  1. Do Pracowni nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, okryć wierzchnich, środków barwiących, łatwopalnych itp.) a także teczek i toreb. Odstępstwa od powyższej zasady wymagają każdorazowego uzgodnienia z dyżurującym pracownikiem.

5. W Pracowni w szczególności zabronione jest:

  1. spożywanie jedzenia i napojów,

  2. ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych,

  3. używanie jakiegokolwiek atramentu oraz korektorów i pisaków fluorescencyjnych,

  4. sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach,

  5. opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów,

  6. używanie telefonu komórkowego, w tym posiadanie aparatu z włączonym dźwiękiem,

  7. kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry, h) wymienianie się aktami z innymi użytkownikami.

§ 10

1. Użytkownik Pracowni ma prawo:

a) korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy,


  1. korzystać z doraźnej pomocy pracowników Archiwum,

  2. korzystać z Biblioteki AAN w godzinach jej otwarcia oraz z własnych książek i pomocy

naukowych, przyniesionych do Pracowni, pod warunkiem zgłoszenia tego faktu dyżurującemu,

d) zamawiać w Pracowni (na własny koszt) kopie z materiałów archiwalnych, w zakresie zgłoszonego tematu (Zał. 4),



  1. korzystać z własnego komputera przenośnego,

  2. korzystać z komputerowych baz danych, udostępnianych na komputerach stacjonarnych, umieszczonych w Pracowni,

g) korzystać z pomocy tłumacza (we własnym zakresie), po uprzednim zgłoszeniu tego faktu

dyżurującym pracownikom.



§ 11

  1. Dyrektor AAN ma czas na podjęcie decyzji o zgodzie na reprodukcję materiałów archiwalnych w terminie 7 dni od złożenia wniosku w Pracowni Naukowej lub Kancelarii (nie dotyczy zamówień na usługę ekspresową).

  2. Kopiowanie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na stan ich uporządkowania lub zły stan zachowania.

3. Użytkownik zobowiązany jest, po opublikowaniu pracy opartej w dużej mierze na materiałach archiwalnych z zasobu AAN, do przekazania 1 egzemplarza wydawnictwa na potrzeby Archiwum. Obowiązek ten nie dotyczy rozpraw zamieszczanych w czasopismach i pracach zbiorowych.

§ 12


  1. W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem.

  2. Użytkownik może również wykonywać kopie udostępnionych mu materiałów archiwalnych za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum.

  3. Zastrzega się, że samodzielne kopiowanie:

  1. jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkowników, a nie ma na celu uzyskania reprodukcji o szczególnych cechach jakościowych, zwłaszcza do celów publicystycznych i wydawniczych;

  2. jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;

  1. jest prowadzone w sposób możliwie niezakłócający pracy innych użytkowników, w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów;

  2. nie może być przesłanką udostępnienia w celu samodzielnego kopiowania tych materiałów archiwalnych, które jako posiadające kopie użytkowe albo ze względów konserwatorskich podlegają wyłączeniu z udostępniania w tej postaci oryginałów;

  3. jest dokonywane w miejscu, w którym materiały archiwalne są zwykle udostępniane, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników;

  4. nie powoduje, w stosunku do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych, dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w tych materiałach (kopiowanie dokumentów zawierających dane osobowe, informacje o stosunkach własnościowych innych osób).

4. Dopuszczalne jest poddanie samodzielnemu fotografowaniu również kopii materiałów archiwalnych, w tym obrazów wyświetlanych na czytnikach mikrofilmowych, nie wyłączając mikrofilmów wypożyczonych z innych archiwów państwowych.
§ 13

1. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i do


bezwzględnego jego przestrzegania oraz do wykonywania poleceń porządkowych
pracowników AAN.

2. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku

przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Dyrektora AAN decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

3. Rażące naruszanie zasad Regulaminu lub notoryczne ignorowanie poleceń porządkowych

pracowników Archiwum, może skutkować decyzją o wyproszeniu użytkownika z Pracowni, a w konsekwencji także z terenu AAN.
§ 14

Szczegółowy tryb udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych unormowany jest w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.






Pobieranie 57.33 Kb.





©absta.pl 2020
wyślij wiadomość

    Strona główna