Technika ABC nawiązuje do znanej zasady Lorenza-Pareto „10-90” („20-80), która dotyczy prawidłowości występującej w zbiorowościach niejednorodnych ze względu na badaną cechę tych zbiorowości i która polega na tym, że zwykle niewielka część elementów niejednorodnej zbiorowości (10 do 20 % elementów tej zbiorowości) w zasadniczy sposób kształtuje rozpatrywaną cechę. Oznacza to, że w zbiorowościach niejednorodnych ze względu na badaną cechę, mamy zwykle do czynienia z tendencją do koncentracji elementów kształtujących tę cechę. Oto kilka przykładów ilustrujących takie prawidłowości:
-
10-20% ludzi czynnych zawodowo otrzymuje 80-90% wszystkich możliwych wynagrodzeń,
-
10-20% części samochodu stanowi 80-90% całkowitych kosztów produkcji samochodu,
-
10-20% klientów banku kształtuje 80-90% całkowitych obrotów bankowych,
-
10-20% klientów wielkiej hurtowni daje 80-90% całkowitych obrotów handlowych,
-
10-20% pracowników firmy podejmuje 80-90% wszystkich możliwych decyzji kierowniczych,
-
10-20% asortymentu przedsiębiorstwa daje 80-90% całkowitych przychodów ze sprzedaży.
Zasada Lorenza-Pareto znana jest na gruncie organizacji i zarządzania jako zasada Duckera „10-90” („20-80). Omawiana prawidłowość ma charakter bardzo uniwersalnych i dotyczy większości zróżnicowanych, niejednorodnych zbiorowości. Samą relację „10-90” („20-80”) należy traktować umownie, co oznacza, że w zależności od stopnia koncentracji badanej cechy otrzymuje się niekiedy relacje „5-95”, „3-97” czy „25-75”.
Czynność
|
Czasochłonność
|
Symbol
|
Przegląd zadań bieżących
|
20 minut
|
A
|
Przygotowanie ofert
|
180 minut
|
B
|
Analiza bazy firmowej klientów
|
40 minut
|
C
|
Telemarketing
|
260 minut
|
D
|
Przesyłanie ofert
|
60 minut
|
E
|
Praca koncepcyjna pod koniec dnia
|
10 minut
|
F
| Zbiera się całkowite dane o badanych zjawiskach i dla wygody nadaje się im symbole.
Symbol
|
Czynność
|
Czasochłonność
|
D
|
Telemarketing
|
260 minut
|
B
|
Przygotowanie ofert
|
180 minut
|
E
|
Przesyłanie ofert
|
60 minut
|
C
|
Analiza bazy firmowej klientów
|
40 minut
|
A
|
Przegląd zadań bieżących
|
20 minut
|
F
|
Praca koncepcyjna pod koniec dnia
|
10 minut
|
Suma
|
570 minut
|
Następnie należy uszeregować badane elementy malejąco, od najbardziej do najmniej znaczących (np. badając czasochłonność od zajmujących najwięcej czasu do najmniej go zajmujących). Teraz należy dobudować kolejny wiersz: „Suma”.
Symbol
|
Czynność
|
Czasochłonność
|
Udział procentowy
|
D
|
Telemarketing
|
260 minut
|
45,61 %
|
B
|
Przygotowanie ofert
|
180 minut
|
31,58 %
|
E
|
Przesyłanie ofert
|
60 minut
|
10,53 %
|
C
|
Analiza bazy firmowej klientów
|
40 minut
|
7,02 %
|
A
|
Przegląd zadań bieżących
|
20 minut
|
3,51 %
|
F
|
Praca koncepcyjna pod koniec dnia
|
10 minut
|
|
Suma
|
570 minut
|
100,00
|
Teraz tworzy się dodatkową kolumnę, w której daną wartość zamienia się na procenty. Najłatwiej tworzy się to na zasadzie proporcji.
Symbol
|
Czynność
|
Czasochłonność
|
Udział procentowy
|
% skumulowany
|
D
|
Telemarketing
|
260 minut
|
45,61 %
|
45,61
|
B
|
Przygotowanie ofert
|
180 minut
|
31,58 %
|
77,19
|
E
|
Przesyłanie ofert
|
60 minut
|
10,53 %
|
87,72
|
C
|
Analiza bazy firmowej klientów
|
40 minut
|
7,02 %
|
94,74
|
A
|
Przegląd zadań bieżących
|
20 minut
|
3,51 %
|
98,25
|
F
|
Praca koncepcyjna pod koniec dnia
|
10 minut
|
1,75 %
|
100,00
|
Suma
|
570 minut
|
100,00
|
| Następnie dobudowuje się kolejną kolumnę i tworzy się w niej tzw. szereg skumulowany (pierwszą wartość z kolumny „Udział procentowy się przepisuje, a następnie do tej wartości dodaje się następną itd., np. 45,61 + 31,58 = 77,19; 77,19 + 10,53 = 87,72 itd).
Następnym krokiem jest stworzenie krzywej koncentracji. Na osi X zaznaczamy badany element (tu przydają się symbole, które nadaliśmy w pierwszym kroku), a na osi Y dane z kolumny „% skumulowany”. Koncentracja jest tym wyższa, im linia łącząca kolejne słupki jest odchylona w lewo.
O bszar znajdujący się pod krzywą koncentracji można umownie podzielić odcinkami pionowymi na trzy strefy oznaczone od lewej strony jako kolejne strefy A, B i C. Punkty rozgraniczenia podanych stref są umowne i zależą przede wszystkim od kształtu krzywej koncentracji. Im wyższy stopień koncentracji, tym bardziej odcinek wyznaczający strefę A jest przesunięty w lewą stronę i odwrotnie. Kluczową strefą w badaniach jest strefa A, to do tej strefy nawiązują sygnalizowane wcześniej relacje („10-90”, „5-95” czy „20-80”). W naszym przykładzie strefę A wyznaczają elementy D oraz B (tu, gdzie wartości rosną bardzo szybko), strefę B elementy E oraz C (tu, gdzie wartości rosną, ale już wolniej nic w strefie A), natomiast strefą C są elementy A oraz F (tu, gdzie wzrost jest bardzo powolny),
Wyniki interpretuje się następująco (na podstawie przykładu): 23 % czynności pochłania 77 % całego czasu. Należy szczególnie uważać na czynności D i B, ponieważ pochłaniają one najwięcej czasu. Gdyby z jakiś powodów czas wykonywania tych czynności się przedłużył, to najprawdopodobniej zabrakłoby go dla innych – nie mniej ważnych – czynności. Dlatego też wskazane jest poszukiwanie rozwiązań zwiększających efektywność telemarketingu (np. szkolenia z tego zakresu) oraz przygotowania ofert (np. stworzenie szablonów – jeśli jest to możliwe lub katalogów z pełną ofertą itp.) .
Stosowanie zasady Lorenza-Pareto-Druckera i związanej z nią techniki ABC jest szczególnie przydatne i efektywne, kiedy zmuszeni jesteśmy działać selektywnie (np. pod silnym naciskiem ograniczenia czasowego czy kapitałowego).
|