Urząd stanu cywilnego w 2004 roku sporządzono: Aktów urodzeń 2633



Pobieranie 1.39 Mb.
Strona35/42
Data29.04.2016
Rozmiar1.39 Mb.
1   ...   31   32   33   34   35   36   37   38   ...   42

*Rozbieżność względem ilości skarg (91) zaewidencjonowanych w Centralnym Rejestrze Skarg wynika stąd, iż niektóre ze skarg dotyczyły działalności kilku wydziałów.

Skargi skierowane w 2004r. do Prezydenta Miasta drogą korespondencyjną i zaewidencjonowane w Centralnym Rejestrze Skarg, dotyczyły jednostek organizacyjnych wymienionych w zestawieniu zawartym w Tabeli nr 2.

Przedmiotem skarg uzasadnionych było: niewłaściwe zachowanie się pracownika względem interesanta, nieprawidłowe załatwienie sprawy, nieterminowe, przewlekłe załatwianie spraw, brak działań w związku ze zgłoszonym problemem, brak odpowiedzi na złożone pismo, braku właściwej informacji o miejscu załatwiania sprawy.

W każdej ze spraw zasygnalizowanych w skargach przeprowadzone zostało wnikliwe postępowanie wyjaśniające. O sposobie załatwienia skarg w każdym przypadku informowano pisemnie skarżących, przepraszając za zaistniałe uchybienia, wyjaśniając przyczyny ich powstania. Przekazywane w skargach sygnały o nieprawidłowościach w działaniu Urzędu Miasta Gdyni skutkowały podejmowaniem stosownych działań służbowych wobec pracowników odpowiedzialnych za ich zaistnienie. Wszystkim pracownikom przypominano o obowiązku stosowania się do ustalonego kodeksem postępowania administracyjnego trybu załatwiania spraw.

Spośród 19 wniosków, które zaewidencjonowano w roku 2004, większość dotyczyła usprawnienia pracy stanowisk zlokalizowanych w Sali Mieszkańców, załatwiających głównie sprawy z zakresu działania Referatu Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów, Referatu Dowodów Osobistych oraz Referatu Ewidencji Ludności i Meldunków. W tym zakresie – w ciągu całego roku 2004 na bieżąco podejmowane były różnorodne działania organizacyjne, służące lepszemu dostosowaniu pracy Urzędu do oczekiwań interesantów. Przyjęto również do rozważenia możliwość realizacji zgłaszanych wniosków odnośnie zwiększenia komfortu załatwiania spraw w Sali Mieszkańców.

Należy nadmienić, iż w związku z wejściem w życie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków – zaistniała możliwość wnoszenia skarg i wniosków za pośrednictwem poczty elektronicznej. W roku 2002 interesanci przekazali za pośrednictwem poczty elektronicznej jedynie 3 tego typu sprawy, w roku 2003 - 8, a w roku 2004 – 7. Nadal więc zdecydowanie preferowane były tradycyjne formy kontaktów z Urzędem Miasta w sprawie skarg i wniosków – osobiście, korespondencyjnie, poprzez wpis do „Księgi uwag i opinii mieszkańców” oraz ustnie do protokołu.

Zaewidencjonowano łącznie 5 anonimowych listów interwencyjnych, kierowanych do Prezydenta Miasta, oraz 3 anonimowe skargi i 11 anonimowych wniosków. Wszystkie sygnalizowane w taki sposób problemy również zostały szczegółowo wyjaśnione. Zgromadzone informacje o poczynionych ustaleniach oraz o podjętych działaniach zostały włączone do dokumentacji prowadzonej w Referacie Skarg i Interwencji.


W zakresie nadzoru nad terminowością udzielania odpowiedzi na interpelacje

Zaewidencjonowano 47 interpelacji radnych.


W ww. sprawach nadzorowano przestrzeganie terminów załatwiania interpelacji przez jednostki organizacyjne wskazane przez Prezydenta Miasta. Na każdą sesję Rady Miasta Gdyni sporządzano szczegółowe sprawozdanie ze sposobu realizacji złożonych interpelacji - do wiadomości Prezydenta Miasta i radnych Rady Miasta Gdyni. Podejmowano czynności w sprawie wyjaśnienia zgłaszanych tą drogą spraw.

W zakresie przyjmowania interesantów.

W tym zakresie udzielono ok. 4000 informacji, wyjaśnień i porad. Podejmowano także bieżące, doraźne interwencje we właściwych komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Gdyni, a także kierowano interesantów do innych jednostek spoza struktury urzędu - odpowiednich do załatwienia danej sprawy. W 612 sprawach interesantów umówiono na osobistą interwencję do Prezydenta Miasta Gdyni i Wiceprezydentów Miasta Gdyni.

W ramach załatwiania przyjmowanych skarg, wniosków i interwencji współdziałano z wydziałami Urzędu Miasta Gdyni, a także z: Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Domami Pomocy Społecznej, z Domem Samotnej Matki, Powiatowym Urzędem Pracy, Strażą Miejską, Komendą Policji w Gdyni, Powiatowym Inspektoratem Nadzoru Budowlanego oraz z innymi jednostkami – stosownie do przedmiotu sprawy.
KANCELARIA OGÓLNA

W okresie od stycznia do grudnia 2004 za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej wpłynęło do Urzędu Miasta 130.072 pism w tym



  • 34.699 szt. – złożonych osobiście,

  • 56.613 szt. – skierowanych za pośrednictwem poczty,

  • 4.250 szt. – przesyłek specjalnych,

  • 15.684 szt. – korespondencji wewnętrznej,

  • 7.541 szt. – rachunków i faktur VAT,

  • 7.602 szt. – kierowanych do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego,

  • 3.683 szt. – korespondencja dostarczana osobiście przez gońca.

Ogólny koszt korespondencji wysyłkowej wyniósł 1.200.000,00 zł.

Ilość wysłanej korespondencji wyniosła 307.469 szt. w tym:



  • 101.950 szt.- listy zwykłe,

  • 205.509 szt. - listy polecone z poświadczeniem odbioru.

Ponadto do zadań Kancelarii Ogólnej należało:

  • ogłaszanie informacji wewnętrznych na tablicy ogłoszeń UM (88 szt.)

  • prowadzenie rejestrów: korespondencji wpływającej, przesyłek specjalnych, korespondencji wewnętrznej, rachunków, zwrotów, stanu licznika, ilości poczty wychodzącej, korespondencji wychodzącej – pocztowych książek nadawczych, korespondencji Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego

  • wykonywanie czynności związanych z obsługą wszystkich wydziałów, referatów Urzędu Miasta zarówno wewnątrz budynku jak i mieszczących się na terenie miasta, filii w budynku Al. Zwycięstwa 96/98,

  • doręczanie za pośrednictwem gońca wszelkiej korespondencji do 10 jednostek na terenie Gdańska,

  • rozdział prasy, Dzienników Ustaw, Monitorów i innych,

  • rozdział na poszczególne wydziały poświadczonych zwrotnych potwierdzeń odbioru.

  • obsługa petentów w godz. 700 - 1700 (w systemie zmianowym).

  • obsługa stanowiska informacji w holu UM.

  • obsługa poczty elektronicznej.

ARCHIWUM


Zadania regulaminowe, tj. przyjmowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie akt:

  1. Ilość akt przyjętych z poszczególnych komórek Urzędu – ok. 134 mb.

  • akta archiwalne kat. A – ok. 6,50 mb.

  • akta niearchiwalne kat. B – ok. 127,50 mb.

W dniu 31.08.2004 r. do archiwum przyjęto akta zlikwidowanego Przedszkola Nr 12 w Gdyni – ok. 5 mb.

Ogólna ilość akt w Archiwum, łącznie z aktami 33 jednostek obcych, wg stanu na dzień 31.12.2004r. wynosiła ok. 1484 mb.



  1. Ilość akt wybrakowanych, dla których upłynął czas przechowywania – ok. 5.000kg, tj. ok. 91 mb.

  2. Materiały z wyborów do Parlamentu Europejskiego z dnia 13.06.2004r., przekazane do Krajowego Biura Wyborczego Delegatura w Gdańsku:

  • dokumentacja archiwalna – 3 tomy, tj. 0,30 mb,

  • dokumentacja niearchiwalna, podlegająca zniszczeniu – ok. 3.059 kg, tj. ok. 70 mb.

  1. Akta archiwalne kat. A, przekazane do Archiwum Państwowego w Gdańsku Oddział w Gdyni – ok. 6 mb.

  2. Liczba osób wypożyczających akta – 223,

ilość wypożyczonych tomów – 464.

Bieżąca działalność archiwum w zakresie obsługi interesantów:



  1. Ilość spraw dotyczących kapitału początkowego, emerytur i rent: odpisy świadectw pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, zaświadczenia ZUS Rp7 (we współpracy z Referatem Płac) – 938.

  2. Ilość przyjętych interesantów (w sprawach zlikwidowanych zakładów pracy, dokumentów do celów ZUS, akt archiwalnych dot. wysiedlenia gdynian w czasie okupacji niemieckiej, oraz dot. spraw odszkodowawczych za pracę przymusową) – ok. 630 osób.

Na bieżąco współpracowano z Archiwum Państwowym w Gdańsku oraz z AP Oddział w Gdyni w sprawach dot. m.in. kwalifikacji i klasyfikacji dokumentów oraz rozbudowy jednolitego rzeczowego wykazu akt.

W dniach od 24.05. – 21.06.2004 r. w gdyńskim oddziale Archiwum Państwowego przeprowadzono dezynfekcję akt Urzędu z lat 1946 – 1989, m.in. akty własności ziemi i uwłaszczenia, poświadczenia obywatelstwa, dokumenty techniczne obiektów użyteczności publicznej m. Gdyni. Zabieg ten miał na celu zapobieżenie zagrzybieniu akt i zabezpieczenie zasobu do dalszego przechowywania.


ZESPÓŁ SEKRETARIATÓW

Tak jak w roku poprzednim Zespół Sekretariatów obejmował 5 sekretariatów. Praca sekretarek polegała na bieżącej obsłudze kancelaryjno – biurowej Prezydenta Miasta, Wiceprezydentów Miasta oraz Skarbnika i Sekretarza Miasta.


BIBLIOTEKA

Ustawowym obowiązkiem gminy jest udostępnianie mieszkańcom Gdyni przepisów prawa ogłaszanych w dziennikach promulgacyjnych: Dziennik Ustaw, Monitor Polski, Dziennik Urzędowy Woj. Pomorskiego, oraz uchwał Rady Miasta Gdyni i zarządzeń Prezydenta Miasta. Zadanie to realizuje biblioteka UM.

W bibliotece gromadzone są i udostępniane sprawozdania z prac Prezydenta Miasta i Urzędu Miasta, realizacji uchwał Rady Miasta, jak również budżet miasta i sprawozdania z jego wykonania. Ponadto udostępniany jest księgozbiór biblioteki, z którego mieszkańcy korzystają na miejscu.

W roku 2004 z tej formy dostępu do informacji skorzystało ponad 1700 mieszkańców Gdyni. Z zasobów biblioteki w 2004 roku urzędnicy korzystali prawie 2000 razy.

Biblioteka dla potrzeb komórek organizacyjnych Urzędu zamówiła w trybie prenumeraty rocznej ok. 170 tytułów prasy codziennej i czasopism specjalistycznych.

Pracownik biblioteki jest opiekunem praktyk zawodowych, które w komórkach organizacyjnych odbywają uczniowie szkół średnich, policealnych i studenci uczelni wyższych z terenu Trójmiasta. W roku 2004 praktyki w UM odbyło 100 osób.





Pobieranie 1.39 Mb.

1   ...   31   32   33   34   35   36   37   38   ...   42




©absta.pl 2020
wyślij wiadomość

    Strona główna