Urząd stanu cywilnego w 2004 roku sporządzono: Aktów urodzeń 2633



Pobieranie 1.39 Mb.
Strona6/42
Data29.04.2016
Rozmiar1.39 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   42


BIURO OCHRONY

OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH




  • Na wniosek Prezydenta przeprowadzono 9 zwykłych postępowań sprawdzających w stosunku do pracowników UM ubiegających się o wydanie poświadczenia bezpieczeństwa , uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową.

  • Na wniosek Prezydenta przeprowadzono 3 poszerzone postępowania sprawdzające w stosunku do pracowników UM ubiegających się o wydanie poświadczenia bezpieczeństwa , uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową i państwową.

  • Pełnomocnik Prezydenta ds. Ochrony Informacji Niejawnych przeprowadził indywidualne szkolenia pracowników przewidzianych do pracy na materiałach stanowiących tajemnicę służbową z zakresu przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r ., o ochronie informacji niejawnych ( Dz.U.99 Nr 11 poz.95 ze zm. Dz.U.02.89.804) .

  • Wystawiono zaświadczenia o przeprowadzonym szkoleniu.

  • Zgodnie z ustawą jw. po zebraniu niezbędnych dokumentów wydano poświadczenia bezpieczeństwa pracownikom UM mającym dostęp do informacji niejawnych .

  • Analiza i uaktualnienie wykazów wydanych poświadczeń bezpieczeństwa osobowego dla pracowników Urzędu Miasta .

  • Przeprowadzano cykliczne kontrole w komórkach organizacyjnych UM pod kątem prawidłowego prowadzenia ewidencji materiałów zawierających informacje niejawne.

  • Prowadzono korespondencję z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego w zakresie ochrony informacji niejawnych.

  • Na bieżąco aktualizowano wykazy informacji niejawnych występujących w UM.

  • Dokonano bieżącego przeglądu stanu zatrudnienia na stanowiskach ,z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych.

  • Uczestnictwo w szkoleniach i konferencjach organizowanych przez służby ochrony państwa.

  • Na bieżąco obsługiwano pocztę specjalną .

  • Przeprowadzono przegląd części map i dokumentacji geodezyjnej i architektonicznej w celu ich kwalifikacji pod kątem obowiązujących przepisów o ochronie informacji niejawnych.

  • Nadzór nad pracą kancelarii tajnej bezpośrednio podległej pełnomocnikowi ochrony, odpowiedzialnej za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie takich dokumentów uprawnionym osobom.

  • Prowadzono nadzór nad zabezpieczeniem systemów i sieci teleinformatycznych działających w UM Gdyni.

  • Nadzorowano prawidłowość prowadzenia korespondencji niejawnej prowadzonej przez poszczególne komórki urzędu z instytucjami zewnętrznymi.

  • Kontrolowano pomieszczenia służbowe pod kątem zabezpieczenia dokumentacji zawierającej informacje niejawne po godzinach urzędowania .

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH


W okresie od 30.09.2003 r. do 31.12 .2004 r. realizowano następujące sprawy:


  • Sprawa udostępnienia danych osobowych osób fizycznych i prawnych posiadających co najmniej 3 pojazdy na terenie miasta Gdyni. O udostępnienie powyższych danych zwrócił się Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego w celu przeprowadzenia weryfikacji podmiotów, które zobowiązane są do wnoszenia opłat za korzystanie ze środowiska.

Wyrażono zgodę na udostępnienie ww. danych przez Wydział Spraw Obywatelskich UM Gdyni na podstawie art. 23 ust. 1 poz. 2 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.

  • Przeprowadzono postępowanie wyjaśniające na okoliczność skargi, która wpłynęła w dniu 15.10.2004 do Prezydenta Miasta złożonej przez petenta Urzędu Miasta Gdyni na pracownika Referatu Ewidencji Ludności i Meldunków. W skardze znalazł się m.in. zarzut upublicznienia przez urzędnika spraw osobistych i rodzinnych ww. petenta.

Po analizie okoliczności zdarzenia oraz skargi i wyjaśnień stron, stwierdzono, iż wnoszący nie sformułował bezpośredniego zarzutu ujawnienia jego danych osobowych lub członków jego rodziny. Nie było więc podstaw kierowania pod adresem pracownika Referatu Ewidencji Ludności i Meldunków oskarżenia o nieuprawnione ujawnienie danych osobowych petenta i członków jego rodziny.

  • Sprawa sporządzenia i udostępnienia listy mieszkańców Gdyni rocznika 1954 na potrzeby realizatorów zdrowotnego programu profilaktycznego GDYNIA KARD, finansowanego przez Gminę Gdynia w roku 2004 ( uchwała nr XIV/293/2003 Rady Miasta Gdyni z dnia 31.12.2003 r. w sprawie uchwalenia budżetu miasta Gdyni na rok 2004 ). Z wnioskiem wystąpił Wydział Zdrowia UM Gdyni.

Wyrażono zgodę na podstawie art.23 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych.

  • Sprawa sporządzenia na wniosek Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni listy osób w wieku 16 - 75 lat, które miałyby wziąć udział w kolejnej turze badań marketingowych, prowadzonych przez ZKM w Gdyni pt. „Preferencje i zachowania komunikacyjne mieszkańców Gdyni ”.

Wyrażono zgodę na zasadach przyjętych w latach poprzednich.

  • Przeprowadzono postępowanie wyjaśniające na okoliczność nieprawidłowego zabezpieczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe przetwarzane w Referacie Ewidencji Ludności i Meldunków UM Gdyni.

Naruszono art. 36 ust.1 ustawy o ochronie danych osobowych, mówiący, że administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą lub zniszczeniem.

Ww. dokumenty nie wydostały się poza Urząd Miasta Gdyni dzięki prawidłowo podjętym czynnościom służbowym przez naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich, których konsekwencją było zniszczenie nieaktualnych kart KOM.

Na wniosek pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych w stosunku do osób winnych zaniedbaniom zostały wyciągnięte konsekwencje służbowe. Ponadto zaplanowano cykl szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych dla pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich.


  • Sprawa wniosku złożonego do Prezydenta Miasta Gdyni przez Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Gdańsku o udostępnienie haseł do n.w. baz danych : ewidencja ludności, ewidencja działalności gospodarczej, ewidencja pojazdów, ewidencja kierowców, ewidencja wydanych licencji, zezwoleń oraz zaświadczeń na przewozy na potrzeby własne.

Po zasięgnięciu opinii pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych, naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich UM Gdyni wystosowała pismo do Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Gdańsku wyjaśniające zasady korzystania z baz danych zgromadzonych w Urzędzie Miasta Gdyni. W piśmie jednoznacznie odmówiono przekazania haseł bezpośredniego dostępu do danych, o co zabiegał wnioskodawca.

  • Sprawa zapytania skierowanego do Prezydenta Miasta Gdyni przez Dyrektora Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych KGP o udzielenie informacji w oparciu o prowadzoną przez UM Gdyni ewidencję gruntów i budynków.

Rozpatrzono pozytywnie na podstawie art. 20 pkt 1 oraz art. 22 ustawy o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych oraz Krajowym Systemie Informatycznym z dnia 6 lipca 2001 r. (Dz.U. z 2001 r., Nr. 110, poz. 1189 z późn. zm.).

  • Sprawa zapytania skierowanego do Prezydenta Miasta Gdyni przez NZOZ „Przychodnia Dąbrowa – Dąbrówka” w Gdyni o możliwość udostępnienia danych adresowych pacjentów w wieku 40 – 60 lat zamieszkałych w dzielnicach Orłowo, Wzgórze Świętego Maksymiliana oraz Redowo.

Po analizie zapytania i konsultacji z naczelnikiem Wydziału Zdrowia UM Gdyni odmówiono udostępnienia danych ww. podmiotowi z uwagi na niewykazanie konkretnego zdrowotnego programu profilaktycznego, który realizowałaby ww. przychodnia.

Ponadto wielokrotnie opiniowano pod kątem zgodności z ustawą o ochronie danych osobowych, opracowywane przez poszczególne komórki organizacyjne projekty zarządzeń oraz podejmowane przez nie działania i tak:



  • konsultacje dotyczące możliwości dostępu funkcjonariuszy Straży Miejskiej do bazy danych UM Gdyni pod kątem danych osobowych obywateli miasta w celu ustalenia personaliów i adresów zamieszkania potrzebnych do wykonania ustawowych czynności SM;

  • konsultacje z Wydziałem Zdrowia dotyczące możliwości udostępnienia różnym podmiotom baz danych przetwarzanych w UM w celu przeprowadzania przez nie różnorodnych akcji promocji zdrowia, badań profilaktycznych i statystyk zdrowotnych;

  • opiniowanie korespondencji przesyłanej do Urzędu Miasta z wnioskami o udostępnieni danych osobowych znajdujących się w zasobach naszego Urzędu;

  • prowadzenie korespondencji w zakresie ochrony danych osobowych z instytucjami i osobami fizycznymi.

Z racji wykonywanych obowiązków rozpatrywano skargi obywateli na nieprawidłowości związane z przetwarzaniem danych osobowych w Urzędzie Miasta. Wyjaśniano okoliczności zdarzenia, zasadność skargi, udzielano pisemnej odpowiedzi na postawione zarzuty.

Prowadzono postępowania wyjaśniające wobec pracowników naszego urzędu, którzy dopuścili się naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Cyklicznie przeprowadzane są szkolenia z osobami odbywającymi praktykę szkolną oraz staż zawodowy w UM z zakresu ustawy o ochronie danych osobowych Do chwili obecnej przeszkolonych zostało 120 osób.

Zakres szkolenia obejmuje zapoznanie ww. osób z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, aktami wykonawczymi do tej ustawy i przepisami wewnętrznymi regulującymi ochronę danych osobowych w Urzędzie Miasta Gdyni.

Na dzień 31.12.2004 rok Urząd Miasta Gdyni posiada następujące zbiory danych osobowych zarejestrowane w ogólnokrajowym, jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych: „Sprzedaż mienia komunalnego”, „Czynsze za lokale użytkowe”, „Rejestr kart wędkarskich”, „Rejestr sprzętu pływającego”, „Ewidencja reklam”, „Mandaty”, „Diety radych i członków komisji”, „Ewidencja Ludności i Dokumenty Tożsamości”, „Wykazy przedpoborowych”, „Wykaz poborowych”, „Urząd Stanu Cywilnego”, „Rejestr psów agresywnych”, „Ewidencja gruntów”, „Ewidencja zmian imion i nazwisk”, „Ewidencja zmian obywatelstwa”, „Rejestr tablic i dowodów rejestracyjnych”, „Prawa jazdy”, „Ewidencja instruktorów”, „Świadectwa kwalifikacyjne”, „Ewidencja osób systemu wykrywania i alarmowania”, „Dodatki mieszkaniowe”, „Ewidencja podatników”, „Ewidencja decyzji o warunkach zabudowy”, „Ewidencja pozwoleń na budowę”, „Ewidencja robót geodezyjnych”, „Przekształcenie wieczystego użytkowania gruntu na własność”, „Dzierżawy i wieczyste użytkowanie”, „Ewidencja obiektów budowlanych”, „Ewidencja kart parkingowych”

W porozumieniu z naczelnikiem Wydziału Organizacyjnego i naczelnikiem Wydziału Informatyki UM Gdyni, podjęto działania mające na celu aktualizację zasobów ewidencji zbiorów danych osobowych oraz przepisów wewnętrznych regulujących ochronę danych osobowych w Urzędzie Miasta Gdyni. Zaktualizowane zostały również oświadczenia i upoważnienia pracowników przetwarzających dane osobowe w UM Gdyni.

Obecnie opracowywana jest tzw. polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w UM oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

Do chwili obecnej nie stwierdzono w naszym Urzędzie rażących naruszeń przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.





Pobieranie 1.39 Mb.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   42




©absta.pl 2020
wyślij wiadomość

    Strona główna